最近学习并践行了“番茄工作法”后,我发现这真是一个行之高效的工作方法,便迫不及待地总结出这篇干货分享给朋友们。
首先在这里提一下,我读的是《番茄工作法(解读版)》,这本书是马克週对瑞典学者、番茄工作法践行者诺特伯格所著《番茄工作法图解》的解读版,可谓是浓缩中的浓缩,精华里的精华,而我,只是拾人牙慧,再提炼一番罢了。
《番茄工作法(解读版)》干货什么是番茄工作法?简单的说,是弗朗西斯科•西里洛于1992年创立的高效工作法。当时他为了让自己专心投入学习,在厨房找到一枚定时器,形状像番茄,他把它叫做“番茄钟”,把通过计时并专注做事的方法叫做“番茄工作法”。
虽然你很可能不了解番茄工作法,不过,我希望你在浏览下面的内容前,马上利用身边的计时器,比如用手机调一个标准的番茄钟25分钟,调完立即开始倒计时,继续阅读本干货。
《番茄工作法(解读版)》干货记住,你已经在接下来的25分钟新建了一个事件并正在完成,那就是阅读本干货。如果读完一遍还有时间,则再读一遍,如果还有时间,就用来回忆并思考。总之,这个番茄钟内,你不能做阅读思考本文以外的其他事情。
㈠为什么要用番茄工作法?
因为它能帮助我们调整状态,从而更高效地解决复杂的事、无聊琐事、逼近期限的事,等等。
番茄工作法告诉我们高效工作的捷径是“没有打扰”。但是在现今纷繁复杂的社会,人们难免做到不被打扰。它就给我们提供了解决办法:自制无干扰时段。
《番茄工作法(解读版)》干货㈡番茄工作法的科学依据(简单说几条)
1.形成“工作-休息”条件反射。
调完时钟后立即进入高效率状态,调钟的动作是为了形成特定的条件反射,有利于一个人更专注的做事。一个番茄钟结束后则立刻休息。
《番茄工作法(解读版)》干货2.休息帮助大脑融会贯通
番茄钟之间必须要有休息时间,休息的时候,我们大脑的“投影仪”——海马体,会投射出旧影像,同时,大脑会寻找新联系。这种“脱机状态”有助于产生新联系,帮助大脑融会贯通。
3.使用简单的工具,有助集中注意力
㈢番茄工作法的具体步骤(五个阶段)
1.计划
把当日(或某段时间)需要做的事列出来,估计一下需要几个番茄钟。一个标准番茄钟包括25分钟工作和5分钟休息。接下来请你先看完五个步骤后,再回头看对应步骤下方括号里面的“说明”
(说明:这里涉及到番茄工作法最核心的部分——三张特别的表格:今日待办表,活动清单和记录表。
今日待办表,即列举每日待办事件的表格,需要每天更新。它同时具有记录突发事件的作用,若出现了未预期的“干扰”,则需要把这些事件写在“紧急/突发事件”一栏,并做好标记,以备优先处理。
活动清单,即列举未来一段时间内所有需要做的事情的表格,不需要标注日期,完成一件事,划掉就好
记录表,用来汇总每天的工作进度,包括今日待办表上的信息,还有预估番茄钟数量与实际使用数量的对比,每项活动的具体日期和时间。这是一个回顾和反思的表,能让我们更好地调整时间,做更好的计划)
《番茄工作法(解读版)》干货2.跟踪
从第一个番茄钟启动开始,到最后一个结束。在这个过程中,如果遇到干扰,就把干扰项记录下来。
(说明:跟踪即“做标记”,对于某个事件,如果你预估3个番茄钟来完成,那么3个钟过后,就在对应活动后面做个标记,比如打3个勾或画3个圈。如果三个钟不够则再加番茄钟,每次额外添加的番茄钟都要用其他不同的符号来区分标记)
3.记录
每当完成一个番茄钟,就在“今日待办表”上标记一下,同时把中断次数记下来。
(说明:一天的事情结束后开始记录、处理。记录就是将“今日待办表”中你所需要的跟踪数据誉写到“记录表”中)
4.处理
将记录表中的内容汇总为有效的数据信息。比如,你可以计算一下某项活动过去几天的平均番茄钟数,以此来分析近期的工作效率情况。同时,我们要把“突发事件”放入“活动清单”,并且进行预估,每件事需要多少番茄钟。
