将「复杂的事情简单表达，简单的事情有趣表达」是沟通的最高境界。但达文西说：「简单是复杂的极致」；爱因斯坦也说：「如果你无法简单说明，就代表你不够透彻了解」。所以要清楚表达想法、传递讯息真不容易。本文一次告诉你如何避开沟通缺点，提升沟通效率。
创新点：懂得太少、太多都是表达不清楚的原因。
1. 解说者懂得太多、太少，都会导致无法清楚说明一件事
回想一下，上次你听到不知所云的解说或无聊的演讲是什么时候，而你的感受又是如何？是困惑，迷惘，或是觉得浪费时间？
对于复杂的事情，人们通常也会用复杂的方法说明，其结果是让听者一头雾水。而所以会讲不清楚，主要有三种原因：
第一种原因，是解说者了解得不够深，因此无法用浅白的说法解释。物理学家爱因斯坦 (Albert Einstein)说：「如果你无法简单说明，就代表你不够透彻了解」(If you can't explain it simply, you don't understand it well enough.)。
爱因斯坦的「相对论」能解释时间的起源，宇宙的历史、以及繁星的演化，其复杂程度，令许多科学家必须穷一生之力来研究，但爱因斯坦可以用简单比喻来说明他的相对论。他说：「一位男士与美女面对面坐了一小时，会觉得似乎只过了一分钟；但如果让他坐在热火炉上一分钟，会觉得过了不只一小时，这就是相对论。」
那时的「无线通讯」一般是这么解释的：「无线通讯是指多个节点间不经由导体或缆线传播进行的远距离传输通讯」，而爱因斯坦将它简单说明为：「一般（有线）通讯就像一只很长的猫，你在纽约这头拉它的尾巴，洛杉矶那头就会喵喵叫。而无线通讯也是一样，只不过没有那只猫而已。」，让不懂科学的门外汉也会发出会心一笑。因此，能透彻了解事情，就能用简单说明让人了解。
(图片来源：Sa.ylib.com )
第二种不能清楚说明事情的原因刚好和第一种相反，是解说者懂得太多，结果陷入「知识的诅咒」（Curse of Knowledge）。
知识的诅咒形容专家常以术语交谈，却丧失与非专业人士沟通的能力。例如工程师会说：「RSS是以XML资讯为基础的内容整合格式」；保险业务员会说：「保单实拿的预定利率会小于实拿的定存利率」。他们会觉得这是常识，但对隔行如隔山的非专业人士而言，听起来却像火星文。所以科学家在发表研究时，常将生僻的术语，复杂的模型，以及难懂的公式，未加解释地塞进听众的耳朵。
斯坦福大学的研究生伊莉莎白．纽顿(Elizabeth Newton) 在1990 年做了一项实验，说明专家在信息的认知上与听者差距的程度。她将参加者分成「敲打者」及「聆听者」两组。每个敲打者先自选一首耳熟能详的歌，例如「生日快乐」，然后在桌上敲出节奏，请聆听者猜出歌名。
实验前，敲打者先预测聆听者猜出歌名的成功机率是50％，但实际敲击了120首歌后，聆听者却只猜出三首，实际成功率为2.5％，双方差距了20倍。
敲打者很惊讶为何聆听者猜不出歌名，但是敲打者在敲击时其实心中是伴随着那首歌的旋律，而聆听者听到的只会像是奇怪的「摩斯密码」。因此敲打者与聆听者间资讯的差距，让他们很难彼此分享知识。
(图片来源：Medium.com )
而在企业界，经理人与员工、行销人员与顾客，以及企业总部与前线单位间也必须不断的沟通，但信息传达同样不清楚，原因就像敲打者（经理人、行销人员、企业总部）与聆听者（员工、顾客、前线单位）的问题一样，双方存在着严重的资讯失衡。所以专业人士避免将术语挂在嘴上，讲话浅显易懂，才能清楚传达讯息。
Elon Musk 也对术语非常感冒！2010 年5 月，他发了一封信给SpaceX 全体员工，要求他们马上停止在沟通上使用术语。因为，这些术语让不熟悉的人，需要先搞清楚术语代表什么，才能真正了解讨论的内容，导致大家需要花费更多时间在讨论。
第三种无法清楚说明事情的原因，是解说者讲的内容与听者无关，让听者没兴趣，因此听不进去。例如：销售员向顾客推销商品，但一直强调商品的优点，却没有说明这优点与顾客有何关联，因此引不起顾客购买的兴趣。
如果能先厘清顾客的属性，了解其关心的事项，然后用简单语言让对方了解所能获得的价值，销售员就可以成功传达想卖的产品或服务的讯息。
所以如果工程师可以这样解释RSS：「RSS 是可以让网站自动把讯息寄到你家信箱的服务」，对习惯上网找资料的非专业人士而言就容易听懂，也会觉得有关，并清楚知道RSS 的价值，工程师的沟通目的，就达成了。
(图片来源：Toastmasters.org )
2.好故事是一切沟通的核心
与人沟通时，如果能避开无法清楚说明事情的这三种原因，成功传达讯息的机率就会增加。加上一开始就切入重点，也有助于明确表达诉求让对方了解。但想传达的讯息如果仅以理论说明会让人失去耐心，因此最好辅以实例或故事，才容易引起对方的兴趣。
