生活中我们常常遇到这样的情形，原计划三天完成的任务，可由于这样那样的原因，要么任务完成时间被推迟，要么任务被无限期的搁置。往往事后回想起来，总是埋怨自己太没毅力，但这样的情况却一次又一次的发生。于是，痛定思痛，不得不整理一些关于效率办事的方法，以便自己能迅速改掉拖延的处事方式。
做一件事情，按照处理流程可分为事前准备、事中处理和事后总结三个阶段，这里笔者整理总结的关于外事定律主要集中在事前和事中两个阶段，这里暂且叫计划篇和实施篇。
计划篇
1）效率外事的“圣十字”法则
图一
我们同时外理的事情往往不止一件，而根据事情的重要性和紧急性可以将任何事情分解成重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急和不重要也不紧急四大类，于是我们外理事情之前，先将其按照“圣十字”归线，然后按照图一的顺序外理即可。
2）“便利贴”式的罗列问题
假如你目前有100个问题需要解决，如果一次性的将100个问题一次性的列出来，看着长长的任务清单，只会无形增加自己的压力，对解决问题没有任何好处，如果我们先将任何采用“便利贴”的方式十个十个的罗列，然后再依照“圣十字”法则外理即可。
3）会议有毒
当问题计划涉及多人协作时，大家往往想到的是先一起开个会，协商一下任务如何分配处理。这样的会议对处理问题是有益的，但更多的时候则是在扯皮、磨洋工，事情往往朝无方向化发展，更多的是浪费大家的时间，所以会议之前最好约定如下：
a)定时，当约定时间到时，准时散会；
b)与会人员尽量精简；
c)议程尽量明晰；
d)从明确的问题开始讨论；
e)能不去会议室，尽量别去，在出现问题的地点开会，直面现实；
f)对事对人，以明确的解决方案结束会议；
实施篇
1）决策宜小不宜大
在面对重大问题时，常常难以下决定。既然不能下大的决定，何不将问题分解，从小着手决策。此外，我们预估某个项目完成时间也是如此，没人知道明天会发生什么，所以凡事从小处着手吧。
2）拒绝英雄模式，适时退出
一件本该2小时完成的事情，在花费了4个小时却还没完成，是不是该反思下呢？或许适时退出是更好的选择。
3）速战速决，别让激情被无情扼杀
遇事先记录下来，有了灵感马上行动，找到合适的方法就去做吧，别傻傻地等待完美方案的出现，而最终忘记了最初的事情。有时候先开枪后瞄准也不失为一种良策。
4）注意休息，合理安排外事时间
恰当的时间做恰当的事情，往往会事半功倍，而在错误的时间做错误的事情则事倍功半。
5）集中精力、时间效率处事
每天抽出特定的时间，集中处理那些容易让人打岔的事情，别让那些小事妨碍了正常处事。
6）用最直接的方式办事
做什么事情，描述什么问题，直接问出来画出来，对声音的描述最好是直接哼出来。
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