十月底入职，作为一名刚入门的测试攻城狮，对自己的的本职工作是从零开始，就连基本的职场上一些基本的常识亦是如此。
前几天，PM发了一个邮件给我，让我提交入职的基本材料：身份证正反拍照，学信网毕业证截图，学位证的鉴定PDF下载，还有入职承诺书手抄版拍照。就这几个材料，原本几分钟的事，却被折腾的三次。不是因为材料少了，而问题都出在了“邮件”上。
大学生的思维，手机拍照发到桌面，打开邮件，填写收件人，上传截图、照片，添加附件ptf，发送给PM。几分钟，“所有材料放到文件夹中压缩发送，同时抄送一份个韩姐”。立马修改一波，先发给了韩姐，然后转发一份给PM。原本，事情原本就这样结束了，结果PM又来邮件“是抄送，同时发送不是转发。重新弄一下”。就这样，邮件与我杆上了，足足花了半个多小时才完成。
事后，想了想，幸亏自己是应届生，不然PM可能都会绝望了。在工作中，最常用的便是邮件。晚上，收集了一些资料，整理了一些基本的邮件的基本格式，以及常见问题，并整理成笔记，希望在以后的职场上，不再犯同样的错误。
一、涉及邮件的三种操作
写邮件、回复邮件、转发邮件
二、主要的核心四点
收件人、抄送、主题（标题）、内容
三、常见的问题
**主题**：不使用主题表明信息或者主题不明确
**过于随便**：称呼随意，内容简单，出现错别字
**装饰**：使用奇特的装饰和表情
**情绪化**：内容带有情绪色彩
**回复**：延时回复
聊到这么多，那一份合格的邮件有该如何，需要注意哪些呢？
装逼开始。。。
**一、收件人**
1、 确定接收邮件的对象，并将收件人数降至最低
2、 传送邮件之前，确定接收对象是否正确，以免造成不必要的麻烦
3、 发送给关键人
**二、抄送**
1、 在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员
2、 确定抄送邮件的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰
3、 确定抄送对象的名字是否正确
**三、主题**
电子邮件一定要注明主题。此外，主题要明确、精炼与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息，让人一看便知邮件的大体传达的信息，以便对方快速了解和记忆。
**四、内容**
邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益、称呼、正文、结束、落款/签名尽量完整。
1、 称呼
1） 如果知道收件人的姓名附上称呼，可以让对方感觉更友好
2） 如果知道对方`性别`，可使用称呼：**先生，**小姐，**女士
3） 如果知道对方`身份`，可以使用称呼：**总经理，**经理
4） 弄不清对方的姓名，身份，用“老师”等称呼可以代称
2、 正文
正文要做到主题明确，语言流畅，内容简洁。使用标准用语方式，避免口语化。在写主体内容过程中，注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要困扰：
1） 回复信件时，有必要加上部分的原文，以便对方了解回信的内容
2） 若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后
3） 若有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途，需注意附件的内容大小和格式。做到如下几点：
a) `文件后缀是.exe格式的，需要打包压缩`
b) `文件是.bmp格式的，需要转换为.jpg格式的`
c) `文件格式用户不支持的情况下，比如.mpp格式的需要截图`
d) `Word格式转化为兼容版的word2003版`
e) `附件数目不宜过多（不要超过四个），数目较多时打包压缩成一个文件夹`
f) `附件文件应该用有意义的名来命名，容易易懂`
4） 若有备注，用红色字体标注
5） 尽量避免拼写错误和错别字，推荐使用拼写检查
6） Email邮件正文多用1234之类的列表，将事情说明清楚
7） Email的正文要简明扼要，行文通顺
8） 注意Email的论述语气，避免情绪化
9） 一次邮件交代完整信息
10） 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
11） 不要使用不正式的表情字符
**3、 结束**
1） 若可以提供更好的选择，应该在结尾处提出
“如果您有什么疑惑之处或者需求需要咨询，请电话或者Email联系我”
2） 最好的结尾，着眼未来，带着期许
“希望我们能够达成合作”
3） 结尾带上诚恳的祝福
“感谢您百忙之中查阅这份邮件，祝您工作愉快”
**4、 落款/签名**
公司名称、个人姓名，日期，在邮件中最好写上自己的联系方式（手机号），并随时保持畅通
1） 签名信息不宜过多
2） 签名栏文字应该与正文文字匹配，简体、繁体或者英文，以免出现乱码，字号一般选择比正文字体小一些
**注：**`邮件中字体为10.5号宋体，较为美观`
**五、使用技巧**
1） 及时回复Email
2） 进行针对性回复
3） 回复不得少于10个字
4） 不要就同一问题多次回复讨论
如有指正之处，请多多指教。职场小白，虚心受教。。。
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