沟通大师卡曼·盖洛( Carmine Gallo )曾担任微软、Google等企业的演讲教练，他说数据与事实虽能说服听众，但动人的故事才能让人起立鼓掌。因此好故事是一切沟通的核心，不管是推销构想，传达理念，争取选民支持，甚至只是哄小孩睡觉，拥有好故事都是最重要的资产。
(图片来源：Stanford.edu )
例如「为台湾而教」(TFT)基金会创办人刘安婷 2016年受邀在成功大学毕业典礼演讲，即以两个影响她很深的故事来说明想法。一个是她去监狱当老师，里面最难教的老大后来反而成为她最好的老师，教会她思考：「我为什么来，凭什么站在这里」。另一个是原本编在「流氓班」的小学生，因为基金会老师的不放弃，最后成为美术资优生，并以最优异的成绩毕业。
这两个故事让刘安婷体会到有很多孩子并没有机会受教，因此学生能拿到毕业证书其实是很幸运的。于是鼓励毕业生们找个机会问自己：「我拿这幸运，做了什么？」。期许他们能找到一处值得耕耘的地方，放开手把自己的一点幸运种下去。而这场演说也引起热烈讨论，达到发人深省的效果。
3.「PechaKucha」及「Ignite」规定演讲者只能用20 张投影片做简报
除了说故事之外，用投影片做简报也是常用的沟通方式。但大多数人习惯用大量的投影片，以及在投影片里塞入密密麻麻文字，反而忽略了「简」报本质，让人看不出重点。针对这个缺点，现在有称为「PechaKucha」及「Ignite」的简报方式，规定简报者要用有限的投影片，并在有限的时间内清楚说明一件事。
「PechaKucha」是日文「ペチャクチャ」的「闲聊」之意，始于2003 年东京建筑师们的交流活动。为了让更多人有上台发表的机会，规定每个人只能用20 张投影片，每张投影片只有20 秒，总共6 分40 秒的时间来讲一件事。
为了遵守这个规定，演讲者必须用心将复杂内容拆成一个个小项目，辅以图表或照片，以最少的文字来逐条说明。而截至2016 年，全球已经有1000 个以上的城市，在餐厅、酒吧、大学、教堂或住家里，举办过这样的活动。
(图片来源：Pechakucha.org )
至于「Ignite」则由Brady Forrest 及Bre Pettis 在西雅图创立，规定每个人同样用20 张投影片，但每张投影片只有15 秒，总共5 分钟的时间来讲一件事。Ignite 每张投影片规定的时间比PechaKucha 少5 秒，让演讲者感觉更需分秒必争，简报内容需要更精简。
例如，曾经有一位演讲者用「Ignite」规定的方式说明「如何吃香蕉」，他从他母亲第一次看到香蕉时，尝试连皮一起吃开始说起，到如何剥香蕉皮（从头开始，或是从尾），最后带出了真正的主题：高效能工作者，通常不会花太多时间将事情的始末完全研究清楚后才行动。他们在得到足够的资讯后，就会马上开始行动（肚子饿时，没有人会思考香蕉应该从哪里开始剥皮！）。虽然演讲者的题目很深，但是，他用「吃香蕉」的例子说明，加上「Ignite」的节奏，在不到六分钟就完成了演说，让观众听得生动又有趣。
「PechaKucha」及「Ignite」规定要在5 至6 分钟内讲完内容，可以训练简报者快速掳获观众注意的能力。而每张投影片只停留15 至20 秒，也能避免观众只将焦点放在投影片上面。因为简报的主角是简报者，投影片应该只是辅功工具。
4.Toastmasters 让会员互相磨练沟通技巧，找到个人独特魅力
了解了无法清楚说明事情的原因，并学到了如何沟通、演讲及简报的技巧后，最重要的还是要时常练习以融会贯通。而成立于1924年的非营利学习型组织「Toastmasters International」，即以举行会议的方式，让会员发表5-7分钟的演说，并以在会议中担任主持人、计时员或讲评员等不同职务的历练，培养会员沟通及领导的能力。
(图片来源：Toastmasters.org )
例如台湾台北市的「企业家双语国际演讲会」是Toastmasters分会之一，每月都举办中文及英文各一次会议，让有兴趣的各行业菁英在两小时会议里，按照Toastmasters International所规划的「说服影响」、「精通演讲」、「愿景沟通」、「活力领导」等10条学习路径及进度，逐步学习多达300项的沟通领导技能。
会员在例会中借发表演说磨练沟通技巧，与同伴互相观摩学习，并得到资深会员的讲评回馈，因此能立即在下次演讲时改进应用。而由于效果良好，Toastmasters 像「企业家」这样的演讲分会在全球141 个国家已成立了16400个，提供超过35 万个会员，一个找到个人独特魅力、培养自信，以及感受团体学习与收获的有效学习环境。
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