行长办公室在全行部门中处于承上启下、联系左右、协调各方的重要位置。如何做好办公室工作,本人结合自身工作,浅谈自己2020年综合文秘、文件管理方面的规划。
一、综合文秘方面
(一)养成主动学习的好习惯
首先要加强业务学习,弥补办事员不做业务的缺陷,对行内产品的特点、业务流程、最新政策要及时掌握,多关注新闻频道、多看金融相关报刊杂志,多了解本行、金融系统业务知识和进展状。其次,在日常工作、生活中,一定要养成自觉学习、敏锐捕捉、善于思考的好习惯,通过“多听、多看、多思、多悟”提升自己的综合能力。最后,要多与他人沟通与交流,开阔耳闻与眼界的同时,锻炼自身的综合分析、语言表达和组织协调能力,切实达到开口会讲、提笔能写、遇事巧办。
(二)做好与领导的沟通、协调工作
文秘直接为领导工作服务,是领导的助手,因此与领导的沟通、协调至关重要。首先要把握和理解领导的意图和思想。其次要能够及时向领导提供他最关心的信息。最后要跟踪领导的指示,加快工作节奏、提高办事效率,及时汇报反馈。
(三)强化文字撰写能力。
文字起草是文秘最基本也是最重要的工作之一,公务文书的撰写,要站在领导的高度和全局的层面上审视问题,切不可以个人的想法为准。其次,要熟悉本行工作各个环节大致内容,尤其要掌握领导分管部门的业务,没有业务工作的实践,就不容易写出准确反映业务的文章。其三,俗话说“读书破万卷,下笔如有神”,只有大量的阅读与练习,才能不断提升文字撰写能力。
二、公文管理方面
(一)规范文件处理、提升办文质量
首先,严把公文审核关,要在发文校核、格式校核、内容校核上下功夫,克服公文文字粗糙、格式不规范等问题,确实提高公文处理质量。其次,树立效率意识,提高快速反应能力。文件收发看似无大事,实则千头万绪、细致繁琐,要求时效性、细致度比较高,必须分清轻、重、缓、急,对于需要紧急处理的公文,要在第一时间内处理完毕,并适时的提醒相关领导及时办理,提高公文办理的效率。
(二)创新文件传阅,提高公文流转效率
现在公文纸质打印后给行领导传阅,流转速度慢。通过前期与信息技术部沟通,现已成功开发了OA系统线上公文收文管理,通过线上流转公文,提高文件流转速度,提高文件处理效率。
(三)严格遵守公文保密制度,切实加强对涉密文件的签收、流转、处理、反馈环节的管理,有效加强管理涉密文件。
(四)加强内外部沟通
行办作为全行和对接外部监管机构的综合协调部门,在综合协调上的作用越来越大,工作难度也越来越大。对外加强与上级管理部门的联络沟通,及时报送有关材料,建立良好的工作关系,拟建立办公联络机制,协调解决部门间的分工合作问题,并及时跟踪督办,确保所协调事项圆满解决。对内加强衔接沟通,保证领导与部门之间、部门与部门之间信息渠道的畅通,努力形成相互衔接、相互促进、齐抓共管的良好氛围。
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