我想起之前，一位朋友在上班的一段小故事。记得有一次，单位要盘点人力，主管因此想知道每个人做了哪些事、这些事花了多少工时。于是，主管要求朋友每个人制作工作日志，每天都要做，以小时为单位记录工作内容。假设你今天上班 8 小时，8 小时做了哪些事，都要记录下来。不用写得很细，但至少清楚记下工作事项内容。另外，工作日志也要特别区分「项目工作项目」或是「例行工作项目」。
这样的工作日志，当时让他觉得很不舒服，怎么说呢？一来，每天工作都很忙，还要拨出时间写日志；再者，这似乎也意味着主管对他们不信任，所以要他们写工作日志，主管才会放心。
大概写了两个礼拜后，部门主管就与他们一起讨论每个人的工作日志，讨论的问题分别为：
1. 你做这项工作花了几个小时？可以描述一下工作内容吗？有没有可改善空间？
2. 这项工作价值高不高？如果价值不高，是否就不要做？还是可以移转给谁来做？
3. 有些简单工作项目，花费的时间理应不长。若这些项目花费时间特别长，这时就要讨论：为什么花了这么多时间？真正原因是什么？是否需要协助？
4. 若是例行性的工作，要思考如何减少工作时间。若是项目工作，缩短工时就不太可行，这时就要思考如何投入更多资源，协助达成项目目标。
经过这一番讨论就会发现，有些工作真的值得改善，而有些原是员工默默在做的工作，也会藉此被主管知道，经讨论后，或许就可以把这个工作取消或拿掉，把心力聚焦在更有价值的事项上。
当时这段经历，虽然可能也有不信任的氛围在里面，但最后呈现出来的，其实都是在协助大家如何提升工作效率？如何把时间花在刀口上？如何处理没有价值的工作，好把时间花在更有价值的事情上。
特别是之前疫情下的远距办公，如果主管对员工的工作产出没什么信心，那在开始远距后，主管跟员工之间的不信任感就会更扩大。
工作日志是管理工具
远距办公，不只是办公空间改变，工作思维也要调整。不论是管理者或一般员工，都要调整思维。写工作日志的真正目的，不该是为了监督或控管员工有没有偷懒，而是透过工作日志了解大家在工作上有否遇到问题，然后一起改善，让所有同仁，一起朝着组织的目标迈进。只是在运用工作日志的同时，也要考虑同仁的感受与工作负荷。
那么，要如何取得其间平衡呢？我分享3个技巧，提供主管和员工们思考：
1. 以小时为单位写工作日志，区分例行工作与项目性质工作。为了避免增加同仁写工作日志的负担，建议写出彼此清楚的工作事项即可。
2. 刚开始写工作日志，建议每天写一次。等主管与同仁之间累积更多信任之后，再改成两天一次、一周一次，渐次调降频率。
3. 若不写工作日志，就要让主管知道每天工作产出。产出较少的同仁也要主动跟主管报告：是什么样的因素，让当天产出减少。日常沟通可以强化员工和主管之间信任。
填写工作日志，可能会让大家产生负面想法：是不是主管不信任我？担心我上班时间都在处理私事？还是觉得我的工作产出不如预期？所以想用工作日志监控我。
换一个角度想，工作日志可以帮助我们检视自己的工作效率。写工作日志，类似记录金流进出。很多人说，工作一阵子都没存到钱，钱不知道花去哪了，因此每天记录金流进出，一阵子之后，就会发现原来钱都花在买衣服、买配件……如果要省钱，就要控制少挥霍。而如果没有这样的纪录，就很难知道金流去向。写工作日志的思考方向，就跟每天记录金流进出的思考方向一样。
以这个角度来说，写工作日志，对自己、对主管、对组织其实都是有帮助的。弹性填写工作日志，也有助个人检视工作状况，透过书写工作日志来反思与沉淀，也是一件很棒的事。
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