早读早下班的时间管理术

转自微信公众号 三四行：早读早下班的时间管理术

在 <<枪炮、病菌与钢铁>> 中，作者提到在人类文明史上为什么是欧洲征服了美洲、澳洲等，而不是相反，根本原因是因为地理环境等因素，欧洲掌握了种植粮食和驯养家畜的技术，这样可以有相当一部分人，或人的相当一部分精力，不用花在为生存而忙碌上，可以发展其它技术，包括政治计谋。这初始看起来微不足道的不同，经过千百年的日积月累，产生了巨大的差异，当两方相遇时，几百个欧洲人就能征服几万美洲土著。

这给我们一个重要的启示，有些事物你只要发明出来，有些事情你只要启动起来，之后无需投入太多精力，就能随时间而不断获益。人生，就是对时间进行积分，岁月有着不动声色的力量。今天的问题是，我们如何能利用这股力量，而不是被它打败。

当面对时间时，我们总是有很多焦虑。除了死亡，最常见的担心就是一事无成，担心要么终日无所事事，要么在不必要的事情上浪费时间。事实上从一天该如何安排到一生该如何度过，不同尺度上都存在很多时间管理的理念和技巧，只是知易行难而已。

比如说，在时间管理的理念层面，有两种有用的视角。一是把时间管理看做目标管理，你首先要有自己的目标，大到人生目标，小到每件事的目标，有了目标，根据每件事情对目标的关联程度，你才能判断轻重缓急。二是把时间管理看做精力管理，理论上精力无限则所有事情都能搞定，但精力有限，好钢要用在刀刃上，要及时补充和恢复精力；精力也有不同类型，体能、情感、思维、意志等。

在技巧层面，更有很多众所周知的实践。比如亲测有效的几个：

• TODO LIST，让你能够建立框架，能每日每时基于重要性做出正确的决策，减少对重要事项的遗漏。这是我每天上班后做的第一件事，通常是在一个记事本上写下今天要完成的任务。
• NOT TODO LIST，世界上 99% 的事情无关大局，99% 的信息都是噪音，总有些事情可以随风而逝，找到它们，避开它们。比如我卸载了所有的新闻类 App，因为短期会影响到你的事情，你总会知道；短期不会影响到你的事情，短期不知道也无所谓，长期也会有别的渠道逐渐知道。
• 要事优先，找出一件事，你今天只要做完它，就会感觉这一天没有白过，哪怕其它事都不做，都很安心。找到它，先把它做了，然后就可以下班了，或像实际发生的那样，继续做点别的。
• 致用才学，活在当下，比起因为一项技术新潮和酷炫就花时间去学习，更有效的做法是以改进目前工作为目的去学习。比如你负责某个功能，那么你可以学习知识去提升产品设计、代码可维护性、以及运行时性能等方方面面。久而久之，你就可以做到 Know everything about something（另一句话叫 Know something about everything，两句都能做到，你就是传说中的 T 骨牛排，T 型人才）。

Parkinson 定律说：“工作总会是用完所有可利用的时间。” 对于有使命感的人，这是事实。但就这个定律本身想讽刺工作的语境来说，这显然不必是事实。我们已经看到了，有时你袖手旁观都可以利用时间本身的力量搞定一些事情，我们要做的，就是找出如何跟时间做朋友，而不被它伤害。

我们将先对几个你可能已经熟悉的概念（背上的猴子、重要紧急矩阵、延迟成本Cost of Delay）进行全新升级，然后介绍另外两个实践：背景进程和对时间进行积分。

别让猴子跳到你背上：关注自己的事，别人的人

不要让猴子跳到你背上的个典故，出自哈佛商业评论，可自行 Google 之。简单说就是本来是别人的事，却因为需要你的帮助，变成了你是下一步动作的执行人，占用了你的时间。猴子就代表那件事，本来在下属背上的，跟你聊完却跳到了你的背上。原文建议进行如下沟通来解决这个问题：

“在这次会面结束时，你的问题将与进来时一样由你背着离开办公室。你可以在任何约定时间来请求我的帮助，我们会共同确定我俩中谁来采取下一步行动。”

“一般情况下采取下一步行动的人不会是我，万一是我的话，你也要和我一起做出决定。我是不会单独采取任何行动的。”

