流程优化,简单地说就是把现有的业务流程赤裸裸的剖出来,找到关键病灶,继而进行优化,但事实上没有人愿意把自己的问题暴露给出来,即便找到了问题,他也不会承认,更别说去改掉了。
001 陈诉问题
抛出现有的实际事项,仅描述事实,基于了解真相的前提去接触业务负责人,让对方主动陈述问题。
002 表示认可
对对方现有的模式的优点表示认可,说明梳理的目标是为了简化大家的工作,请协助共同对现有的业务流程进行梳理。
003 不做消极评价
流程梳理过程中不使用任何消极评价,传递积极的信息给业务方,让大家有信心能够做好。
004 高调做事
让对方的领导知道对方在协助梳理这件事的意义,每次会议及结果都要邮件抄送至他的领导,感谢对方的配合。
005 利用认同感
多数人愿意听到更多别人的做法,在沟通之前,了解其他公司业务的工作流程,告诉他们别人怎么做。
006 我是为你好
站在对方的角度去考虑问题,从最痛处着手,抓住他最痛苦的点分析问题,慢慢引导至优化的目标轨道上来。
007 给出方案
准备三种方案,1种是动作较大的相对复杂的流程变革(效益好周期长),2是取中间值需要对方牺牲一部分利益的优化方案(立竿见影效益小),3是无作为。实际工作中,对方大概率会主动选择第2种。
008 及时反馈
优化过程中的所有进展定期同步至相关人员,已经产生的效益一定要主送业务负责方人员。
009 小恩小惠
日常工作中主动帮助对方思考解决方案,对方自然会做举手之劳,一个小点子会有意想不到的惊喜。
010 总结
一项流程优化专题结束后,将本次的参与人员、会议记录、跟踪事项全部整理归档,总结下次需要优化的事项,找适当的时机进行下一轮沟通。
流程优化是一项主动的工作,但同时也是一项被动的工作,利用被动变为主动,努力做一个厉害的流程咖!
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