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办会经历的感悟

办会经历的感悟

作者: 喜欢文学的工科男 | 来源:发表于2019-01-11 00:02 被阅读7次

最近部门接了个大活,是关于单位人员职称评审的事宜。时间紧,任务重,周一我们几个人就任务进行了分工,我主要负责会场的布置工作;考虑到我来部门的时间不长,实际工作中还是受到了前辈们的大力支持和帮助。经过两天紧张的筹备工作,我们顺利保障了这次评审的进行,取得了较好的结果。这个经历主要给了我以下几点收获:

1. 世事洞明皆学问。

会场布置看似简单,实则有很多潜在的规矩在里面。譬如座位牌的摆放次序、述职席的位置、茶杯纸巾的摆放等,都要跟前辈们多学习才能掌握;谦虚谨慎,热情好学,会场的布置需要协调方方面面,因此就不得不联系很多部门寻求帮助,本来都不认识的同事,经过这次交流也逐渐熟络了起来,并且熟悉了会场中很多设备的使用,如会场LED显示屏字幕的调整、会议电视PPT的调试等,也算是get了几个小技能,仔细想想还有点小激动呢!

2. 机场接站之感悟。

我还在会场中马不停蹄,突然被通知去陪领导接机。我的内心是拒绝的,但扣上答应地很快:没问题,好的。(呵,我可真是一个戏精)。接机小要点:第一要记住客人的姓名、联系方式、航班号、以及准点的到达时间,以防领导的询问;第二,严格把控时间,尤其陪领导时,一定不要过于提前抵达机场,解决办法就是实时监测航班信息,以防飞机延误;第三,飞机快落地时,提前给客人发短信告知接机人的身份信息和衣着,便于双方接头和交流。第四:不要只相信一家航班软件,一定要下载两个以上的航班软件(航空管家、飞常准等),实时对比,以防出现失准现象。(咳咳,我这次就是被航旅纵横给坑惨了,多等了40分钟,估计领导很生气,我也很自责。。。)

3. 接待客人与送站。

这个任务我也是被临时拉过充数,完全没得经验。起因是一名教授在评审当天晚上就要离开,其他同事陪着另外的教授参观,没法抽身,临时让我去宾馆听候差遣。我看了下时间,果断先给教授打了电话,告知他吃过晚饭再送他去车站,并询问其吃什么东西;教授很随意,表示吃两碗面即可。

虽然他这么说,但是我不能真这样做啊,毕竟天朝人民表达意思都是很含蓄的。我苦思冥想,鉴于他的语气,我点了两碗面与三个比较清淡的菜。及至教授下楼,我立即跑过去帮他退房间,接着就去了宾馆的餐厅陪他坐着;教授人确实非常随和,还表示自己吃不了多少,强调不要点太多菜,免得浪费;一听这话,我果断趁着拿着茶壶的功夫,告诉服务员只上两个菜就行,另外一个菜不用上了;虽然有点浪费,但是特殊情况特殊分析嘛,毕竟主要任务是送教授,教授好才是真的好。

吃过晚饭,我将其送至高铁站,一直陪同教授取完车票,并目送其进站,我才坐车返程。随后我给他发了两条短信,一次是他候车时,另一次是火车快到站的前十分钟,内容大概就是感谢与祝福的花语,为这次的送站服务画上了句号。

结语

不得不承认,天朝文化博大精深,与人交流无法避免,因此,早点接触这些场合,磨砺自己,增强自己的亲和力和素质显得非常重要;无论在哪种场合,无论是什么身份,都要记住:人始终都是群居动物。

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