今天的升级是理念方面的升级，我把它简化成一个原则：“关注自己的事，别人的人”。

别人的事首先是别人的事，每个人都有自己不得不面对的人生难题。如果有些事情，只有你能帮忙，当然可以直接帮忙。但通常来说，比起直接帮忙做事，你更应该关注对方的人，对他/她情绪上的接纳和倾听、能力上的指导、以及仅在必要时刻的人道主义帮助。有能力爱自己，有余力爱别人，帮助别人之前自己先带好氧气面罩。

而对于自己则想反，你应该首先专注在事情上，不要太在意自己本身。也就是为了能做成自己想做的事情，达成自己的理想，你不再关注自己的感受、别人的眼光。这就做到了既自我又忘我，既自私又无私的完美统一。

不要拿别人的事来做。减少干预，学生准备好时，老师才会出现。人的烦恼之源, 在于不是做自己的事...要有自己的事。

甩锅：影响 vs. 责任象限

我们已经对重要 vs. 紧急象限很熟悉了，它的问题在于缺乏判断重要和紧急的标准。今天我们对它进行补充，对于重要和紧急各提出一个判断标准。对于重要，我们主要看这件事影响不影响你；对于紧急，我们主要看是否只有你一个人能做这件事。这样就是下面的 影响 vs.责任象限。

影响 vs.责任象限（需要一个图吗？）

• 影响你的 且 必须你做的，优先；
• 影响你的 且 你可以做别人也可以做的，次之；
• 不影响你 但 必须你做的，次之；
• 不影响你 且 你可以做别人也可以做的，再次。

这个象限的一个简单应用就是不做传话筒，如果你能判断出有些事不是必须你做：减少不增加价值的工作，接到任务后首先判断自己是不是最合适的人，努力减少信息和决策的中间环节，帮助建立渠道减少转发，不做传话筒。

延迟成本与延迟收益

延迟成本（Cost of Delay），就是推迟做一件事所付出的额外成本。它是随时间变化的一个函数，可以衡量这件事情的紧迫性。不同类型的函数对应不同的优先级。以往的资料缺少对延迟成本函数和优先级关系的描述，今天我们补充之，并提出新的“延迟收益”的概念。

延迟成本函数：

• 0：也就是代价一直都是常数。这类事情早做晚做一个样，可以不着急。
• 线性，包含阶梯取值，比如退票费，提前30天退票不扣费，提前2天扣 5%，2天之内扣20%等。这类事情晚做的话代价线性上升，应该在可承受代价的最后响应时间（Last Responsible Moment）之前完成。
• 非线性：指数，这类事情要尽快完成，如突发不明疼痛，要尽快去急诊，晚几分钟可能是无法承受的代价。
• 不确定：如股票交易，无法判断。
• 负数，也就是延迟反而有收益，晚点再做。

延迟收益（Benifit of Delay），就是推迟做一件事所获得的额外收益。它是随时间变化的一个函数，可以衡量这件事情的紧迫性。不同类型的函数对应不同的优先级。

延迟收益函数：

• 0：这类事情拖下去也没什么好处，如果又必须做，就先做了。
• 线性：比如晚市降价，菜市场，面包店，酒店都有类似活动，可以定时去采购。
• 非线性：指数，如果损失有限，但潜在收益无限，就等等，伺机而动。
• 不确定：如股票交易，无法判断。
• 负数：也就是延迟成本，见上。

大音希声，大相无形，每天忙碌的同时，我们可能忽略了大的时间尺度上的产出。我们首先需要对此有意识，其次需要有兜底方案。

背景进程：找一件兜底的事，焦虑于不知道该做啥的时候就做它

大学时，有一天早上刚起床，宿舍一哥们推门进来，说：“隔壁打牌太上瘾了，昨晚打了一宿。” “你怎么知道的？” “我在旁边看了一宿…”

上瘾其实也没什么问题，关键是你有时自己会在刷完朋友圈和抖音后觉得浪费时间，开始自责和焦虑。

解决这类问题的正面方案是“立志”，也就是找到人生的目标和意义。当你有了使命感，你就不会陷入这种无意识的浑浑噩噩。而现实中，这类问题的解决方案是被动的，就是忙到连睡觉的时间都没有不就行了嘛。

忙是仅属于一部分人的，而使命也不是那么好找的，不信你可以问问自己，早上想睡懒觉还是迫不及待的起床；应试教育下我们都是解题高手，前提是有人把题目出好了放在那里。一旦没有任务，我们就不知道做啥了。能心安理得的闲着或刷着也好，但总是能刷出一些贩卖焦虑的文章，于是心生惶恐，自责荒废时间，虚度光阴。

