我们开始着手做某些变化的时候，通常需要问一些基本问题：我们在做何事？什么时候开始？我们需要什么？我们能否按时完成？是否还需要帮助？时间多长？成本多大？这些问题通常是我们开始一个项目时需要回答的，问题的答案正是构建项目管理的重要组成部分--定义我们想做的事，以及我们能够实现的最好方式。PRINCE2提供了一个标准化、结构化的项目管理方法，并融入了已证明成功的最佳实践（bestpractice），通过为所有参与者提供的通用语言，便于被广泛理解和接受。PRINCE鼓励对项目责任正式的确认（谁具体负责什么），强调项目交付什么（what）、为何交付（why）、交付时间（when）、为谁交付（whom）。PRINCE2能带给项目管理：整个项目流程（启动、中期以及收尾）均在有效控制、组织之下；在决策关键点，重新审视项目计划和业务状况；自动管理和控制对计划的任何偏离；股东和高级管理者只是在恰当的时机介入项目被广泛承认，为项目管理交流提供了一个共同语言。对资源进行控制，对风险进行管理。对具体的项目来说，还具有以下益处：
每一层极的角色与责任定义明确；
通过例外管理，减少了不必要的官僚会议；
从高级长期规划到低级中期规划，项目规划层极明确；将项目管理的技术性工作和管理工作区分了开来；
所有参与者对项目风险都有充分的认识；
变革管理的方式有助于减少风险。
使用PRINCE2，项目管理者能够：
在项目开始前搭建参考标准作为项目启动的先期条件
辅以明确定义的结构来委任人员、授权职责以及相互间交流
将项目切分为可管理、控制的各个阶段，以便更精确的计划
提供定期的、简短的管理报告
在项目关键点上组织高级管理层和股东开会，这样的会议被减少到最低限度
对于那些直接使用项目产出结果的人士，PRINCE2带给他们：参加制定所有关于项目的决策
如果愿意，可以完全监督项目每天的进展。
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