今天我们来谈谈如何写邮件，怎样的邮件才能算是一封合格的邮件，让人看了不会厌烦并且有意愿继续看下去的邮件，一封体现你的专业度，提升个人竞争力的邮件。网上也有很多指导如何写邮件的文章，但大多良莠不齐，没有系统的进行理解性的讲述。作为一个职场老鸟，我想谈谈自己这些年来的体会，并总结经验教训，分享给大家，尤其是对一些刚毕业没几年或者很少写邮件的职员来说，尤其值得学习并坚持这件事情。这对以后工作习惯的养成，思维逻辑的提升，甚至因此开启晋升之路也并非没有可能。
在谈这个问题之前，我们必须首选谈一下对写邮件这件事情的态度问题，很多人认为写邮件不重要，甚至觉得这根本没有什么好讲的，但是我要奉劝这些人，这样的想法大错特错。如果是在公司内部平级员工之间互相交流等倒也问题不大，但如果这封邮件是写给领导的呢？写给你的一个重要客户呢？你打字时候是不是曾经犹豫过，甚至根本无法组织语言呢？因为你也担心会不会显得整篇杂乱无章，没有体现重点，领导或者客户看了你的“作品”是不是会对你有什么不好的评价，因此挨批呢？如果平时足够重视这件事情，养成一个良好的习惯，认真对待每一封邮件，那么坚持一段时间后，这样的问题就不会出现了。
如果有了这个态度，那么我们继续往下看，如果没有，请停止浏览。
我们分为几个方面来系统的讲一下：
工具选择
商务邮件工具主要有2种，国内软件比较主流的是Foxmail,国外一般用Outlook。两个都不错，但是如果你注意到了的话，绝大部分主流企业还是用的Outlook。Foxmail有一个很大的问题就是如果你没有编辑好，发出去的邮件格式会混乱，某些字体变大，或者表格不对称等问题，有时候这样的问题是致命的。软件怎么装，自行搜索，不要嫌麻烦。装好之后设置下自己常用的联系人，并且合理应用里面的日程和任务等功能，也会给自己工作带来一些好处。
Foxmail:
Outlook
认识收件人和抄送
内部邮件和外部邮件
从邮件对象也就是收件人来说，可以简单分为对内和对外。当然如果要细分的话就非常多了，不同的维度可以分出N种类型。我们写邮件关注的是什么？答案是内容和结构。不管怎么分都逃离不了这两个要素，所以不需要记住那么多分类。
对内邮件，一般是写给同事或领导的，比如开发人员，开发组长、项目经理、需求BA、实施顾问、人事经理、财务经理、老总等人；对外邮件，比如你的供应商、客户、竞争对手，合作伙伴等。
对外邮件一般比对内邮件要求更高。经常需要先发给内部领导或先关人员审核后才能发出去，为什么呢？因为这封邮件代表了你的公司形象，已经从个人上升到了公司层面，能不重要吗？好的邮件可以体现你的专业度，增加客户对你的信任度，给公司带来收益，进而也给了自己晋升的机会。否则你觉得无所谓的邮件发出去惹出了大麻烦，只能说后果很严重。
收件人和抄送人
这个问题就是，你写的邮件都要发给谁，这里有几个原则，我们讲一下：
收件人：一般是1个人，通常就是直接负责这件事情的人，而不是知情人或需要被告知的人。那有人问了，如果直接负责的人就是两个人或两个人以上怎么办呢？那就没必要纠结，这2个人都写到收件人里，但是正文里@直呼1个人，另外一个人你假装没看见就行了。为什么呢？因为人都有懒惰性，旁观性，你发给了2个人，正文里也hi 或 dear了2个人，这两个人也许没有1个人回你的邮件。假如你只是hi 或 dear了其中一个人，你的邮件绝大部分情况下会受到回复。其中道理，自己体会。
抄送：不是直接负责的人就是抄送，直接负责就是直接负责执行的人，不要搞错了。比如你的领导+对方的领导。有些人很少抄送给领导，这是很不对的；抄给领导的好处是让他知道你在干什么，出了问题有人给你撑腰，甚至领导会给你背锅。如果你不抄送，出了问题，你首先得被自己领导批一顿，因为他之前不知道啊，你没有告诉过他呀，他从头到尾就不知情，直到出了问题，你才把这个烫手山芋扔给了你的领导，他能不给你急吗？
邮件主题
有人会告诉你主题要写的清晰，言简意赅，请问有几个人真正做到了？邮件主题不是标题党，千万不要夸大事实。
