【项目管理】沟通管理

项目管理贯穿于项目的整个生命周期，对项目的整个过程进行管理。主要包括范围管理、时间管理、沟通管理、质量管理、费用管理、风险管理、人力资源管理、档案管理、交接管理、变更控制等等；

1、目标：通过交流与沟通，使合同关联方各个层次的人员之间以及项目组内部，对项目本身以及项目实施过程出现的问题达成共识，建立相互信任的合作关系，共同推动项目的进展。

2、任务：

(1) 制订沟通计划为避免沟通管理的混乱，在实施计划制订后，项目经理需要编制《项目沟通计划》，作为沟通管理的指导性文档。其中应该确定哪些信息需要沟通（沟通内容，比如用户需求的反馈、紧急问题的反馈、阶段报告、计划变更等），在什么时间（沟通时间）将信息提供给什么人（沟通对象），以及如何将信息提供给他们（沟通渠道，如电子邮件、传真、个别交谈及现场管理等），正式的交流都应该留有文档.

(2) 执行沟通计划按沟通计划中的内容执行,并将信息准确、及时的发送到相应的沟通对象；要注意在项目过程中及时关注项目中出现的各种问题和冲突，如果是由于沟通不利造成的或者是可以通过良好的沟通解决的，应及时修改相应的沟通策略。

3、输出：《项目沟通计划》《项目阶段总结报告》《备忘录》《会议纪要》《项目周报》

4、要求：

(1) 项目经理可以与用户方项目组每周五下午举行一次项目例会，共同探讨项目实施中遇到的问题，协调资源，安排下周计划。

(2) 做为与公司内外沟通的主要方式之一----《项目周报》必须认真填写，对于对外周报应要求用户方项目经理签字确认，对内周报应由项目经理编制，一般周五下午报送项目周报，最迟周一上午必须报送给项目信息员，同时抄送软件经理和相关行业产品经理。如果项目经理不在客户现场，可以委托实施经理负责编制项目实施周报，但项目经理必须最终审核并上报。

(3) 在每一个相对阶段结束后，项目经理应填写阶段性项目总结报告，具体时机项目经理或实施经理可以根据实际情况把握。月末要向本部门项目信息员报送项目预算计划、回款计划。

(4) 对于项目实施过程中发生的重要事件，比如：

——用户没有在规定时间内整理好基础数据，从而影响实施进度；

——项目经理认为某项软件功能，受各种因素影响，用户暂时无法使用，但用户方坚持使用；

——用户方部门结构调整或对方项目领导小组成员发生变动，从而可能会影响项目进度；

——双方因为某些观点或想法存在严重分歧，最后经过协商达成一致意见；

——项目经理应该及时通过备忘录形式详细记录该事件，将来双方如果发生意见分歧或合同纠纷时，可以备查，在必要时，可以以公司的名义向对方发公函，要求对方确认事件。

项目经理应注意协调解决项目组其他成员遇到的各种困难和问题，鼓舞士气，定期召开座谈会，了解项目组成员的想法，使项目团队保持昂扬的斗志，努力为项目组创造良好的工作环境。

5) 项目经理要经常提醒项目组成员，不要忽视最终用户的感受，最终用户是系统的具体操作者，他们的工作积极性、对系统的认同程度，对项目的顺利实施会起重要作用。

(6) 项目经理要多跟用户的项目负责人、一线人员宣传我们的开发流程、项目实施流程，让用户了解、认同我们的做法，并且要多站在用户的立场想问题，加深用户对我们的信任和理解。

(7) 项目经理、实施经理、软件经理要注意了解客户最希望解决的问题是什么，抓住客户的关键流程，分清问题的主次，先解决客户最棘手的问题，多站在用户的立场进行换位思考。

(8) 项目经理及所有项目组成员在实施过程中既要与用户保持良好的合作关系, 又要维护公司的形象和利益。