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开展HR工作大检查的,小严

开展HR工作大检查的,小严

作者: 金花echo | 来源:发表于2023-11-14 22:40 被阅读0次

小严作为集团新上任的HR的负责人,要对下属企业的HR工作开展大检查,全面了解各企业HR工作的进展情况,以便对HR的各项工作做进一步的完善。

检查的内容涵盖了HR的所有工作内容:分为16大项,若干小项。

让我们随着小严的检查项目,来详细的了解一下HR的各项工作内容及把控的要点吧。

01制度管理

检查项目:(1)制度应完整。劳动合同管理、招聘管理、考勤与请休假、薪酬福利、绩效管理、员工手册、员工奖惩等主要制度需完备且内容合规。(2)制度应有效。与员工利益相关的规章制度需经过民主程序。

检查文件:相关制度,审批程序,证明民主程序的文件等。

02 组织及岗位管理

检查项目:(1)组织机构及岗位管理相关制度;(2)涉及组织架构的设置、优化和调整(含设立、合并、裁撤等)、组织机构名称(部门名称)的变动的相关方案决议;(3)按时更新公司组织机构图、部门职责等相关信息;(4)企业的岗位序列、岗位层级标准清晰,履行审批程序;(5)制定年度岗位编制计划;(6)建立岗位调整的机制,包括调整的标准、形式、程序等公开透明;(7)及时更新岗位说明书。

支持文件:相关制度,审批程序,组织机构图,岗位序列,职级标准,年度岗位编制计划,各岗位说明书等。

03招聘管理

检查项目:(1)招聘管理类制度;(2)内/外部招聘广告中不存在性别,年龄,地域等歧视条款;(3)员工入职前是否已完成入职审批;(4)所有员工入职前需要进行背景调查。

检查文件:相关制度,人员招聘审批,发布的招聘信息,人员入职审批,背景调查相关文件等。

04入职管理

检查项目:(1)员工入职体检中无孕检及乙肝等检查项目;(2)员工应于入职当天提供上家单位离职证明,由本人签署相应资料(包括但不限于劳动合同、员工手册、制度、员工登记表等);(3)员工在入职时应完成新员工入职培训(包括但不限于:公司介绍,企业文化、《员工手册》、各项规章制度、商务礼仪、安全教育,岗位专业知识,合规等)。

检查文件:体检报告,离职证明原件、相关资料签收原件,员工培训记录、培训签到表。

05试用期管理

检查项目:(1)试用期员工管理制度是否完善;(2)员工试用期间应按管理流程与标准进行管理、审批表内容是否填写完整规范。

检查文件:试用期管理制度文件,试用期期间工作目标、考评表、转正申请表、转正审批表等。

06绩效管理

检查项目:(1)绩效管理类制度;(2)员工绩效考核流程执行合规,包含方案制定、评价考核、结果应用、绩效申诉、绩效沟通改进,且留痕记录齐全;(3)员工绩效考核结果应用是否有据可依,执行是否符合制度规定,涉及调岗调薪调级等关联考核结果是否执行到位;(4)新员工试用期截止日前(至少提前7天)完成试用期绩效评估。

检查文件:相关制度,绩效方案审议流程文件/方案发布确认文件或公示文件/员工考核指标及目标确认/员工考核结果确认/绩效申诉及绩效沟通确认文件,核算文件/调整文件,试用期评估记录/员工确认文件。

07薪酬福利管理

检查项目:(1)薪酬福利管理类制度;(2)调薪及绩效奖金分配表中审批的金额与实际发放金额一致;(3)津贴、福利费等发放有相应制度支持;(4)工资表中的人员与上报花名册中的人员一致;(5)工资表中的金额与实际发放金额一致;(6)工资计算,复核,发放等职责分离;(7)员工实际收入不低于当地最低工资水平;(8)按时足额扣除并申报员工的个人所得税;(9)员工离职后,社保及住房公积金及时进行减员;(10)试用期员工应缴纳社保与住房公积金;(11)社保与住房公积金缴费基数及比例合规,并及时足额缴纳,实际缴纳金额与工资表中的一致;(12)扣款有明文规定,且告知员工;(13)实际扣款有相应证据。

