随着信息技术的广泛应用，电子文件逐渐取代纸质文件，电子文件量级呈爆炸式速度增长。据统计，当前非结构化数据的内容占据了数据海洋的80%，并将在2020年之前以44倍的速度迅猛增长。
电子文件是国家的核心战略资源，电子文件管理是新时期国家治理的一项基础性工作，在国家各项事务中发挥着重要作用。对于企业来说，电子文件是多年经验的知识沉淀，信息化管理中的无形资产与财富。有市场分析报告指出，企业90%的非结构化数据是文档数据，企业90%的文档在办公时产生。高效合理的管理利用电子文件，是企业提升核心竞争力和信息化水平的有力推手。
我国电子文件管理起步较晚，企业在对电子文件管理和利用的过程中，存在以下主要问题：
1.电子文件分散存储，缺少系统化管理
企业电子文件分散存储在员工的电脑、U盘等，缺乏统一的存储共享平台。若存储设备损坏，造成重要文件信息丢失，知识传承无法延续。
查找相关文件，存在访问壁垒。部门之间存在信息孤岛，文件资源共享性差，影响团队之间协同工作。
2.数据量大，检索效率低
每天、每个项目产生大量非结构化数据，缺乏科学的分类管理，检索相关资料就像大海捞针，查找效率低。
3.文件管理存在安全隐患
涉及机密的电子文件缺少有效的权限控制，一旦泄密，则对企业造成无法挽回的损失。
针对以上主要问题，英富森推出服务机构的电子文件利用系统（EDU），提供专业的搜索服务和个性化的资源利用服务，提高工作效率，强化文件内容利用，保障数据安全，实现数字资产的价值最大化。
1.集中存储共享，打破信息孤岛
用户可以通过EDU将企业产生的电子文件进行有效整合、共享，发现和个性化利用，并将之延伸到部门之间乃至整个企业内部开展共享利用。
2.毫秒级全文检索，精准定位目标文件
EDU可通过加载主题词表，使索引构建更加专业化，从而提升检索和专题的资源筛选准确性，提高业务工作效率。
3.快速创建专题，自动聚合相关文件
专题是一种灵活、独立的知识聚合方式。用户通过EDU可设置专题名称和专题规则，系统会自动将相关的文件资源汇聚到一起，组成具有特殊意义的文件集合。EDU提供知识地图和个人专题两种专题组织方式。
4.丰富灵活的个性化服务，提升用户体验
EDU从个人文件整合、查找、分类、聚合、共享和用户行为分析等方面，提供丰富灵活的个性化知识服务，并提供良好地用户体验。
用户登录后，可以进入个人空间，自由创建和维护文件知识主题、查看历史和收藏、查阅热点推荐和他人分享文件、个人文件分享和推送等服务。
5.关联推荐延伸阅读，读懂行为偏好个性化推送
用户通过EDU可查看热门文件，了解当前大家的关注信息，基于文件内容的关联推荐，进行延伸阅读，学习更多。同时，系统基于语义关联与用户文件访问行为，为用户推送个性化、有针对性地的相关文件。
6.128位AES加密，为电子文件安全加保驾护航
EDU支持基于128位AES加密算法对上传文件进行存储加密，防止用户直接通过服务器端查看或拷贝上传文件，有效降低电子文件的泄密风险。支持对用户和管理员的操作进行日志记录和审计，实现文件访问安全的痕迹可追溯。
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