收集
加工处理
Q1这是一件什么事情？
Q2是否需要采取行动？
是》1. 「 清晰定义行动！」你已经承诺完成哪些工作？需要达到什么样的结果？【想到了WOOP，补充：你会遇到什么障碍，然后怎么通过if－then以跳过障碍】
是》2.下一步需要采取的行动是什么？
对于你所进行的任何收集工作来说，这都是一个关键性的问题，如果你的回答恰 如其分，你便掌握了实质性的组织管理内容。“下一步行动”是指那些必须付诸实施的具体活动，它们推动着形势朝着既定目标前行。
做事情时，并不需要花费很多气力，但是在决策行动时，却要求投入大量的精力。【决策》行动】
组织管理
日程表和下一步行动清单，是每日行动管理的核心结构！
下一步行动的种类：将在某一个特定时间或日期发生的事情（计入日程表中），处理越快越好的事情（添加到你的“下一步行动”清单中），等待其他人办理的事情（放在“等候或委托”清单中）。
1.日程表：
你的日程表上一般标注三种情况：
- z 在某一个确切的时间里采取的行动； 【比如约会，请客吃饭等】
- z 在某一个确切的日期里采取的行动 ；【只需要确定哪天完成即可】
- z 在某一个确切的日期里将要获取的信息；
【日程表是神圣的，不要随便将任务放在日程表中。】
2. 下一步行动清单：
你所有的行动提示信息应该记在哪里呢？应该写在“下一步行动”清单中，连同日程表一起构成每日行动管理的核心结构。
任何已经确定的、需要 2 分钟以上才能够解决掉的事情，以及那些无法指派其他 人代理的事情都应该记录在某个地方。
如果“下一步行“”清单达到了50-150件，把“下一步行动”清单进一步地细分 不失为一个理智的做法。【比如细分为电话、工作中的主要问题（以便每周例行会议上使用）；注意细分的原则是什么？基于情景context进行细分！】
3. 不能够立即落实到工作：垃圾、孵化器和参考资料
再重申一次，把那些不必立即付诸实施的事情与需要即刻解决的 问题区分开来是至关重要的。否则，面对堆积如山的工作，你会逐渐地变得无动于衷， 不知道从哪里切入，或者不知道要做些什么。
有两种“孵化器”清单可以应付“不需要立刻付诸行动的事情”，即“将来某时/也许”清单和“备忘录”清单。【定期查阅这两个清单，比如每周回顾的时候进行浏览】
4.参考资料：
不需要采取任何行动，但是都是有重要价值的信息，需要保存。参考资料一定要便于检索。
回顾&检查「万英尺高度」
所谓「检查」，就是每隔一段时间重新去审视整个项目的进展情况，找到不足并及时调整，这是整个流程最容易忽视的环节。而流程管理的重要力量也主要依靠定期回顾体现。
GTD系统成功的关键因素：每周查阅
你应该对所有悬而未决的问题、现行工作计划、下一步行动、日程表、等待清单、将来某时/也许清单进行每周查阅。确保这一周的行动都已经放入系统，解放大脑。
如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织管理系统， 拥有一个“工作任务” 清单、一个日历、“下一步行动”清单和一个“待处理”清单，你大概别无他求了。
你浏览最频繁的是日程表，而且首先也需要检查日程表，日程表提醒了必需在特定日期和时间完成的任务；检查完日程表后，就可以看一下“下一步行动”清单，启动其中的任务，或许你已经使用情境（时间或地点）对人物进行了进一步的分类，那样就更简单一点，直接在相应的情境下行动即可。
除了每天需要根据日程表和下一步行动引导自己做什么，还需要定期查阅其他的几个清单：等待，将来某时／也许清单。
每周查阅的内容：
- 收集大脑中的所有琐事，将收集来的材料进行加工处理。
- 回顾和检查系统中的各个清单，进行必要的任务修改和重新分配。
行动
不要跟着感觉走，想起要做什么就做什么，而是要基于事先的计划，跟着计划走。
1. 在某一时刻，采取下一步行动的四个标准（考虑角度）
环境（场景）、有多少时间、有多少精力（工作效率如何）、重要性。
环境：车上、办公室、电话前、在家等，不同环境决定了我们能做的事情的种类；有多少时间：如果日程表显示半个小时后有一个活动，那现在只有半个小时就需要思考做什么最合适；有多少精力：主观上的工作效率，影响应该做什么事情；重要性：下一步行动中各个任务的重要程度优先级，
每一个标准，都影响我们应该选择做哪一个“下一步行动”，当然也可以根据这四个标准对“下一步行动”清单进行分类，但是任务较少时尽量避免。
2. 评估每日工作的3种模式
每日工作有三类事情：（1）事先安排的工作，也就是“下一步行动”和“日程表”中的任务；（2）随时冒出的工作，需要应付的紧急行动；（3）定义你的工作，既包括反思我的工作实质（价值）是什么，我的工作目标是什么；又包括涉及到具体的GTD流程的内容，也就是收集和加工处理材料等。
3. 回顾和检查系统等6个标准模式
从六个角度（高度）来明确生活和工作的意义
- 5万英尺以上：生活
- 4万英尺高度：3-5年的展望
- 3万英尺高度：1-2年的目标
- 2万英尺：责任范围
- 1万英尺：当前的工作
- 跑道：目前的行动。
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