Photo by Karsten Würth (@inf1783)

有时候，在工作中，我们一定要有一点owner精神，不断的push事情向前，向着理想的目标和结果进发。如果是合作性的工作，千万不要想着会有其他更有责任心的人来push这件事，如果大家都这么想，那就好像心理学上的旁观者效应，责任被分摊，谁也不愿意轻易去承担。这样，个人的工作不可能高效，组织的工作也不可能高效。组织工作不高效，最终会从另一个方面间接或直接的影响到我们每个个体，其结果肯定是不好的。

在我看来，大到一个城市、一个公司，小到一个家庭，一个个体，掌握一点GTD的原理和方法，并加之应用都是大有益处的，都可以大大提升我们的效率。所以在第6课——这个专攻优化个人体系的公号里，我会专门创建一个专题叫做GTD，来和大家讲讲时间管理那些事儿。

原计划是从GTD是什么开始写，由渐入深，逐步道来。可最近在工作中践行GTD，总结了一些心得，说白了就是体会到了GTD带给我的一些好处吧，便也不顾什么成不成体系，现在就来趁热和大家唠唠。

熟悉我的朋友应该知道，我一年半前刚换了一份工作，来到现在这个公司。在新公司的前半年接触的工作内容十分繁杂。对，没错，是十分的！繁杂！

Photo by Markus Spiske

我作为一个小小组的负责人，需要对接外部项目、进行内部工作分发，并承接项目的执行工作。对接外部，不仅包括了公司级项目的事物，还包括部门级大小杂事，以及配合部门内部其他小组的一些项目事宜。刚刚新来一个公司，业务不熟悉，关键是组里几乎全是新人，都没有对接现有工作的任何套路，他们有什么困扰了还要来求助我。而我也不只是一个项目的承接和分发人员，如果单纯站在这个层面也还好，因为人员不足，我还需要进行下个层面的项目执行工作。视野和关注点需要不断的从项目内部到项目外部来回切换，真是要命。

用忙碌和加班已经无法解决我的问题了。因为人的时间太有限，注意力的切换速度慢也是人脑相比机器来讲最大的劣势。

好在我那段时间刚好有缘接触到了《时间管理100讲》。每天早晚在公车上聆听叶武滨老师的循循善诱的教导，我每听一遍都加深了对GTD的理解和兴趣，以至于后来来回听了7遍，终于感觉悟出了些什么。我便大胆的实践在自己的工作中，不断改进适于自己的方法，并取得了很好的效果，后来竟然还将这套方法传播给了我的同事。

01 即时收集的力量

低效的工作方式

按照我以前的方法：一个项目过来，ok，我现在知道了这个事情，但是我正在做手头的事情，我要保持高效和注意力集中，于是我继续做手头的事情。等到这件事情做完，或者被下一个人打断。然而此间，当我的大脑第一时间被告知有一个新的事务，我就已经开始分心了。我必须努力记住有新的事情，相关文档是在和谁的哪个对话框里，稍后我要处理。

这个工作方式带来的效果是很差的：看似不被轻易打断，实则为自己大脑的CPU添加了一个每五分钟自动提醒程序，扰的我感觉事情特别多特别烦，手头的事情也是草草结束，压力感倍增。

稍后，我又要努力去回忆今天和哪些人谈过话，都有哪些项目文档和链接在什么地方？

再然后，今天我用word文档记录一下工作，明天顺手打开备忘录，后天直接微信里给自己发一条消息做提醒。

这样的结果是什么？结果就是我一天里我看似用高效整段时间去处理各种事情，然而我在处理手头事情的时候无法完全集中注意力。告知过我的项目，我总是会有遗漏。记录过的项目信息，到后面怎么也不记得记录在哪里。

GTD式的工作方式

Photo by Mikaela Wiedenhoff

废话不说，直接说一说我的改进工作方式吧。利用GTD的方法：判断不超过5分钟的事情立即去办，把相关信息统统详尽的收集在自己的工作篮里。 我一般将日程类的事物直接顺手记录在日历里，包括时间，地点，相关提醒的文本或网页链接。另外，我会将项目信息统一记录在一个系统里。我刚开始选择的方式是记录在个人的omnifocus里，它很强大，但是无法提升团队协作力。后来我统一了团队的项目信息流系统，全部使用trello。每个trello的卡片代表一个项目，包括接手人、时间、相关信息和链接等。使用trello并在团队推广以后，大家无论是谁对接的事物都按照这个固定的程序记录、形成卡片，这样确保信息不会遗漏，而且团队间信息非常透明，信息的流转也非常高效。

trello的工作流

保持即时记录的习惯以后，我接到的任何待办事项都不会被漏掉，而且经过这种流程化的处理程序后，信息流几乎是以一种非常有条理的结构呈现在我面前。与此同时，即使被打断5分钟处理事务的收集工作，切换回来也不难，而且大脑反而可以彻底放下刚才收到的项目信息，更加专心的投入到当前的工作中。

