计划先行，步骤靠谱
——如何用好5W2H/清单看板这个工具
在日常的企业经营中，我们总会遇到一些需要完成的任务：例如，老板给你交代了一个任务：推进公司“绩效管理工作”良好运行。你接到任务后，把“绩效管理工作”六个字写在思维导图的中央，然后 …… 然后就脑海中一片空白，不知从何开始。你把李**叫来：你先帮我调查绩效管理标杆吧。他领命走了。三天之后，老板问你，你催李**。他说：啊，这么着急啊？我现在就去！你一边吐血，一边想起来，自己居然没交代李**何时反馈。
为什么会这样？平时思维似乎很缜密的自己，怎么也会“一片空白，一口鲜血”呢？这样的事情在东富龙无时不刻不在发生。怎么办？
思维缜密，是个很难界定的东西。事情都做完了吗？差不多了吧。什么叫“差不多了”？很难界定，所以容易犯错，容易疏漏。清单上有17件事，我完成了15件。这才是缜密。想让思维更缜密，你需要一个“步骤化、流程化”的思考工具：5W2H。
5W2H，是英文中最常见的七个问题：Why（为什么），What（是什么），Where（在何处），When（在何时），Who（由谁做），How（怎么做），和How Much（要多少）的缩写。把这七个问题放在一起问，确实能帮你弥补思考问题的疏漏，做好工作计划/清单。
举例如下：“韩**，把这份报告复印一下。”这句话缜密吗？复印几份呢？什么时候要呢？复印完交到哪里呢？用5W2H法重新整理一下。Who是谁？韩**。做What？复印报告。How去做呢？用高品质复印。When给你？下班前。交到Where？总经理室；复印How Many？2份。Why这么做？给客户做参考。
重新整理一下，你可以这么说：“韩**，请你将这份报告复印2份，于下班前送到总经理室交给总经理；请留意复印的质量，总经理要带给客户参考。”这是不是缜密多了呢？
5W2H法，又叫“七何分析法”，它的“步骤化、流程化”，就像医生手上的“检查板”，面对每个患者，一项项打勾：血压，达标；心律，达标；血糖，达标。最后收起检查板，微笑着对患者说：你恢复得很好，很快就可以出院了。
在运营管理的世界中，很多人的想法就像飘在天上的一朵云，叫“不知所云”。你说“具体一点”，他又给你描绘另一朵“不知所云”。你说“再具体一点”，但他就是无法化云为雨，把想法落地，这其实就是因为，他从来没有“步骤化、流程化”地用“5W2H”检查板，对自己的想法一项项打勾。
5W2H法的三种典型用法
第一，用5W2H法找到问题。
下属反应：绩效管理工作推行不力。要搞明白这个问题，你可以试着拿起5W2H检查板：What：绩效管理推动不力；Where：各个部门支持不够；When：最近一个季度，绩效考核结果老是出不来；Who：典型的几个部门负责人，用行动在抵制绩效管理工作；How Much：其中三分之一部门负责人，迟交绩效考核结果，还有2个部门负责人，不能按照比例将干部分成ABCD，并满足比例要求；Why：这可能是因为部门负责人对绩效这个工具没有深刻理解、人力资源部的培训的力度不够、部门负责人的能力参差不齐、HRBP功力不深等原因。
这样，就把“绩效管理工作推行不力”这个问题，具体化了。
第二，用5W2H法变革创新。（篇幅原因，在此不做展开！感兴趣可以找我私聊）
第三，用5W2H法分配任务。任务分配，是工作中将领导意志/想法/目标，贯彻到具体的执行人、时间节点、任务细化、资源细化、方法具体化。常见的就是我们每天要面对的工作计划、工作规划、行动计划等等。
这是管理的一个基本工具之一，我们团队只有掌握好这一基本工具，才能形成统一的管理思维、管理语言。在布置工作、确认工作、实施工作、检查工作、改进工作中进行日积月累，不断PDCA循环，才能提升效率！总之管理无捷径，管理需要“笨”功夫，尤其是管理的基本功！
人力资源部 高伟
2018年1月24日星期三
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