入职法律风险控制管理流程

入职法律风险控制管理流程共分为十个要点：

1.做必要的背景调查；

2.应做身体健康检查；

3.入职员工应提供的基本资料；

4.应履行如实告知义务；

5.填写好入职登记表；

6.签订劳动合同；

7.企业应起草员工的岗位通知书；

8.物品等公司财务的移交；

9.购买社保和住房公积金、商业保险；

10.企业规章制度应告知。

1

做必要的背景调查

根据职位的高低，可以采取不同的背景调查方式。如通过公安部门调查身份资料，上一家公司调查是否离职、保密、竞业限制等情况，通过社保记录、劳动合同、年龄等做累计工龄的调查，通过教育主管部门对学历真伪的调查等。

提示一：大数据、AI、网络发展的运用。

某人力服务公司设计某“网络系统”（应是一款软件程序），与全国各地公安（派出所）、法院等司法系统链接，可以确定应聘者身份证的真伪，是否有犯罪记录、详细家庭地址（户籍地址）等情况。

提示二：教育部门的学历鉴定中心可以确定真伪。

如在广州，在农林下路的教育厅就是这个机构。另外所在的学校也可以请求出具证明。

学历为假，单位是否可以由此开除员工？

某员工为一家IT公司的技术总监，在入职登记表写明：“西安某科技大学经济专业本科毕业”同时，注明有近10年的iT技术从业管理经验。最后单位同意聘用。

因该员工挑唆单位其它同事闹事，被单位开除，该员工提出劳动仲裁，要求单位支付违法解除的赔偿金。单位后做调查发现，其学历为假。

单位希望以此作为解除的理由而抗辩，合法吗？

律师的分析

《劳动合同法》

第二十六条　下列劳动合同无效或者部分无效： 

（一）以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的；

本案解除的关键在于：“最终希望订立合同”与欺诈的事实，产生了直接的关联性。

本案的“学历”并非公司聘用劳动者的足够理由，“10年以上IT技术管理经验”才是其聘用的最主要理由。因此，单位希望以劳动者学历造假行为作为解除的理由来进行抗辩，是不合法的。

　拓展与延伸

一、应该调查员工是否上一家公司离职，是否签订保密协议、竟业限制协议书。

如涉及到较高的职位，如总经理、总监，或是可以接触到公司的商业秘密的，如业务、工程人员，建议做必要的背景调查。如向上一家公司电话调查一下情况。我们代理的几个案件，被上一家公司告的，非常被动。

二、了解累计工龄的问题。

（一）累计工龄在这几方面有用：

1.医疗期

2.年休假

3.职级提升、加薪

（二）累计工龄应在入职时予以确定

一般情况，无法准确判断具体工龄多久，可以在入职时，让其先确定一个时间，再根据应聘人员的具体情况如年龄，提供的资料，最终双方确定一个时间。如在入职登记表中确认。这个可以作为以后争议的依据。

2

应做身体健康检查

根据行业要求，如食品、餐饮、化妆品等行业会需要对入职员工做身体健康检查。

从法律风险控制角度考虑，也应对入职员工做身体健康检查，以避免因身体原因带来的风险，如患病的风险，已经职业病连带责任等等风险。

职业病中，在上家单位患病的，入职新单位，没有做体检报告，由新用人单位承担赔偿。如尘肺病，潜伏时间很长，才有严重后果。

法律规定：

《职业病防治法》（2002年实施） 

第五十三条 劳动者被诊断患有职业病，但用人单位没有依法参加工伤社会保险的，其医疗和生活保障由最后的用人单位承担；最后的用人单位有证据证明该职业病是先前用人单位的职业病危害造成的，由先前的用人单位承担。

3

入职员工应提供的基本资料

入职员工入职时应提供身份证明、学历证明等入职资料，其中还应提供离职证明、解除或是终止的证明文书（如解除通知书、协商一致协议书等等）。甚至要求提供社保记录、保密协议书、竞业限制协议书等相关的法律文书。

单位HR应特别留意员工的身体健康状况、学历真伪、是否与原来用人单位存在劳动关系（包括是否存在保密协议书的约定、竞业限制的约定）、累计工龄的长短等等重要信息的了解和确认。

提示：可以让员工写一个承诺书。

如让员工承诺：“不存在竞业限制、保密协议等问题”，如有，愿意自己承担全部法律责任。

好处：单位如牵涉到争议，可以证明不清楚，不知道的事实，以避开责任。

4

应履行如实告知义务

《劳动合同法》规定，员工入职时，双方均有告知与工作有关的内容的义务，不仅仅员工有告知的义务，单位也有告知的义务，但单位无权了解与工作无关的事项，如涉及到个人隐私等等事项无权询问。