一丝不苟的执行即时收集，信任我的GTD系统，让大脑不再疲于记住琐事而专心投入到创造的过程中。

02 展开你的思考过程

我领悟GTD思想，使用的第二个适合自己的工作方式是利用记笔记的方式去展开思维的过程。让每一个时间切片、每一段思考的过程都留下印记，并以电子的方式多媒体式的呈现出来。

简单讲，就是将大脑的思考过程用手脑结合的思维方式来完成。比如，我要构思一个项目的技术方案，最原始的方法 就是一个劲的想，任由脑子里的点子乱蹦。

Photo by Kelly Sikkema

更高级一点的方法 就是将脑暴的关键字记录在纸上，手绘、画图、列表、蓝图，最终形成一个点子、或者一系列的行动方案。然后再另起一页，把最终思路梳理一遍。这也几乎是学生思考问题、科学家做研究的最基本方法了。

我的神器：印象笔记

最后我再介绍一个更符合我们时代气质的 最高级方案：做电子笔记的记录。 你还是可以按照习惯，用纸笔来记录思考过程，但是别忙，还可以更加优化，只要借用一个更强大的类似云笔记的工具，将思考的过程，比如纸上涂鸦拍下来统一保存到云笔记中，将思考结果梳理成树状图，亦或者各种参考文献、网页链接、图片甚至录音都可以丢进去。善用云笔记，这几乎是我的整个个人系统中最核心的武器，也是为什么我在其他人眼中拥有“秒搜”技术、具备调理感的原因。

在市场上这么多的云笔记中，我最终pick了印象笔记——我认为的最强云笔记软件。后面，我会系统的对印象笔记做介绍，会教给大家一些非常细节的善用印象笔记的方法，真正让它变成我们的 “魂器” （借用邱晨的话）。

哈利波特之魂器

利用云笔记的方式，保存思考过程中各个版本的方案，和最终的方案。在回顾的时候，我们的整个抽象的思维过程仿佛具象化了，以不同的形式：文字、图片、声音等各种文件的形式。

03 大招：驱使其他人按你的思路行动

最后，放个大招：利用GTD，驱使其他人按你的思路行动。

Photo by rawpixel

这可不是一个标题党，这是我近期工作中的一个切身感悟。近段时间，我和另外两个同事一起合作完成一个项目。期初在和外部部门同事的合作会议上，我们这个项目的优先级被提到了非常高的位置，各种重要啊，紧急啊，忙啊，复杂啊，催促啊。搞得我这种向来有条理的人，内心都有点慌了。

接到具体任务后，我按照前面讲的第二个方法，一步步展开我的思考过程，最终得出的结论就是：项目的一些所谓的难点，并没有大家一开始讲的“那么”复杂，真有一种拨开云雾的感觉。然而，思考归思考，我发现了一个问题：有很多项目需求没有细化，根本不像大家催促的那样仿佛是万事俱备只欠东风了。一方面我需要其他的同事来细化这些内容，另一方面，我的前期调研需要给他提供一点信息上的帮助。

按照以前的方式，为了推进这件事情，我通常会做两件事：一、特意的整理，整理出他需要的信息，整理出待细化的需求；二、面对面的沟通，告诉另外的同事我被他的未完成工作阻塞了，然后趁机push他一下。

然而我现在的方式是这样的：因为有了思考过程记录这个习惯，我无需特意的整理，随手截图一份富含信息的表格，发送给那个同事，就完成了上面的两步。因为思考过程的记录非常详尽，所以可以提供给他的信息量非常大；又由于印象笔记的表格等功能很强大，我整理出的信息也非常清晰有条理，最终的结果让我很意外：另外一个同事很自然而然的接受了 “我安排给他的下一步行动计划” ，竟然非常高效的把需求细化的工作完成了。有一点我要说明的是，这个同事虽然负责需求的细化，但是没有参与任何前期需求的深入调研，因此对我focus的这块东西并不是了解的非常细致入微。除了因为这个同事本身有很强的自驱力外，因为我丢给他信息是非常清晰完整的，而且基本具体到了下一步行动计划的点，因此他也非常方便去执行这些工作，给与我的反馈也很快。

结构化的思考过程记录：详尽的信息

这是我无意之间体会到的一种GTD的魔力： 提供充分的信息、列出下一步行动计划：不仅让自己有条不紊的行事，而且可以驱使其他人按你的思路行动。

结语

今天我几乎将自己应用GTD的最核心秘诀都传授给大家了，希望你们能够珍惜，并获得一点收获。后面，我还会从“术”的角度，更具体的去谈一些围绕GTD工作流的个人工作方法，尽请期待。

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