在不同的管理体系标准中，例如质量管理体系的标准ISO9001和IATF16949、环境管理体系的标准ISO14001、以及职业健康及安全管理体系的标准OHSAS18001，都要求公司应进行管理评审以评估在这些管理体系在公司内实施的效果。为满足标准要求从而通过认证，很多公司会每年（常常在年末或年初）专门组织一次称为“管理评审会议”的会议，根据标准中对管理评审输入的要求，讨论一下过去一年内相关的内容，并形成一个管理评审的输出报告。上述的做法满足了ISO9001等标准在条款上的要求，因此也能被认证机构的审核员接受，但以上述方法实施的管理评审，其效果是否达到了标准的预期值得商榷。本文将讨论一下如何实施管理评审以确保其有效性。
首先来看看传统的管理评审方式：
1. 管理评审不应是一年才一次的“管理评审会议”
首先，管理评审不应由一年一次的“管理评审会议”来完成，它应该落实到公司既有的一些例行会议（例如：每月一次的公司高层和各部门经理之间的会议）甚至于一些临时会议中。各管理体系的标准中有明确规定管理评审需要评审些什么内容以及产生些什么结果，例如ISO9001:2015的要求如下：
图1：ISO9001:2015对管理评审的输入和输出要求
这些内容如果要等一年才一次的“管理评审会议”来讨论和总结的话，很多显然已经错过时机了。例如9.3.2 b)条款中要求讨论与管理体系有关的内外部变更，这些变更随时可以发生。当变更发生的时候也自然需要及时的应对，如果放在年末再由所谓的”管理评审会议“去讨论的话，要么已经应对过了没必要再拿出来讨论，要么就是应对太晚已经产生负面结果。所以标准中规定的管理评审输入事项应该放在由公司管理层参与的例行会议中去讨论，而无须再召开一个专门的“管理评审会议”。而这些会议所作出的决议，就可以作为管理评审的输出。
2. 管理评审的时机和频率
上面讲到管理评审不应该等一年一次的“管理评审会议”。那么管理评审应多久进行一次？放在什么时候进行比较恰当？这个需要考虑管理评审的内容和想要产生的结果。
管理评审所评审的内容（即管理评审的输入）和所要产生的结果（即管理评审的输出）包括以下几个方面：
1）管理评审需要评审管理体系整体以及各个过程的既定目标是什么，为了达成这些既定目标做了些什么（即现有措施），目前的进度如何，目前管理体系的各个方面表现如何（即现有措施是否有效）；
2）如果管理体系既定目标未能达成或者存在不能达成的风险（即现有措施未达成预期效果），管理评审需要决定做些什么，例如是否需要调整既定目标，是否需要采取额外的措施来确保目标的达成。
3）如果管理体系既定目标已经达成或者预计可以达成，管理评审应决定是否存在进一步改进的机会和空间。如果有，应决定如何提高目标，以及决定需要做些什么以确保能达成新的目标。
4）管理评审需要评审是管理体系及各个过程是否存在其它问题，例如内审的不符合、相关方的新要求、一些影响到管理体系的变更等等，并决定需要做些什么来应对这些变更。
上述项目中，除了第4项，其它都与公司目标指标的制定和监控有关，所以管理评审实施的时机和频率首先应基于目标指标制定和监控的需要。例如，如果公司的策略是每年一次制定年度目标，并每个月一次来监控这些目标的达成情况，则可以在每个月的月末召开一次例行会议实施管理评审。另外，也应根据一些计划外事件的需要，召开一些临时会议实施管理评审，例如第4项中的变更，但如果不是很迫切的话，这些计划外事件的评审也可以纳入例行会议中。
3. 管理评审必须要有最高管理层的参与
管理评审可以说是一个自下而上反馈信息并自上而下分配任务的过程。这些分配的任务即成为管理评审的输出。没有管理层的参与就难以形成这些决议或者不能形成有效的决议，因为
1）管理评审后分配的任务应该为公司整个的战略和经营计划服务。最高管理层是最清楚这些的人，所以他们的参与才能形成有效的决议。
2） 完成这些分配的任务常常需要投入资源。当需要投入大量资源的时候，管理层握有是否投入这些资源的决定权，所以只有管理层才能根据公司可支配的资源来决定需要优先完成哪些任务。
4. 管理评审应采用过程方法
过程方法是各个管理体系中都提倡的一个方法，这个方法也应该应用于管理评审中。具体来说的话，可以考虑以下的做法：
1）如果需要制定会议的议程表，在制定议程表时，应根据过程制定议程，而不是部门，如下表所示：
表1：以过程为导向的会议议程表
2）如果需要制定输入报告，在制定输入报告时，应以过程为导向制定输入报告，而不是部门。例如，上表所示的会议中，品质部门应该准备两个输入报告，分别是过程控制过程的输入报告和计量设备管理过程的输入报告，而不是一个品质部门的输入报告。
3）如果需要制定会议纪要，在制定会议纪要时，也应以过程为导向制定，如下表所示：
表2：以过程为导向的会议纪要
4）上述的会议纪要中，如果有待完成的任务，则应成为管理评审的输出。在汇总这些输出项目时，也应按照以过程导向，如下表所示：
表3：以过程为导向的管理评审输出汇总表
当以过程为导向来计划和实施管理评审的时候，可以清楚的看出每个过程的绩效、存在的问题、改进的机会和待完成的事项。
