第三部分 明细账表功能设计详解

我们根据前述字段，建立“明细账”表页，具体字段不再一一列示。

需要手工输入的字段

1. 交易日期：要求必须是日期格式，可以用数据验证来限制输入，或者用日期控件提高输入的便捷性、准确性，但考虑到过多地数据验证会使表格变慢，我自己使用的没有设置，注意输入日期即可。
2. 凭证号：这里注意一个特殊的例证号，QC01，作为期初数的凭证号，与日常凭证号加以区分。凭证号采用数据验证，确保统一格式、规则。
3. 摘要信息：这个不用多说，输入凭证摘要
4. 科目&编码：这个字段设置了数据验证，根据输入的关键字筛选科目进入输入。把科目编码和科目名称通过"_"连接起来，目的在于，一是可以输入部分编码或名称进行筛选录入，二是固定科目的排序。
5. 现金辅助项目：现金流量项目，设置了数据验证，点选输入
6. 期初：年初余额，可以直接复制上年期末余额。
7. 借方发生额、贷方发生额：借方只能手工输入，贷款根据情况，可以自动平衡。

其他字段说明

1. 科目编码，科目名称：根据“科目&编码“字段分拆得来，主要是为了符合习惯。由于“科目&编码”是将科目编码和名称通过下划线连接起来的，我们可以用公式方便地再将他们分开。
   取得科目编码公式【=IF(D2="","",LEFT(D2,FIND("_",D2)-1))】，取得科目名称公式【=IF(D2="","",RIGHT(D2,LEN(D2)-LEN(E2)-1))】
2. 余额：这一行记录期初+借方-贷方的余额
3. 分录号：表示每一号凭证中第几条分录，用公式【=COUNTIFS($B$2:B2,B2,$O$2:O2,O2)】，刚开始的时候，用了别的公式，发现插入分录后，分录号不能自动顺序编号，最终用了这个公式解决了问题。分录号的作用主要是为了打印凭证。
4. 月份：根据凭证日期，取得年、月值，以便按月汇总数据，公式=YEAR(A2)&TEXT(MONTH(A2),"00")，这里利用TEXT函数将月份以2位数显示，在数据透视表中，按月份汇总排列的时候，月份能够正常顺序排列。
5. 方向：根据科目名称（一级编码&科目）查找基础设置表中的对应方向数值。公式=IFERROR(VLOOKUP(S2,基础设置!$E:$F,2,0),0)
6. 报表余额：=余额×方向
7. 长编码：统一将科目编码变成10位，不足10位的在后面补0。公式=IF(LEN(E2)=4,E2&"0000",IF(LEN(E2)=6,E2&"00",E2))，这里注意科目编码不能超过10位。
8. 1级：1级编码和1级科目名称通过“_"连接起来。公式=LEFT(D2,4)&"_"&IF(ISERROR(LEFT(F2,FIND("",F2)-1)),F2,LEFT(F2,FIND("",F2)-1))
9. 有数据：为了方便在财务报表中引用数据透视表公式，在明细账中预置了所有科目，但有些科目没有数据，在汇总的时候也显示出不，不方便查看，通过筛选有数据的记录，汇总表看来就比较明了了。公式=IF(B2="","无","有")。
10. PrintKey：把日期、凭证号、分录号连起来形成一条唯一的记录，以在打印凭证的时候取数。公式=O2&B2&M2

其他设置

1. 借贷方平衡检查：通过条件格式，如果借方合计不等于贷方合计，则显示醒目的颜色。
2. 每张凭证之间用醒目的红线隔开：也是利用条件格式，如果这行的凭证号与下行的凭证号不一样，则下框线显示为红色。
3. 借方与贷方科目显示为不同的颜色：仍然使用条件格式，如果借方有数据，则显示为蓝色，如果贷方有数据，则显示为红色。示例如下：

image.png

明细账的设置基本完成，我们就可以录入凭证了。