大师兄的信息化项目管理学习笔记（五十七）：项目采购管理（二）
大师兄的信息化项目管理学习笔记（五十九）：项目采购管理（四）
三、实施采购
1. 关于实施采购
- 实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。
- 主要作用是选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。本过程的最后成果是签订的协议，包括正式合同。
- 本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。
- 实施采购过程中，项目团队将会收到投标书或建议书，并按照事先拟定的选择标准，选择一个或多个有资格履行工作且可接受的卖方。
2. ITTO
| 输出 | 工具与技术 | 输出 |
|---|---|---|
| 1. 项目管理计划 - 范围管理计划 - 需求管理计划 - 沟通管理计划 - 风险管理计划 - 采购管理计划 - 配置管理计划 - 成本基准 2. 项目文件 - 经验教训登记册 - 项目进度计划 - 需求文件 - 风险登记册 - 相关方登记册 3. 采购文档 4. 卖方建议书 5. 事业环境因素 6. 组织过程资产 |
1. 专家判断 2. 广告 3. 投标人会议 4. 数据分析 - 建议书评价 5. 人际关系与团队技能 - 谈判 |
1. 选定的卖方 2. 协议 3. 变更请求 4. 项目管理计划更新 - 需求管理计划 - 质量管理计划 - 沟通管理计划 - 风险管理计划 - 采购管理计划 - 范围基准 - 进度基准 - 成本基准 5. 项目文件更新 - 经验教训登记册 - 需求文件 - 需求跟踪矩阵 - 资源日历 - 风险登记册 - 相关方登记册 6. 组织过程资产更新 |
3. 输入
3.1 项目管理计划
- 范围管理计划：描述如何管理总体工作范围，包括由卖方负责的工作范文。
- 需求管理计划：描述将如何分析、记录和管理需求。它可能还包括卖方将如何管理按协议规定应该实现的需求。
- 沟通管理计划：描述买房和卖方之间如何开展沟通。
- 风险管理计划：描述如何安排和实施项目风险管理活动。
- 采购管理计划：包含在实施采购过程中应该开展的活动。
- 配置管理计划：定义了哪些是配置项，哪些配置项需要正式变更控制，以及针对这些配置项的变更控制过程。它包括卖方开展配置管理的形式和过程，以便与买方采取的方法保持一致。
- 成本基准：包括用于开展采购的预算，用于管理采购过程的成本，以及用于管理卖方的成本。
3.2 项目文件
- 经验教训登记册：在项目早期获取的与实施采购有关的经验教训，可用于项目后期阶段，以提高本过程的效率。
- 项目进度计划：确定项目活动的开始和结束日期，包括采购活动。它还会规定承包商最终的交付日期。
- 需求文件：
- 卖方需要满足的技术要求。
- 具有合同和法律意义的需求，如健康、安全、安保、绩效、环境、保险、知识产权、同等就业机会、执照、许可证，以及其他非技术要求。
- 风险登记册：取决于卖方的组织、合同的持续时间、外部环境、项目交付方法、所选合同类型，以及最终商定的价格，任何被选中的卖方都会带来特殊的风险。
- 相关方登记册：包含已识别相关方有关的所有详细信息。
3.3 采购文件
- 采购文档适用于达成法律协议的各种书面文件，其中可能包括当前项目启动之前的较旧文件。
- 采购文档可包括：
- 招标文件：包括发给卖方的信息邀请书、建议邀请书、报价邀请书，或其他文件，以便卖方编制应答文件。
- 采购工作说明书(SOW)：向卖方清晰地说明目标、需求及成果，以便卖方据此做出量化应答。
- 独立成本估算：可由内部或外部人员编制，用于评价投标人提交的建议书的合理性。
- 供方选择标准：描述如何评估投标人的建议书，包括评估标准和权重。为了减轻风险，买方可能决定于多个卖方签署协议，以便在单个卖方出问题并影响整体项目时，降低由此导致的损失。
3.4 卖方建议书
- 卖方为响应采购文件而编制的建议书，其中包含的基本信息将被评估团队用于选定一个或多个投标人（卖方）。
- 如果卖方将提交价格建议书，最好要求他们将价格建议书于技术建议书分开。
- 评估团队会根据供方选择标准审查每一份建议书，然后选出最能满足采购组织需求的卖方。
3.5 事业环境因素
- 关于采购的当地法律和法规
- 确保主要采购设计当地卖方的当地法律和法规
- 制约采购过程的外部经济环境
- 市场条件
- 以往与卖方合作的相关经验，包括正反两方面
- 之前使用的协议
- 合同管理系统
3.6 组织过程资产
- 预审合格的优先卖方清单
- 会影响卖方选择的组织政策
- 组织中关于协议起草及签订的具体模版或指南
- 关于付款申请和支付过程的财务政策和程序
4. 工具与技术
4.1 专家判断
- 建议书评估
- 技术或相关主题事宜
- 相关的职能领域，如财务、工程、设计、开发、供应链管理等
- 行业监管环境
