每一期无讼学院的课堂上，我都会利用课余时间和学员讲解我们推荐的四款效率工具。它们分别是Workflowy（www.workflowy.com），Tower（www.tower.im），Pocket（www.getpocket.com）以及印象笔记（www.yinxiang.com）。通过这几个月的课堂实践，越来越多的律师告诉我，他们已经把这些工具实实在在地运用在了自己的工作当中。
事实上，前段时间Workflowy团队还发邮件和我沟通，说发现有很多中国的用户开始使用它们，这其中很多是来自无讼的推荐。
本文是一篇综合性的文章，我主要会和大家分享我们推荐这几款工具背后的逻辑。但是在正文之前，希望和大家厘清几个要点：
- 工具不能『取代』你的工作
工具无法『帮你』解决问题。每次课堂之前，我都会用一个大大的PPT强调——『方法比工具重要一万倍』。你使用工具，是因为工具能够帮你实现没有工具时无法或者很难实现的效果。但最核心的部分仍然是你自己。
如果你没有结构化思考的习惯，那么Workflowy对你一点用没有；如果你没有团队协作的需要，那么Tower什么忙也帮不上你；如果你就是不想画图，那么无论我们怎么推荐ProcessOn，它和你也没有一点关系。
- 工具最大的价值在于提高效率
工具是人的能力的延伸，因为有了工具，你可以更高效地做更多的事情。
比如成都大成的罗毅律师，通过Tower建立了自己的305步新三板标准化流程，得以更加高效地管理自己的项目与团队。用他的话说：『我因为Tower提高了20%的效率，而这多出来的20%的时间，让我可以做更多的事。』
- 任何工具的学习都有门槛
和所有学习一样，当你接触一项新鲜事物，你必然需要通过一段时间的使用与练习才能真正地掌握。
有不少律师对于工具很排斥，我想其中的原因主要在于对门槛的恐惧，以及对于习惯改变的焦虑。然而无论你认不认可，改变已经发生。就像当所有人都通过微信沟通时，短信已经再无意义。因此尽快跳出舒适区，拥抱变化，才能带来真的改变。
以下是正文——
这篇文章的目的不在教授工具的使用技巧。事实上，这些工具有的大家已经耳熟能详，有的我们也通过过往的文章做了重点介绍。我会讲述我们推荐这些工具背后的逻辑，以及这些工具是如何相辅相成的。
希望可以对你有所启发。
一、建立全局观——用Workflowy把事情想清楚
我们曾在之前的文章里提到，Workflowy是一款可以帮助你更好地进行结构化思考的工具。我们表面上在推荐Workflowy，事实上，我们是在推荐结构化的思考方式。
结构化思考，换一句话来说就是金字塔原理。金字塔原理这个说法来源于美国著名的现代管理咨询公司麦肯锡。大致的意思就是：任何事情都能归纳出一个中心点，而此中心论点可以由数个一级论据支撑，这些一级论据也可以被数个二级论据支撑，如此延伸，状如金字塔。
有点像这个图。
1066-1af62438444112ae.png
我们希望大家可以通过使用Workflowy，逐渐熟悉结构化思考的工作方式。这种思维方式能够帮助你更好地建立全局观，把事情想清楚。事实上，思维导图也是采用类似的逻辑。只是由于思维导图的特点所限，当信息非常多时，它的结果呈现就非常乱。我们之所以推荐Workflowy，是因为它更加简单，更加清晰。
你可以用Workflowy规划自己的日程，制定自己的策略，记录自己的检索痕迹，提炼自己的演讲内容……总而言之，所有能够结构化的内容，你都可以通过Workflowy来实现。
下图是天同律师做的庭审思路整理（示意）：
屏幕快照 2015-10-27 16.28.28.png
重要的话再说一遍：我们表面上在推荐Workflowy，实际上是在推荐你用它来进行结构化的思考，从而建立自己思想上的全局观。
【延伸阅读】忘掉思维导图，用它来更好地整理你的思维
二、团队管理与项目协作——用Tower把事情安排好
有了大局观之后，就要着眼于当下，踏踏实实地完成每一步。无论是进行一个项目，还是办理一个案件，如果你的团队超过3人，如果你有项目在同时进行，只要你想更好地管理自己所有的项目，更好地协调自己的团队，那么你就会需要使用Tower。
所有的项目协作，究其本质无非基于以下几点：
- 所有的大项事件，都可以被拆分成许多小项任务
- 每一个任务，都会由一个特定人来完成（同一个事情无法被两个人同时完成，如果你认为同一个任务可以分配给两个人，说明这个事项还拆得不够细）
- 每一个任务都会有特定的截止时间，每一个任务的完成，都会产生一定的结果（文件、图片等等）
