一、前期准备：
1、拜访过早中间没有提醒的话，临近开会给专家发邀请函，专家一时半会还记不起来有这么回事。所以，会议进展及时跟专家汇报当做提醒了。
2、由于会前临时加人，特别是人数太多的时候（40个），一定要把任务分下去。让他们主动承担任务（说出拜访和邀请专家的好处，让他们自愿承担）
3、会议接送这个工作任务重。所以，要提早（没有提早）确定每一个专家的接送时间和地点。有点拖拉，没回信息的直接打电话沟通，专家忙多打几次。
4、会议酒店的预定：专家会酒店的细节主要有水牌，签到处，海报或易拉宝，矿泉水，茶歇，桌子摆位，姓名牌，纸和笔，横幅，投影仪讲台话筒，停车票，餐券。
5、会议相关人员会前会场布置：易拉宝拜访，物料分发摆放
6、会前总分工交待与每个人单独落实。避免出现现场不清楚分工或没有交待清楚（没有单独落实，递话筒时候没人）。
二、会场控制：
1、专家会的重点是专家的接送。这次专家接送不多，前期有五台车，完全一个人能应付。后来临时又增加了5辆，而且车人重新打乱，自己都没来得及弄清楚。所以导致，没有及时的一一发信息给专家司机的车牌和电话，没有一一落实司机提前联系专家了。（接：1人1车，送回：可顺路安排2人最多3人1车。）
2、XJ，用到大额XJ的地方，一定要确保提早把XJ取出来，提早分配和认真数数。避免出现XJ分错和多了少了的情况（红梅多数了一百出去）。涉及到多人分发的时候也要提前分配，避免发生错误。
3、服务：添加茶水、传递话筒。会议一半，很多人经过会前忙碌准备，会中都不想动。这个时候，会中需要调动一个会前坐着签到的人来比较合适。
4、引座：虽然引座比较简单。但是发现一群男士当引导还是觉得不行。在女士不多，男士服务意识不够的情况下，只能提前练一遍。
三、会后：
1、物料的回收
2、安排送人的车子安排，负责的专家短信确认安全到家
3、酒店费用的结算
四、细节：
1、签到表遗漏了“医院”
2、细节，细节，专家最看重服务细节。没有及时给部分专家们发车牌号和司机电话。导致管M主任有意见。
五、需要提升——分配和管理：
1、会前整个流程的安排表，避免细节遗漏
2、会前人员分工，越细越好（比如接送，分配人头，每个人紧跟一位专家的行程安排），人员的资源利用（自己部门人手不够时想办法从其他地方调）
3、分工后的动员。宁愿不安排，也不要安排不情愿的员工，他办事你不放心，分你的注意力还不一定能如你愿做好。
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