本文将介绍 Docusign IAM 如何帮助你的团队自定义协议工作流程并改进端到端协议流程的五种方式。
团队创建、承诺和管理协议的传统方式充满漏洞。这些流程涉及过多的技术系统、繁复的步骤，以及员工在不同工具间手动转移文档和数据的繁琐操作。我们在与企业讨论其协议流程时发现，这些问题使得流程变得困难、成本高昂且效率低下。我们称这一系列问题为“协议陷阱”，它每年给全球企业造成的损失高达近 2 万亿美元，包括收入损失和价值破坏。
Docusign IAM 的智能协议管理是下一代协议技术，专为帮助团队摆脱协议陷阱而设计。它消除了传统协议工作流程中的手动步骤和断开连接的系统，并替换为一个有助于提高效率的无缝平台。
接下来，本文将介绍 Docusign IAM 如何帮助你的团队自定义协议工作流程并改进端到端协议流程的五种方式。
01、找到与 AI 协同工作的协议和语言
过时的协议工作流程导致的一个最常见问题是难以定位合同或确定特定条款。Docusign 和 Deloitte 对端到端协议流程的研究显示，将近一半的公司认为他们花费了太多时间来查找协议。超过 54% 的企业缺乏能够自动跟踪和分析已完成协议的工具。这种搜索过程不仅容易出错，还造成了大大的时间和成本浪费。
Docusign Navigator 是一个强大的存储库，它利用 AI 帮助你快速解答协议问题。它提供了直观的过滤器，让你可以即时按当事人、到期日期、美元价值等对目录进行排序。Navigator 还包含一个搜索栏，该搜索栏使用自然语言处理技术，不仅基于关键词，还能在概念层面进行搜索。这对于寻找有关隐私或不可抗力等复杂概念的条款尤其有用。此外，生成式人工智能功能甚至可以为协议中冗长或复杂的部分创建摘要。
02、通过协议报告做出更明智的决策
企业的协议可能初看只是纯文本页面，但 Docusign IAM 将其转化为结构化的数据集合。通过提取关键数据点，你的团队能够迅速掌握任何单一文档或整个协议库的信息概览。这些数据点可用于快速且准确地解答关键业务问题。
例如，如果你需要确定在企业中支出最高的客户，Docusign IAM 中的报告功能可以解答这一问题。它还可以揭示哪些即将到期的协议被设为自动续订。你的团队可以利用报告功能来追踪协议相关的周期性统计数据，并借助这些有力的数据支持来制定更加明智的企业发展方向决策。
03、使用集成连接工具
Deloitte 与 Docusign 的联合研究表明，团队在处理信息时常常在多个不互联的工具间转移数据，这种做法不仅浪费了宝贵资源，还导致了版本控制的混乱和数据共享的难题。
设想一下，如果一份协议能在一个统一的平台上完成从创建、谈判、签署、执行到更新的全过程，而非经历一系列附加、上传、重新格式化和重新上传的繁琐过程，那会是怎样一种体验？Docusign IAM 客户可以访问 Docusign App Center，将他们当前用于创建、提交和管理协议的所有工具连接起来。
如需访问 Docusign App Center，请打开下方链接：
https://www.docusign.com/products/platform/app-center
04、通过工作流自动化消除手动步骤
集成最大限度地减少了将协议信息从一个工具移动到另一个工具所需的工作。自动化进一步提升了这一改进，通过消除将协议从工作流程的一个步骤推进到下一个步骤的手动工作。移除这些手动步骤可以节省时间、减少错误，并确保每个人都更好地了解协议流程。
Docusign Maestro 提供了一个无需编码的解决方案来应对这些昂贵而繁琐的步骤。IAM 客户可以使用 Maestro 设计标准协议工作流程，包括身份验证和电子签名等步骤，并为每个步骤设定完成条件。一旦一个步骤完成，Maestro 就会启动下一个步骤。并且，需要通知的个人将自动收到警报。
任何需要在下一步使用的功能（如电子签名、身份验证、公证等）都会自动链接到流程中。一旦在 Maestro 中定义了流程，协议就能尽可能无缝地从一端移动到另一端。
05、协作式协议管理
当协议涉及多方和企业时，工作流很容易因可见性和版本控制不佳而陷入困境。用户很容易混淆哪个版本是最新的，哪一方正在审查该版本，哪一方提出的修订已被采纳，以及谁负责下一步行动。
Docusign IAM 通过基于云的单一版本解决了这个问题，确保文档始终保持最新状态。协议在云中创建，并始终留在平台上。议价、签名、公证服务（如有需要）和续签都在同一份文件上进行。在任何时候，任何拥有适当权限的人都可以查看协议的状态并监控其进度。他们可以确信找到的协议是最新的版本。随着协议流程的推进，IAM 会实时跟踪更新，记录协议操作，并跟踪下一步需要采取的行动。
结 语
作为一个领先的电子签名和协议管理平台，Docusign 通过简化协议的创建、签名和管理流程，帮助企业解决客户在传统纸质协议处理中的痛点，比如效率低下、易出错、存储不便和合规性问题等。Docusign 的智能自动化工作流程进一步优化了协议处理过程，提升了客户体验，并确保了业务的合规性。
对于企业来说，推广 Docusign IAM，可以进一步加强对用户身份的验证和访问控制，这不仅提升了协议处理的安全性和精确度，还促进了团队间的协作。这种端到端的协议流程优化，不仅提高了企业运营的效率，增强客户对企业服务的信任，还能为企业带来了业务增长的新动力。
网友评论