文员的日常

一、文员的日常工作

文员其实要把自己定位是助手，就是要把领导的各种事务的资料和文件整理好，还要提醒领导事先安排好的日程。

怎样整理资料呢？这恐怕是最核心的内容了。

这里有个客观问题：并不是所有职位都有明确的工作内容的。

就是说你到了这个岗位报道后，可能根本不知道要干什么，人事部门也不知道你要干什么。

当领导也不知道你要干什么，你自己也不知道要干什么，同事也不知道你要干什么的时候，就说明你还是不要干什么了。

这个问题在于你自己，你自己没有找准定位。

很多事情都是水来土掩的，很多是日常工作，还有临时任务。

对于日常工作，自己心里要有一个流程，最好每个流程都用纸质文字+电子版+文件盒固定下来。

同理，临时任务也要这样做。很多临时任务我都会建个文件夹，文件夹题目是：时间+关键词。文件夹内容一般是：照片+文字记录+总结。

也就是说只要你做过的工作就用电子版+纸质版固定下来，那样即使一下子纸质版找不到，也可以用电脑搜索到电子版的内容。

有时候文员会有很多事情一下子记不住，这个时候一个便利贴很重要啦！记上最近要完成的任务，然后贴在电脑上就OK啦。

以上不需要多高深的电脑技术，小学水平应该就可以对付了。

二、你适合文员这个岗位吗？

曾经有个朋友“无意”中问我：你那单位最近找人吗？我说不招，等明年公告吧。他说：我听说我那邻居就进去了啊。我说：那你有重点本科或者研究生学历吗，你是学科带头人吗？你有某某单位急需技术特长吗？

没有啊，我几斤几两你还不清楚！

那你爸是市委书记吗？哦，如果是你也不会问这个了。那你爸是土豪吗？

朋友撇撇嘴，被我简单粗暴地结束了此次对话。

其实看某个人的谈话就知道他适不适合这个岗位了。

有些岗位不是你想去就能去的。抛开你无法改变的外因来说，看看自己适不适合才是最重要的。

有时候领导需要某个文件，但是你抓耳挠腮就是找不到，而另一个同事十秒钟敲敲键盘就OK了。

你的桌子上杂乱无章，堆起了小山一样的文件资料，而其他人的桌子一尘不染，还很有情调的放上了花花草草，很是漂亮。

这就说明平常的工夫了。

人力资源管理理论中有个著名的“霍兰德职业性向测验量表”。跟那个粘液质、胆汁质的气质类型心理学理论一样，有段时间烂遍了大江南北。

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简单来说，测量表根据打分情况将其罗列的86种职业分成六大类，即现实型、常规型、企业型、研究型、艺术型、社会型。

每种类型的职业反映出从业者不同的心理特征。

1、现实型的人偏好与具体的物体（如工具、机械、电子设备等）打交道，喜欢有规则的具体劳动以及需要基本操作技能的工作，但不喜欢跟人打交道；适合从事技能和技术性的职业；不适应社会性质的职业，厌恶从事教育、服务和说服性的工作。

2、研究型的人比较聪明、理性、喜欢抽象的、分析性的、独立性的工作，愿意进行系统的创造性探究，偏好对各种现象进行观察、分析和推理，以理解和把握这些现象。适合从事科学研究类工作以及工程设计类工作；缺乏组织和领导才能；不喜欢从事说服性或重复性的工作。

3、艺术型的人具有想象力、冲动、直觉、理想化、有创意，偏好模糊、自由和非系统化的活动，不重视实际，不善于从事事务性工作。他们不喜欢墨守成规的活动，喜欢表现自己，喜欢单独活动。适合从事文艺创作类的工作。

4、社会型的人合作、友善、善于交谈和社交，洞察能力强，喜欢社会交往，关心社会问题，重视社会公正和正义，有教导、指点和培训别人的能力和愿望，不喜欢与材料、工具、机械等实物打交道。适合从事社会、教育、咨询等方面的工作。

5、企业型的人更具有冒险精神，更加乐观、精力充沛、有野心，喜欢担任有领导责任的工作，看重政治和经济方面的成就，喜欢追求财富、权力和地位，喜欢与人争辩，喜欢说服别人接受自己的观点，但是他们不喜欢从事研究性的活动。适合从事企业性质的工作，担任领导或政府官员等。

6、常规型的人顺从、谨慎、保守、实际、稳重，喜欢条理性强的工作，偏好对文字和数据等资料进行明确、有序的整理，喜欢使用文字和数据处理设备等协助组织实现目标或获取经济收益，厌恶模糊、不正规、非程序化或探究性的活动，不喜欢自己对事情做判断和决策。这些人看重商业和经济方面的具体成就，看重财富和地位。适合从事办公室事务性工作、图书管理、会计、统计类工作。

该学说的特点是越是相似的职业类型越容易做选择，因为相邻的职业中具有一些人格相似性。如果某人的主导职业兴趣和第二职业兴趣之间不相似，那么此人在选择职业时就会非常困难。

依据这个理论我们可以看出文员更贴合“常规型”这个职业特点。当然，这种分类并不是绝对的。我看到很多性格各异的人在这个岗位上也能做的很好。

这种理论给人们提供一种渠道，发现更适合自己的工作岗位。由此可见，认识自己、找准定位多么的重要。

三、文员如何迎接上级检查

其实文员工作不仅是要为日常办公服务，有时候也要迎接上级检查。尤其是一些行政事业单位或者企业的行政职能部门。

根据多年来的经验，上级检查一般就是按照“文件-内容-反馈-总结”这个程序来检查资料的。

而很多人的实际工作可能只是某个环节，比如我就是搞分析总结的，我手上没有什么文件，也没有具体反馈工作内容。

但是，上级检查人员一来不会去听你解释你的分工，他抓住一个人就会要所有的东西。假如你说反馈实施工作不是你做的，拿不出来这项资料，那么他就会直接判定你的部门缺少该项资料，从而导致整体效果评价不佳。

因此作为各个环节的人员也要准备有一份能够应付检查的资料。

从“文件-内容-反馈-总结”这个检查环节来说吧。

文件：与你的工作有关的上级文件、单位文件。必须是正式文件。这要你自己去相关部门收集复印。

内容：各环节的数据、文字资料，即具体实施工作的纸质体现。越完整越好。

反馈：有的工作要有反馈或者回访内容。这项工作是目前检查人员的督查重点。可以到其他部门（如财务部门、效能部门）复制一部分这方面的资料。

总结：与工作有关的总结分析，要有数据和图形分析，不要只凑字数。先摆数据，再找问题，然后提对策，最后总结——这样一个分析报告不就写好了！如果你自己还有其他想法还可以添加更多内容。

如果这四个环节的资料都准备的齐全的话，那么就足够迎接各类检查了。

人做工作一般都是有计划的，因此对于文员来说，什么性格的人其实也未必那么严格。只要你有计划，并且能做到有始有终，那么你就可以做好这份工作的。