- 法律法规和合规性要求
- 谈判
4.2 广告
- 广告就是产品、服务或成果与用于或潜在用户进行的沟通。
- 在大众出版物（如指定的报纸）或专门行业出版物上刊登广告，往往可以扩充现有的潜在卖方名单。
- 大多数政府机构都要求公开发布采购广告，或在网上公布拟签署的政府合同的信息。
4.3 投标人会议
- 投标人会议是在卖方提交建议书之前，在买方和潜在卖方之间召开的会议。
- 目的是确保所有潜在投标人对采购要求都有清楚且一致的理解，并确保没有任何投标人会得到特别有待。
- 投标人会议必须保证公正，买方必须尽力确保每个潜在卖方都能听到任何其他卖方所提出的问题，以及买方所做出的每个回到。
- 要把对问题的回答，以修正案的形式纳入采购文件中。
4.4 数据分析
- 建议书评估：对建议书进行评估，确定它们是否对包含在招标文件包中的招标文件、采购工作说明书、供方选择标准和其他文件，都做出完整且充分的响应。
- 筛选系统：为一项或多项评估标准建立最低的绩效要求，可以直接排除一部分供应商。比如，筛选条件可以规定外包方必须有10人以上认证的项目经理。
- 加权系统：对应性数据加以量化分析并排序的方法，以减少个人偏见对卖方选择影响。比如：赋予价格40%的权重，技术能力40%的权重，售后服务20%的权重。
- 一般进行初选时使用筛选系统，决策时使用加权系统，也可联合使用。
4.5 人际关系与团队技能
- 谈判是为达成协议而进行的讨论。
- 采购谈判是指在合同签署之前，对合同的结构、各方的权利和义务，以及其他条款加以澄清，以便双方达成共识。
- 结束标志：签署买房和卖方均可执行的合同文件或其他正式协议。
- 注意事项：最终的文件措辞应该反映双方达成的全部一致意见。
- 谈判应有采购团队中拥有合同签署职权的成员主导。
- 项目经理和项目管理团队的其他成员可以参加谈判并提供必要的协助。
5. 输出
5.1 选定的卖方
- 选定的卖方是在建议书评估或投标评估中被判断为最优竞争力的投标人。
- 对于较复杂、高价值和高风险的采购，在授予合同前，要把选定的卖方报给组织高级管理人员审批。
5.2 变更请求
- 通过实施整体变更控制过程，来审查和处理对项目管理计划及其子计划和其他组件的变更请求。
5.3 协议
- 合同是双方都有约束力的协议，它强制卖方提供规定的产品、服务或成果，强制买方向卖方支付相应的报酬。
- 合同建立了受法律保护的买卖双方的关系。
- 可包括：
- 采购工作说明书或主要的可交付成果。
- 进度计划、里程碑，或进度计划中规定的日期。
- 绩效报告
- 定价和支付条款
- 检查、质量和验收标准
- 担保和后续产品支持
- 激励和惩罚
- 保险和履约保函
- 下属分包商审批
- 一般条款和条件
- 变更请求处理
- 终止条款和替代争议解决方法
5.4 项目管理计划更新
- 需求管理计划：项目需求可能因卖方的要求而变更。
- 质量管理计划：卖方可能提出备选质量标准或备选解决方案，从而影响质量管理计划中规定的质量管理方法。
- 沟通管理计划：在选定卖方后，需要更新沟通管理计划，记录卖方的沟通需求和方法。
- 风险管理计划：每个协议和卖方窦辉带来独特的风险，从而需要更新风险管理计划。具体的风险应该记录到风险登记册中。
- 采购管理计划：可能需要基于合同谈判和签署的结果，而更新采购管理计划。
- 范围基准：在执行采购活动时，需明确考虑范围基准中的项目工作分解结构和可交付成果。本过程可能导致对任何一个或全部可交付成果的变更。
- 进度基准：如果卖方交付成果方面的变更影响了项目的整体进度绩效，则可能需要更新并审批基准进度计划，以反映当前的期望。
- 成本基准：在项目交付期间，承包商的材料价格和人力价格可能随外部经济环境而频繁变动。这种变动需要反映到成本基准中。
5.5 项目文件更新
- 经验教训登记册：更新经验教训登记册，记录在实施采购期间所需到的挑战、本科采取的规避方法，以及有效的方法。
- 需求文件：
- 卖方需要满足的技术要求
- 具有合同和法律意义的需求，如健康、安全、安保、绩效、环境、保险、知识产权、同等就业机会、执照、许可证，以及其他非技术要求。
- 需求跟踪矩阵：随着将卖方纳入项目计划，可能需要根据特定卖方的能力，变更需求登记册及跟踪矩阵。
- 资源日历：可能需要根据卖方的可用性更新与进度计划有关的资源日历。
- 风险登记册：取决于卖方的组织、合同的持续时间、外部环境、项目交付方法、所选合同类型，以及最终商定的价格，每个被选中的卖方都会带来特殊的风险。在合同签署过程中，应该对风险登记册进行变更，以反映每个卖方带来的具体风险。
- 相关方登记册：此文件包含与已识别相关方有关的所有详细信息。与具体卖方签订协议后，需要更新相关方登记册。
5.6 组织过程资产更新
- 潜在和预审合格的卖方清单。
- 与卖方合作的相关经验，包括正反两方面。
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