说清楚发生的环境和你要阐述的问题就行了，问题稍微提炼一下，比如生产环境采购单录入BUG解决方案等，让人一看就知道是大概是什么内容。
附件
有些邮件会带有附件，附件命名很重要，至少要有名称+日期+版本号，这样即使后面再修改文件，也不会乱。同样，别人收到你的附件很可能保存在某个地方，下次再保存的时候发现你的文档名称规则很规律，赏心悦目的同时也对你增加了好感。否则如果你的附件名称一直没变化，每次是不是要麻烦别人重新起一个名字，或者删掉之前的附件重新保存呢，假如对方是客户呢，你觉得他会对你有好感吗，他只会觉得你不够严谨，起码的文档管理意识都没有。
正文
正文是最重要的部分。前面写的再好，正文这里发现是一团糟不就前功尽弃了嘛！
称呼：首先要有称呼，没有称呼不是显得很没有礼貌吗？常用的是Dear,Hi ，你好，您好，大家好之类的，这里不要太纠结，毕竟这个不是重点，有个礼貌性的词就可以了。
内容：写好正文首先得学习一个理论，《金字塔原理》，没错，就是那个金字塔，只不过是麦肯锡的金字塔。这本书主要写了思考、写作和解决问题的逻辑思维。有兴趣可以买本看看。我们要讲的理论在小学也学过，就是总-分-总结构。
没有明白？我们举个例子：
程序员A在给该公司领导汇报问题总结的邮件正文写到：
您好！
XX系统昨天发现了一个BUG，客户投诉我们迟迟不解决，其实不是我们不解决，而是一直没有找到解决办法啊，我找了程序员B，一起商量这个事情，发现XXXXabcXXXX代码可能有问题。我们商量出了几个解决方案，方案1：如何如何，结果还是没有解决，方案2：如何如何，还是没有解决，方案3：如何如何，终于解决了，但是还有点小问题，但不影响使用，这个小问题需要后面再次看看怎么回事，这个事情我找了开发leader，可是他说让我自己动动脑筋，找找相关资料，可是我一直也没有明白怎么回事，所以请了公司一个技术大牛来分析，最后发现原来是java的一个自身bug，版本不兼容，导致jar包冲突，需要打补丁，或升级版本才能解决。考虑到升级版本影响较大，所以谨慎起见我们只是更新了这个jar包。最后这个问题终于解决了。
病情分析：（以下语言比较犀利，请保持情绪稳定）
看了这个邮件，你内心什么感触。。。
毛病一大堆吧，都是什么问题呢？领导可能这么想的：字数太多、内容杂乱、没有重点、没有看的欲望；连看的欲望都没有，可能你也永远不会受到表扬了。但是领导第2天见了你，还是会跟你说，你很好，很专业，解决问题一丝不苟，继续努力。但是领导心里可能是另一番话，邮件写的那么乱，害的我读了半天才知道最终解决了，怎么不早说，这不是浪费我时间吗，他也就只能做个程序员了。如果你会特异功能听到领导心里这番话是不是很赌气。
错在哪里！！！
首先抓重点，问题解决了吗？解决了，那为什么不早说，开头就说！
解决过程领导需要看吗？是啊，不需要！领导需要看的话，他怎么不去做程序员。
解决过程还写吗？当然要写！你不写怎么体现你专业度呢！你不是也想得到同事和领导的认可吗？这是自我激励。
最后领导知道你是谁吗？说了这么多，都不知道你是谁，可笑吗？有没有签名，邮箱名字那么长，他记得住你的邮箱吗？如果是客户，直接投诉你被认为垃圾邮件都不为过。
该怎么写！！！
把上面的问题解决了就行了。
来看看程序员B是怎么汇报的（原来领导也让B做汇报了，这么鸡贼）
王经理，您好！
XX系统的BUG已经解决了，截至目前系统运行正常。
问题的原因和解决过程，我已经写在word附件里了，同时我也上传到了公司的知识库里，作为一个典型案例分享经验。
附件：XX系统XX问题解决方案-2019年XX月XX日
________________________
签名：
程序员B
XX公司JAVA技术部
电话：XXXXX0808
怎么样？事实是，没过多久，程序员B升职加薪；又过了没多久，程序员A愤愤不平，黯然离职。
职场到处是学问，只要做个有心人！经常总结一下自己遇到的每个问题，不经意间已突破了你的职业瓶颈。
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