现代社会分工明确，大部分工作可能都需要好几个人一起合作才能完成。然而一个团队如果成员越多那么合作也会变得越难，这是因为第一需要保证每个人都有活干，第二需要保证每个人的优先级都安排得当，第三需要保证每个人都在做正确的事。为了去协调所有人的工作，团队里最经常使用的方式是开会。通过开会我们可以追踪每个人最近都在干什么，以及未来准备干什么；也可以对一些提案进行讨论，确保大家都在同一个频道上。虽然开会很重要，但如果效率低的话其实很浪费整个团队的时间。
举个例子，比如会议流程是a, b, c, d，与会人员是w, x, y, z，假如w对a,b,c,d都感兴趣，x只对b,c,d感兴趣，y只对a,c,d感兴趣，z只对a,b感兴趣，那其实x,y,z在这个会议里都至少浪费了一个section的时间。如果把a, b, c, d四个section分开，又得分开安排四个人的时间开四次会，非常麻烦。所以最好的办法就是尽量减少会议时间，让每个section都只讨论最有争议的部分，而把没有争议的部分留给会前一对一去讨论。至于会前如何一对一去讨论，这就要求整个会议的负责人来提前做号会议的准备工作。
假设在上面这个例子中，w是整个会议的负责人，那么他应该：
0. 想好会议流程，确定分为a, b, c, d四个section
1. 先和x,y,z一对一去讨论各个section
2. 整理好解决方案，在会议开始前的两到三天把会议材料准备好发给另外三个人（最好用可以共同编辑的线上文档）
3. 每位与会人员在会前一到两天提前读一遍自己感兴趣的部分，并在文档上留下建议或者问题。
4. w在会前一天读完所有评论，回答问题或者考虑是否接受建议。
有了前面四步，到了真正会议的时候，每个人都已经把自己的想法通过文字给记录下来了，负责人只需要过一遍大家的留言并予以解答就可以完成整个会议内容了，所需时间非常短。如果大家对负责人的解答不够满意，那么可以大家一起在会上讨论，如果短时间内无法得出结论，那么就准备另一个会去讨论这个最有争议的部分。会前准备这四步还有一个优点，就是所有的讨论内容都通过文字在会前就记录了下来，那么做会议记录也就变得简单了很多。
因为毕业之后就一直待在同一家公司，所以至今我都只体验过上面所描述的这样一种会议模式。最近发现国内一些公司有时候开会会超过一小时，这让我很惊讶，因为按照我自己的经验来看，会议时间越长我就越难集中精力，所以我非常怀疑超过1小时的会究竟能保持多高的效率。加上最近跟几个朋友讨论一些议题，我又一次深刻体会到把讨论挪到会前的重要性。因为会上每个人的发言越长，说话便越会跑题，其他与会成员也越容易走神，做会议记录也越是个问题。因此，缩短会议时间提升会议效率是一件非常有意义的事。
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