若无法为自己找到使命，至少可以找一件兜底的事

前司有 Sponsor/Sponsee 制度，类似其它公司的 Mentor/Mentee 导师制度。相比 Mentor 在技能方面的指导，Sponsor 制度更侧重在日常工作和生活中的交流。我以前一个 Sponsee 移民澳洲了，有一次他在微信上跟我说，翻到了我之前给他的一条建议，就是想刷微博的时候就拿起一本书来。

背景进程

这也是我今天的建议，若无法为自己找到使命，至少可以找一件兜底的事，不知道该做啥的时候就做它，我把它称作 “背景进程”。这件事应该是无明显害处的，多少有点乐趣的，短期不需要有收益的，长期可能会带来好处的，最重要的是，你可以相对心安的，比如读书、健身、学外语、薅羊毛、写作、或其它手艺等。

我选了读书和写作，主要是门槛低。闲着的碎片时间，我就打开多看或 Kindle，大块时间，我就找个主题练习一下写作。最近刚发现看书也有很多技巧，可以速读又不影响吸收，过去的 1 个月，我读完了 7 本书，比起熟练的读者还不够快，但已经是我之前的三倍速度了。写作就更不用提了，道阻且长，行则将至，进一寸有一寸的欢喜，且最主要目的是理清自己的思想和观点，能更有效的表达，减少一些似是而非。

当然，若你已经找到自己的人生目标，这都不是问题，你只会嫌时间太少。幸运的话，你在做兜底的事情或努力改进当下工作的过程中，会在某一天顿悟到自己的使命。

对时间积分

之前有一次出差时，入住的酒店式公寓里有带烘干功能的洗衣机，方便到每天都可以穿同一身衣服，呵呵。记得洗完烘完稍微晾几分钟就能穿了，但同样留下深刻印象的是它巨大的能量消耗，要连续轰隆隆的烘两小时，拿出来的时候都有点烫手。小时候家里没有洗衣机，每次洗完衣服，无论是小到内裤背心，还是大到床单被套，都是拧干明显的滴水就晾起来了，院子里或阳台上，然后慢慢也就干了。那么问题来了，那时是什么能量把衣服弄干的呢？

于是我直观的意识到，时间本身就能搞定很多事情。你只要把衣服晾起来就好了，剩下的就交给时间，你可以袖手旁观。过程可能很缓慢，但终究会晾干。

人生，就是对时间进行积分，如果时间本身能搞定，就按下开关，让时间自然搞定，Fire and Forget。如：

• 种植（养分来自土地，阳光和空气）
• 好习惯（开关就是先养成习惯）
• 一门技能（开关就是先学会，比如开车、外语、Excel、Shell、Python、盲打...）

以及更广泛的、自带传播属性的：

• 产品，工具
• 书籍，文章

身边在业内影响力大的朋友，他们都是及早有了上述产出，每一次传播都是对时间积分。

除了树木，还可以树人。如果你可以有一个团队，建立良好的价值观和文化，时间久了，也自然能获得团队成长的红利。

有些事情急不来，就像万物生长，可以伴随着日常工作，慢慢改进。

人生是一个函数

• 有的人生函数签名是这样：Void live (Time current)，时间是唯一的输入，所有的结果都可以丢掉。这样的人生不在意结果，在意的是过程 (Procedure)。
• 有的人生函数签名是这样：Boolean live (Time current)，对错是唯一的产出，这样的人一生都在进行是非好坏判断，美好的人生就是获得别人认可的人生，但不如意事十之八九。
• 有的人生函数签名是这样：Object live (Time current, Object lastResult )，这是一个递归的调用，上一刻的产出是下一刻的输入，这样的人生，是对时间进行积分的人生，蕴藏无限可能。

每一秒都算数

问六岁的女儿时间过得快还是慢，回答说太慢了，一年才过一次生日，一次万圣节，一次圣诞节…

记得我六岁时，第一次意识到自己无论活多久都必有一死，伤心的在房间里哭，并暗下决心，长大了要研究乌龟为什么能活一千年，要提取长寿物质...那时候时间过得很慢，决心忘得很快。

时间是有限的、无法做分支的、无法做 AB 测试的。但有一类事物是可随时间而生长的，每一秒都算数的，你只要肯花时间把这类事物创造出来，就能利用时间的力量。