听书笔记—规划和备忘

听书笔记—规划和备忘

【阅读内容】

  计划：规划和备忘

【今日摘录】

计划有两个基本的功能：规划和备忘。

规划，是制定出实现目标的有效路径；备忘，则可以帮助你执行时方向清晰、全情投入。

《高效能人士的七个习惯》，你可能读过。在这本书里有这么一个说法，我很喜欢：

“任何事情都是先在头脑中构思，也就是智力上的第一次创造，然后再付诸实践，也就是体力上的第二次创造”。

首先，在计划阶段，不宜把工作和时间节点拆得过细，时间颗粒度一般到计划周期的下两级就行了。

其次，项目分拆应该尽量做到“不漏不重”。

最后，如果你的项目需要别人配合完成，分拆的颗粒度可以跟着人走，要责任到人，而且是一个人。

如果在你的计划中，需要别人的协作，请不要忘了在一开始，给对方也设置截止日期。

这里有一个小技巧，如果你是很生硬地说:"哎，那谁谁谁，三天之内把东西交上来。"

一般而言，对方是很反感的。你可以这么问对方:"那你看你什么时间之前能够做好？"

只要对方给的时间不是太离谱，一般而言，我就会接受，这个是心理学上的一个小秘密，叫做 “承诺与一致”。 通常情况下，人们不太愿意打破自己给出的承诺。

极简的项目管理表

当然，对于那些只需要被动响应、执行的工作；或者是简单重复，每天变化不大的工作；再或者那些很快就能完成的小工作，你不需要花时间去做计划。

但如果当你需要完成的工作是比较复杂的、时间线比较长的，比如“利用一个季度的时间，提升5%的订单转化率”“三周的时间，进行公司年会的筹备”等等，那么一个事前计划就很有必要了。

通常我们会把这种工作称为一个项目，以项目为单位做计划，有两个最基本的动作：

分拆子项目和设定截止日期。

听书笔记—规划和备忘

如果说，项目管理表，是从事情本身出发，帮助你规划行动步骤；那么日历表，就是帮助你从时间的维度，来锁定重要的事情。

日历表要怎么使用呢？我有三个经验和你分享。

首先，最重要的事先安排。就好比你要往一个桶里装大石头、小石头和沙子。重要的事情先安排，就相当于先往桶里放大石头，再往缝隙里放入小石头和沙子。如果你的生活和工作，充斥着琐事，那就相当于先往桶里放沙子和小石头，那么很可能，大石头就塞不进去了。

这里说的重要的事情，有两类。 一类是短期需要完成、对工作结果有直接影响的。

但还有一类重要的事情是容易被我们忽略的：那就是短期可能对业绩提升、个人表现没有明显的帮助，但一旦长期投资，就会形成巨大红利的事情。

公司这样，个人也是这样。如果你的精力，从来不放在这一类长期重要的事情上，你到后面，就好像在沙子上起高楼，会越做越累。

类似的短期与长期的时间投资，在各个岗位其实都有。如果你是一名销售，那么除了短期降价促销，从长期来看，开发更多渠道，多拜访客户联络感情，就是你的长期投资。

还有一类的“大石头”要放，那就是不能错过的重要的时间节点。

其次，好的日历计划，并不是填满你的每一个小时。恰恰相反，好的计划是有一定余地的，是有缓冲地带的。

你可能读过《稀缺》这本书，在这本书里，心理学家通过研究发现：

我们的大脑，处理信息的能力是很有限的，而如果你的时间过于紧张，过于忙碌，你的前瞻性、认知能力等等就会出问题，人会变得短视，在遇到重要事情时，不能做出正确的决策。

关于如何给自己留余地，我的经验是， 留出20%的缓冲地带。

比如，我一周拼尽全力，可以完成十个任务，那么我一般在一开始，就会计划完成八个。同样，如果我评估一个任务是十天可以完成，我一般会把截止日期争取到第十二天，给自己留出两天的余地。

最后，还有日计划，日计划说起来很简单： 也就是你这一天的任务清单。

结合你的项目管理表和日历表，每天早上，在记事本里，写下这一天必须完成的事情。每天工作结束之后，把今天完成的工作在本子上划掉。

你会发现，完成和交付一项项工作，划去一个个任务，是很让人满足的事情。

极简的项目管理表和日历表，二者结合在一起，是一套简单、实用并且强大的工具，可能你听说过不少时间管理工具，我认为对职场人来说，这两个是最基本、最有效的。

你可以根据自己的习惯，在电脑、手机上做，或者在纸上做，关键是你需要把“做计划”的习惯坚持下来。

两个做计划的好工具：项目管理表和日历表。

关于项目管理表，你需要分拆子项目，并且设定截止日期；关于日历表，我和你分享了三个经验，分别是：

重要的事先安排进日历、在计划中留出一定的缓冲地带、做好日计划。

【阅读感想】

1. 计划可视化很重要，大脑制定计划，但计划不能靠记忆来跟进，因为记忆会出错也会随着时间的推移而淡化，一定要用工具记录下来，进行可视化地追踪。

2. 平时做计划的时候，总是感觉实施起来比较紧，一直被计划追着如完成，后续需要给自己留点余地，因为平时穿插进来的突发事件很多，因为时间安排得紧凑而引发的焦虑感，压迫感会带来很大不适。比如平时预估出个PPT计划半天，其实可能需要一天，如果还需要大量数据支撑或者分析进行内容补充的，时间会花费得更久，一天可能变成两天甚至更多。

3. 平时使用项目管理表类型的表格进行可视化跟踪比较多，今天收获了另一个工具，日历以往仅限平时收到会议邀请邮件会使用，准备启用日历来从时间的唯独，锁定跟进重要的事情。

听书笔记—规划和备忘