- 除此之外，还有一些特定的『时间点』需要和团队成员共享
以上几点，Tower用最符合逻辑的方式帮你完成：
- 建立团队，用微信将自己团队的人拉入Tower。
- 建立项目，把项目涉及的特定的人进一步放入项目。
- 在项目里建立任务，安排给特定的人，标注好重要程度，以及截止时间。
- 任务完成后，相应的结果材料，上传至文件区。
- 确定特定日期（比如开庭），在日历里建立共享日历，团队所有成员都能看到。
屏幕快照 2015-10-27 16.30.52.png
当你的项目流程已经固定，并且可复制的时候，你可以把所有的步骤都建立成模板，每次新开一个项目，都直接从模板启动。
这不就是标准化么。如前文所述，大成的罗毅律师，就用它做了新三板标准化流程305步。
屏幕快照 2015-10-27 16.32.22.png
屏幕快照 2015-10-27 16.32.33.png
与此同时，Tower能够记录、提醒团队成员每一步完成的结果。作为项目的管理者，你可以用它更好地掌控自己的团队情况。而作为参与者，因为你的行为被完整记录，你可以地了解自己的工作情况。
Tower已经足够简单，这个过程中，最大的挑战在于习惯的改变。
我们之所以推荐Tower，是因为在它身上，我们看到了未来法律人大规模无边界协作的可能性。事实上，改变已经发生。除了罗毅律师，已经有越来越多的学员用Tower来管理自己的团队与项目。
即使你只有一人，这种工作习惯依然可以让你受益。Tower可以帮你更好地把事情规划好。
【延伸阅读】法律人如何用Tower管理你的项目
三、碎片化阅读——用Pocket整合你的碎片化阅读
获取信息的重要方式就是阅读。然而在这个信息庞杂的时代，阅读已经越来越碎片化。一个很常见的场景是这样的：你在看微信朋友圈的时候，发现一篇好文章。只是当时你可能在车上或者在吃饭，没有时间读完，于是你点了收藏。
这个场景不光发生在微信上。如果你获取信息的渠道很多，你可能在很多软件的收藏夹里，都放了很多没有来得及读的文章。
课上分享Pocket这个工具的时候我都会笑称，这个收藏键就像删除键，你点了收藏，可能你就再也不会读了。
既然碎片化阅读的大环境无法改变，我们推荐的策略就是：碎片搜集——整合阅读。
- 把所有渠道上的来不及读完的文章，都统一到一个平台。
- 利用某个整块的时间，对这些内容进行统一阅读。
因此我们推荐Pocket，它就是为这个场景而设计的。
【延伸阅读】与其把文章收藏了却再也不看，不如试试这个工具
四、知识管理——用印象笔记建立你的个人数据库
在无讼学院的课堂上，Pocket和印象笔记是当做知识管理的一部分一同讲解的。我们推荐大家使用Pocket解决信息的搜集的问题，把Pocket当做信息的中转站，整合阅读之后，再把需要的信息放到印象笔记里存起来。
这里有一个概念——知识管理不是管理知识。如果你放到印象笔记里的信息自己都从来没有看过，那么这个信息对你一点意义也没有。因为没有通过你的处理与转化，它并不是你的知识。你只是像仓鼠一样把它们存起来了。本质上和你点了收藏一样。
所以我们推荐大家使用印象笔记要和Pocket配合起来，背后的逻辑是，通过Pocket来帮助你做信息存储前的筛选。印象笔记可以当做你的个人信息数据库，你可以把它理解成你的『第二大脑』。既然是在自己的大脑里存入信息，从信息纯度的角度，也建议大家做一定的筛选。
我们推荐印象笔记的原因，在于它强大的检索功能。每期课上我都会举这样一个例子：
下图是某次活动一个律师朋友做的笔记，手写的，里面有四个写得比较清楚的字『知识产权』。
屏幕快照 2015-10-27 16.22.50.png
在印象笔记里是可以搜到的。
屏幕快照 2015-10-27 16.23.00.png
有了这么强大的检索功能，它才成为真正意义上的『第二大脑』。很多信息，放入印象笔记，需要的时候一搜就能搜到。
总结——
上文即是我们推荐的工具集合。通过这四个工具的配合，我们希望律师都能够掌握结构化的思维方式，标准化的团队协作，建立自己的阅读和知识管理体系，从而更好地提升自己。
我在课堂上分享的PPT，已经转成PDF文件，可点击此处下载：http://pan.baidu.com/s/1mg8ek1y
最后——
不知道你是否发现，我少介绍了一款工具——ProcessOn，一款制作可视化图表的利器。原因在于，这个工具的演示最好的方式是视频。由于工程量会比较大，如果你期待以视频的方式学习这款工具，请投下面一票。
谢谢。
网友评论