如员工告知的事实存在着虚假，如学历、身体健康等等情况，而告知的情况足以决定单位是否最后的招聘录用的，按照法律规定，员工的行为属于欺诈行为，单位可以由此解除本劳动关系。

提示：

1.建议单位可以用视频或是录音记录整个谈话的过程；

2.另外一种方式，就是制作会议记录，由参与员工以及单位其他人员签字确认。

5

填写好入职登记表

法律规定，确定劳动关系之日，从用工之日开始确定，而员工第一天入职，填写的入职登记表，就是确定了双方的劳动关系。因此，企业应要求员工填写好入职登记表，如关键的内容：入职时间、学历、通讯地址（与家庭地址，户籍地址）不同、工作经历（此部分内容也很重要）、紧急联系人等情况均需要写清楚，最后让其本人签名。

入职登记表如在事后没有劳动合同的情况（存在漏签或是员工拒签的情况），可以作为确定劳动关系具体内容的依据。

设计好入职登记表（可以让专业律师完成）

人事部门应保管好员工的档案材料，包括入职登记表（属于重要材料之一）。

6

签订劳动合同

从法律风险控制角度出发，员工入职的同时，应签订好劳动合同。

签订劳动合同的重要性：

1、法律规定，入职1个月后，如不签订书面劳动合同，应支付2倍工资差额赔偿；如超过1年没有签订的，视为无固定期限劳动合同；

2、劳动合同既是对单位的约束也是对员工的约束，如签订后，员工不遵守的，需要承担相应的法律责任；

3、劳动合同可以作为发生争议的重要依据。

提示一：签订劳动合同只要核实清楚员工的身份资料，且符合劳动者基本资格条件（如健全人、达到16周岁，男性不满60周岁，女性干部身份不满55周岁，工人不满50周岁的），本人签字，单位盖章即生效。

提示二：劳动合同模本建议有专业律师起草，且对单位有利来设计。

这点应引起企业足够重视，劳动合同是员工管理法律文书非常重要的文书之一。

7

企业应起草员工的岗位说明书

管理员工，最起码一点，职责应明确，分工应明确。员工具体到底做什么工作，只有劳动合同的约定好不够，建议企业最好再根据员工的实际工作情况，设计出包括哪些工作内容的岗位说明书，岗位说明书由公司盖章，一式两份，公司留存一份，需要员工签收确认。

法律规定，员工在不符合录用条件或是不能胜任工作时，单位均可以解除与员工的劳动合同，由此，岗位说明书也是重要证据之一。

8

物品等公司财物的移交

新员工入职，单位会要求办理入职的办公用品如电脑、门禁卡、物件等移交，需要办理移交手续，由单位提供的清单上列明，员工填写后签字确认。

但需要提醒企业，企业无权由此要求员工缴纳押金、扣押身份证、学历证等等，均属于违法。

9

购买社保和住房公积金、商业保险

按照法律规定，员工入职后必须购买社保和住房公积金，也就是通俗的叫“五险一金”，均是强制性的规定。

从目前的国家政策和法律规定来看，社保一定需要购买，否则需要承担相应的法律责任，另从法律风险来看，也主张企业一定购买社保，否则企业将可能因员工工伤、医疗费用等损失和费用，由企业承担。

提示：建议购买雇主责任险而不是意外伤害险。

商业保险是否购买，单位可以根据企业企业的情况，决定购买，建议购买雇主责任险作为工伤保险的补充。

因为购买工伤保险后，企业获得赔偿也是全部赔偿的一部分，并非全部，而剩余的赔偿仍需要单位支付。单位可以通过购买雇主责任险的方式，来弥补单位应承担的部分损失。如意外伤害险不能抵偿工伤企业应承担的部分。

10

企业规章制度应告知

企业规章制度特别是劳动规章制度，应在员工入职时，让员工认真学习，企业的劳动规章制度是管理员工的重要依据，也是发生劳动争议的证据依据。

另外，法律规定，劳动规章制度必须告知员工，才有效。否则，如员工有旷工早退等行为，单位希望以企业劳动规章制度为由解除与员工的劳动合同，但并没有事先告知员工，单位的解除也属于违法。

单位可以设计规章制度的签约表，员工签字确定，就视为员工已经知晓企业的规章制度，单位可以此作为管理员工的依据。

（本文章为王肇文律师原创，如需转载，请注明来源）