5.可视化
这步需要以图表的形式呈现,以帮助我们更立体直观地分析之前工作中可以改进的地方,以便未来更好地提高效率。是否需要这步因人而异。
好了,现在可以看对应步骤下方括号里的“说明”了。
㈣如何抵御中断,对抗干扰
1.避免两种极端:①“后进先出” ②“大计先行”
①,这种情况是指,如果你总是以这样的次序做事,新冒出来的就和砌墙的砖头一样,总是“后来居上”。
②,人们常常会为了避免①而跳进②,即早早地规划自己未来的日程,4月1号做什么,2号,3号,4号……但这种规划始终不能适应变化。它只对处在封闭期的人有效,比如备考学生和产品开发者。
2.三种中断:①外部中断 ②内部中断 ③系统性中断
①往往是自己的事情,来自自己内心的暗示——“我肚子饿了”,“我得打个电话”,“微信有人找我”等等
②是别人或外部环境施加的,比如上司临时召开会议,朋友打来电话,或者一些不可抗因素,比如台风、地震、火灾。
③指每天都会出现的难以避免的干扰项,比如未预期的来电,新邮件,新微信,内急等。
诺特伯格把第三种系统性中断分别归类到了前两种,来电新邮件是外部中断,内急属于内部中断。
面对中断的最合理态度:
不要立马做突然冒出的事,也不要无视它们。把每一个中断记录在“今日待办表”下方的“紧急/突发事件”栏,然后根据重要和紧急的程度(这里可以参考我上一篇文章提到的“时间四象限”)把它分类,再考虑什么时候做比较合适。
面对中断时,要始终记住一个原则:一个番茄钟就是最小单位,不可分割,一旦中断,只能舍弃!
如果是短暂中断,比如回个微信,打个电话,上厕所等,不妨把几件小事凑在一个钟里统一完成。
㈤番茄工作法必须遵守的原则
1.番茄钟神圣不可侵犯
2.番茄钟的最小单位是不可再分的
一个标准的番茄钟是25分钟,当然,你可以结合自己的实际来定义一个番茄钟的时间,如果你不能专注太久,可以定15分钟,如果可以专注较长时间,那就定30分钟,这15或30分钟就是不可划分的最小整体。注意,番茄钟时间一旦确定也不可修改,否则违反原则7。
3.某活动达到5-7个番茄钟,则一定要拆解
任何活动达到5-7个番茄钟时就已经开始过载了。这时需要拆分为小项目,使其更加清晰。比如,我要完成这篇干货,预估所用番茄钟的数量会超过10个,那么我会把这个事件拆分成5个小项目:看完《番茄工作法(解读版)》;进行整理和思考;再看这本书一遍;进行最后的浓缩;编写电子版并分享。这样我就能很高效有序地完成任务。
4.某活动不足一个番茄钟就需要其他活动凑足
这就是文章最开始我建议你调番茄钟来阅读本文章的目的。首先让你体验番茄工作法,然后遵守原则4。一个番茄钟时间可能有多,所以让你在这个番茄钟内增加同一个活动,即再读一遍本干货,读完两遍后还没响铃,就用剩下的时间进行思考。
6.番茄工作法不可用于休闲活动
比如说,你不能花一个番茄钟喝下午茶,花三个番茄钟玩桌游。
7.番茄钟时间要固定,否则无法进行分析
只有相同时长的番茄钟才可以相互对比。不能今天一个钟是25分钟,明天是20分钟。
《番茄工作法(解读版)》干货最后,关于“休息”,这里提供一个最理想的休息方法——浅睡5分钟。
•找一张舒服的椅子,或想象你现在坐着的椅子是很舒服的。
•闭上眼睛,把身体放在最舒服的位置上。充分放松脖子、手臂、腿。
•想象你身处美丽的沙滩,比如在夏威夷的小岛边缘。阳光很温暖,正在从头到脚缓慢地照射着你的身体,你的注意力跟着阳光走,每过一个地方,就告诉自己,这一处已经放松了。
•想象一个白色的,巨大的矩形在空中轻轻地漂浮着。(圆形,三角形都可以)
《番茄工作法(解读版)》干货休息完成后,慢慢睁开眼睛,开始下一个番茄钟。
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