一封邮件

前天和直属领导聊天，说起了工作上急需解决的一个问题，想要和再上一级领导报告，却无从入手。他和我分享到，他喜欢留证据，写邮件会比较适合。

第二天，把杂事处理完以后，就起草邮件。因为知道自己的视角暂且还不够广，会存在写得不妥当的地方，所以，找了崇敬的小姐姐帮忙看草稿。

从姐姐帮忙修改的草稿里，我学习到了几点，不管是写邮件，还是以后写报告可以使用的内容。

1. 邮件要有闭环。如何叫有闭环呢？我原来草稿里的结构大致是这样的：称呼、问好、说明现状、遇到问题、解决方案、告知查阅、感言祝福、署名。一开始，我也以为自己这个结构，把事情都说好了，天衣无缝！看完小姐姐给我的修改，发现人外有人，小姐姐非常细腻，她看出我少了一环，为什么要写这封邮件。经过她一帮忙润色，表达无敌。这就是我认为的闭环，汇报工作或者提出问题，需要前奏，也要有结尾，形成闭环。这一个闭环里，我缺少的是前奏环节。例如，小姐姐帮我改的开头是这样的：“xxx团队开展工作一个月余，给您汇报一下工作进展。”当一讲完这句话，自己的感觉是话匣子打开了，后面的所有事情，都顺其自然描述。

2.整体格式要直观。有好几次沟通问题，自己很纠结不知道怎么处理的时候，我都会去找她。她除了咬文嚼字意外，还会很注重读者看到文字的感觉，她每次给我的感觉都是心旷神怡，她无时无刻不站在他人的角度想问题。后来，我需要发信息给比较纠结的人，或者向上汇报时，都会先把信息发给自己，看看自己能不能接受这样的方式，如果自己也能接受、自己也看得舒服了，说服了自己，就可以很自信的发给别人看。

3.每个分点要有重点。这里说的重点，其实是一个小结，例如我写这篇文章的时候，每一个点，都先用几个字来描述这一段将要做什么，就非常直观的直到这一段要讲的内容。回到邮件，当我在给自己的方案写优点时，每一点感觉都是散的，不聚拢，这样让人读起来没焦距，而小姐姐给到我的建议：每一个优点有一个小总结+小描述，非常简介明了。

4.善用图表，善用资源。邮件里有两个方案，我一直在想，怎么才能更加直观，同时领导也重视方案的内容呢？小姐姐给到我的建议，是用表格。我一下子明白了，善用工具本身存在的功能。不单单是在邮件里，在工作上也是，例如这次来北京，因为办公地点不够工位，大家都在家办公，因为自己深有体会在家办公的弊端，所以，特想解决如何满足集体办公。而我做到这点的是，调配资源，将所有的资源调用起来，并且得到领导的赞同。

5.明确定位。这一点，是这封邮件的原始点，这份邮件，我要写给谁，告诉他什么事情，需要他提供什么帮助，这些帮助对他会有什么影响，如果涉及到主人翁了，都应该是围绕他和集体，而不是其他放。那么关注这点，是因为当时在写缺点的时候，我把甲方的困难也写进去了，而对于这封邮件来说，这些是多于的，方案的缺点是需要领导去说服甲方提供工位，而甲方需要怎么做，会遇到什么问题，那是甲方自己的事情，与写这篇邮件的目的无关。所以，明确定位，一切看起来会简单很多。

事后，我领导没有选择我力推的方案一，而是用了方案二，我和小姐姐说：“写了那么久，他竟然选择方案二，不再看看方案一的优点。” 她和我说，“你写了很久，是锻炼自己的写作思路，这里没用，将来有用。”

是的，从她的指导里，我看到了自己思维的局限，同时也看到了突破点。例如，最近因为人脸识别问题，我就一直觉得自己的身份证没办好，开户的什么，都不能办，只能等20天以后，忘记了自己身后还有一大帮的支持者。例如，今天想去办港澳通行证，虽然看到派出所门口有办签证的机子，因为中午出去办卡吃了证件不齐的亏，现在学聪明了，先打电话询问清楚，再行动。又或许，这就叫经历，只有经过、掉过坑、当然还有开心过，才会历历在心。

一封邮件，其实承载着小姐姐对我无私的帮助和爱护。小姐姐，Cody一定能成长为能独当一面的Cody。