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解放你工作的三十种时间管理的方法!

解放你工作的三十种时间管理的方法!

作者: 迷茫的闫同学 | 来源:发表于2017-05-13 19:01 被阅读0次

    一、要有条理

    1.保持办公桌井井有条

    2.保持适当的归档系统

    将办公桌的内容归档,同时适合邮箱和文件夹。

    3.列出每日任务清单,并落实

    不要太长,但每项任务要具体。

    4.设定优先次序

    对每一项任务评估重要性,紧急重要来区分,紧急任务优先处理,重要任务次之。

    5.评估每项事物所需要的时间。

    如果需要别人的帮助,你就要告知他们最终的deadline,不要拖延。

    6.给自己留出必要的私人时间


    二、高效地工作

    7.完成手头任务之后,才去处理下一个任务。

    8.不要一次关注太多任务。

    同时追两只兔子,一只也追不到。限定自己在一定时间内完成每一项任务。

    三、通讯-电子邮件

    9.关闭新邮件提示功能。

    10.迅速进入正题,并且要简洁。

    简洁的邮件比冗长的邮件更引起人们的注意

    11.避免无效的群发邮件

    12.保持收件箱整洁

    尽量避免收件箱杂乱,电子邮件根据主题与重要性分类。

    13.及时回复电子邮件

    最好一次性阅读他们。

    14.不要强迫式的去查看电子邮件

    会导致严重分心,阅读邮件时要尽量处理,不要回复每一封邮件。

    15.保证邮箱工作目的而不是闲聊与社交

    16.不要把时间浪费在网络上


    四、通讯工具-电话

    17.限制你的通话时间。

    对打电话的时间进行限制,不要显得无理

    18.列出你希望电话中提出的要点

    通话前1分钟时间列出一份清单,想想你要说什么

    19.保持电话不匹配偏离正题

    电话只不过是另外一个会议形式,需要紧扣主体。确保双方都了解我们谈论的事,并适当总结

    20.分批处理来电

    处理完之后进入语音信箱,但是保证不要让你的总体工作量增加。

    五、与人沟通

    21.与人打交道,不要让他人使我们分心。

    如果任由别人对我们进行分心,那我们的工作永远完成不了。

    22.直言不讳

    如果某件工作不是你的职责,你要明确的提出来。如果是你的工作但是没有手头上的这个工作重要,你也要提出来。

    比如。不行。我非常想帮你,但是我现在在忙XX工作,大约X小时之后完成,那个时候我们再来做XX可以吗?

    23.严守时间,亲和待人

    24.将社交活动放于休息与午餐时间

    比如,你在工作的时候有人想跟你闲聊,这个时候你可以说,我现在真的改这份计划,我们待会在说这些吧。

    25.准备好授权。

    如果工作量太大,可以将任务分担给其他人。

    26.拒绝不属于我们职责范围内的工作。

    指出可行和不可行的实际情况,如何面对职位比你高的人指派的任务。指出可行与不可行的情况。您什么时候要,如果下周要可以。如果越快越好则不行,我现在目前的做的事情是XX,你确定要我放下现在的事情,立马去做这个事情是吗?

    六、会议

    27.不要浪费他人时间

    会议前需要问自己,有必要召开会议吗?是否有其他方式来替代会议。

    28.按时召开并结束会议

    29.设定议程

    如果确定召开会议,要确定目的是什么?会议的目标?为什么要召开会议。清晰的会议议程会让会议更加高效。

    30.不要让会议离题或者被打断

    要避免很多的隐患,要有礼貌且强硬的提出,对某些关键问题需要处理,面对面交谈机会非常少。

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