5. 管理评审输入报告的内容
上面的讨论中已经提到在制定管理评审的输入报告时，应采用过程导向，根据每个过程来准备相应的输入报告。接下来再进一步讨论一下管理评审的输入报告中应该包括些什么内容（以下的讨论将假定公司制定有年度目标，然后每月对目标的达成情况进行监控）。
5-1. 月度的管理评审输入报告的内容
月度的管理评审报告是以月为时间线来讨论事情。报告的主要目的是监控截至目前为止年度目标的达成情况以及一些相关措施的进度。报告的内容可以这样安排：
1）输入报告在最开始时可以汇总一下所汇报过程的年度目标，以及截止目前为止的达成情况（注：因为公司制定的是年度目标而不是月度目标，所以在汇报实绩时，应汇报从年初开始截至目前的实绩，而不是本月的实绩。除非公司有特定原因需要关注本月实绩，这个数据可不在月度的管理评审中汇报）。以供应商管理过程为例，该过程的输入报告可以先做如下的汇总，其中用红色标识的数字代表目标未达成。
2）接着，针对上述每个目标指标，分别具体汇报一下该目标在今年达成情况的趋势图。例如，针对供应商按时交付率，绘制如下趋势图。这个趋势图中应包含目标线，从而能清楚展示截至目前为止目标的达成情况。
3）然后，根据每个目标的达成情况和趋势，进行以下分析并提出相应的措施：
-为了达成既定的年度目标，采取了什么措施，进度如何；
-截至目前，目标达成情况如何，是否存在无法达成年度目标的风险；
-如果存在无法达成既定的年度目标，则应分析原因是什么，为什么现有的措施不够有效，是否存在资源不足够的问题，并决定为了确保年度目标的达成是否还需要采取额外的措施和需要额外的资源，以及应采取什么样的措施和需要什么样的资源。另外，也应考虑目标制定是否不合理，如果不合理则应修改目标至合理水平;
-如果根据以往的趋势判断，该目标的实绩存在下滑的情况，则应分析下滑的原因，并提出措施来遏制这种趋势；
-如果从目前的目标达成情况来看，可以轻松达成年度目标的话，应分析是否需要调整年度目标以提高要求。如果设定了新的目标，应决定是否需要采取新的措施和需要新的资源，以及应采取什么样的措施和需要什么样的资源来确保新的目标的达成；
-上述报告的内容中如果有提出新的措施，应明确措施的担当者和完成日期以便下次会议跟进。
4）如果还有上次管理评审后未完成事项不包括在前面所汇报的内容中，汇报一下这些事项的最新进展；
5）最后，汇报一下是否存在一些其它需要应对的事项，以及应对的措施，例如内审的不符合项和管理体系的变更，以及由此提出的应对措施。
5-2. 年度的管理评审输入报告的内容
年度的管理评审报告是以年为时间线来讨论事情。报告的主要目的是总结过去一年的目标达成情况，并确定下一年要怎么做。报告的内容可以这样安排：
1）输入报告在最开始时可以汇总一下所汇报过程的年度目标，以及本年度最终达成的实绩。以供应商管理过程为例，该过程的输入报告可以先做如下的汇总，其中用红色标识的数字代表目标未达成。
2）接着，针对上述每个指标，分别具体汇报一下该指标在过往几年达成情况的趋势图。例如，针对供应商按时交付率，绘制如下趋势图：
3）然后，根据每个目标的达成情况和趋势，进行以下分析：
-为了达成既定的年度目标，采取了什么措施，进度如何；
-如果没有达成既定的年度目标，则应分析原因是什么，为什么采取的措施不够有效，是否存在资源不足够的问题;
-如果根据以往的趋势判断，年度目标实绩存在变差的情况，则应分析变差的原因。
这里需要指出的是，对于年度的管理评审输入报告来说，如果目标未达成，已经不再需要讨论应采取哪些新的措施来确保目标的完成，因为在这个时候讨论这个话题已经太晚了。这个时候需要讨论的是如何制定新的目标及如何确保新目标的实现，如下文第4点所述。
4）根据本年度的实绩，制定新一年的目标，并根据新的目标，提出措施以确保新目标的达成。这些措施应有明确的担当者和完成日期，以便下次会议跟进。
5）如果还有上次管理评审后未完成事项不包括在前面所汇报的内容中，汇报一下这些事项的最新进展。
6）最后，汇报一下是否存在一些其它需要应对的事项，以及应对的措施，例如内审的不符合项和管理体系的变更，以及由此提出的应对措施。
6. 管理评审的输出项需予以跟进直至其完成
管理评审后的待完成事项，包括截至此次会议前尚未完成的事项，此次会议中提出的新的措施，或者分配的新的任务，应成为管理评审的输出项，由管理评审的担当人进行跟进，直至其完成。这些待完成事项的担当人，应在下次会议中，继续更新事项的最新进度。没有对这些事项的持续跟进，管理评审又只不过流于形式罢了。
看完了传统的管理评审方式，下面来看看艾思欧IMS2.0的管理评审功能。
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2、其次看功能，平台将管理评审的全流程标准化，一键发起管理评审，支持管理评审计划、管理评审报告输入、管理评审报告、改进项目的验证。
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