郭亦玲
在财务中心元月份例会上，裴总教导大家注意提高Excel水平，形成表格设计能力。会后，裴总将《单据传递登记表》新旧格式发给大家，让对比学习，体会表格设计的原则和技巧。
营销中心单据多，发生过审批过程中遗失的现象。为了防范单据遗失，便于跟踪审批进度，上月财务中心要求营销中心启用《单据传递登记表》，随同单据一起递送，每个审核人、经手人办理时核对签名。营销文员自己设计的《单据传递登记表》，裴总发现不合理，就重新设计了一份表格。
我仔细对比了新旧表格，注意到有如下变化：
一、表头部分：
1、增加了“编号”，这样可以方便查找；
2、单据名称由“营销中心报销单据登记表”，修改为“单据传递登记表”，单列“单据所属部门”，这样应该有两个目的：（1）更加准确说明表格用途；（2）增加表格的通用性，其他部门需要也可以使用；
3、增加“填制日期”，便于区分和查找，并有助于掌握单据审批全过程耗费时间；
二、表格主体部分：
原表格横排设计，每份单据对应会计、会计经理、财务中心负责人、总经理、董事长、资金组总监、出纳等审批、付款办理人，为每个办理人预留了签名格。
旧表
但是，实际工作过程中，办理人必须在报销单据上签名，并不需要在《登记表》上逐一签名，很多时候只是在《登记表》上勾选签一个名，这样一来，每份单据后边预留的办理人签名格就显得多余和浪费了。
裴总设计的新格式，每份单据后边只留了“缺退单据签名”的格子，办理人发现单据缺失，或者要求将单据退回时才会在此处签名说明，如果没有这些情况，只需要在下边签一个名字即可。这样处理更符合实际工作情况，也可以避免表格空间浪费，一张表格可能登记更多条单据。
新表
另外，原表的“付款事项”改为了“单据内容摘要”，可更准确表达栏目内容。
三、签名栏设计：
原来的表格顺序排列了会计、会计经理、中心负责人、总经理、董事长、资金组总监、出纳等审核审批岗位名称，现在的表格标注了“财务签名”“领导签名”“付款签名”的分类，既显出了岗位的性质分类，也便于排版美观。
四、排版变化：
原表为每张单据预留审批审核人签名格，横向内容较多，只好采取横向排版，一张表格只能登记20多条记录。
现在横向内容只有四项，签名栏集中放到下部，表格改以竖向排版，一张表格可以轻松登记30条记录。
通过上述四大方面的改善，新的《登记表》更加美观、经济、好用。
通过对比，我发现原来一份表格的改变蕴含着这么多道理，让我学到许多，希望以后我自已也可以设计出实用、完美的表格。
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