检查文件:相关制度,审批后的年度调薪表、工资表,花名册,银行回单,个人所得税申报明细,社保及公积金缴纳记录、离职人员明细,试用期员工明细,缴费基数核算记录、社保缴费付款凭证,扣款规定及证明相关文件。

08培训管理

检查项目:(1)培训管理类制度;制定有效的年度和月度培训计划并有计划执行追踪及培训记录;(2)具有关键管理岗位的继任者计划,并按计划执行且有执行记录;(3)外出培训的员工,费用达到一定金额,签署培训服务协议;(4)制定明确的培训费用使用范围标准,并按照标准进行列支及执行;(5)培训补贴申请及获取情况备案,已申领到的补贴建立专项资金发放台账,专款专用,分账核算。

检查文件:相关制度,年度/月度培训计划、系统中的培训记录或培训签到表,人才盘点记录、人才发展计划与执行记录,制度涉及培训费列支范围、培训费用申请、合同审批、支付等相关流程及台账,培训补贴申报材料、资金使用审批流程及台账。

09 考勤休假管理

检查项目:(1)考勤、请休假管理类制度检查文件;(2)员工加班记录,加班工资计算有制度依据,且与工资表一致;(3)员工休假申请与审批有记录,且与工资表一致。

检查文件:相关制度,加班记录,休假申请、审批记录。

10 奖惩管理

检查项目:(1)奖惩类管理制度;(2)员工违纪处分有书面记录,须有员工签字确认。

检查文件:相关制度,员工违纪处分书面记录。

11调动管理

检查项目:(1)员工调岗、调部门生效日之前应完成审批流程,根据调动类型,调动后应及时签署劳动合同、职位说明书等;(2)员工在公司内岗位变动时,及时签订劳动合同变更;(3)员工在企业间调动时,在调出/调入企业均及时办理相关手续(离职/入职手续或内部调动手续)。

检查文件:审批表,劳动合同变更原件,工资表。

12劳动合同管理

检查项目:(1)劳动合同管理类制度;(2)劳动合同内容符合及相关规定;(3)所有员工均应及时签订/续签劳动合同(特殊用工签订相应协议);(4)对劳动合同到期日进行追踪管理,有追踪记录表格或者相应工具;(5)劳动合同到期应及时续签;(6)劳动合同/补充协议盖章,员工签署姓名;(7)劳动合同填写规范完整,信息正确,涂改的内容有相关方的签字确认;(8)试用期期限和工资符合法律规定。

检查文件:相关制度,劳动合同模板,劳动合同原件,劳动合同管理台账,续签审批等。

13员工档案管理

检查项目:(1)在职员工档案保管妥善齐全,包括但不限于员工简历、身份证件复印件、学历/职业资格证明复印件、银行卡复印件、原公司离职证明原件、劳动合同及补充协议、《员工手册》等各项规章制度签署证明、员工应聘登记表(或信息登记表)、录用审批表、人力资源变动审批表、奖惩记录等;(2)离职员工档案保管妥善齐全,除其在职期间文件外,还应包括离职办理过程中的相关文件。

检查文件:员工档案。

14员工花名册

检查项目:(1)员工花名册实时更新,须与在职员工及工资表中信息保持一致;(2)花名册的总人数与实际人数一致,且在预算范围内。

检查文件:员工花名册、工资表。

15特殊用工管理

检查项目:(1)涉及的专项管理制度;(2)外包/派遣公司具备相应资质;(3)与外包/派遣公司签订了相应合同;(4)派遣人员所处岗位是临时性、替代性或辅助性岗位,派遣人数小于员工总人数10%;(5)实习生符合相应用工规范,且签订了实习协议,实习期间具有意外伤害保险。

检查文件:相关制度,劳务派遣经营许可证复印件,外包/派遣合同,劳务派遣员工花名册,实习生花名册、签署的协议原件、意外伤害险保单。

16离职管理

检查项目:(1)主动离职的员工需提交书面辞职申请并签名且注明日期,有相关审批人签名且注明日期;(2)非主动离职的员工,需提前(原则上至少提前一个月)给员工发出解除/终止劳动合同通知且留有员工签收证明,需签署包括但不限于协商解除劳动合同协议/劳动合同终止协议等,经法律程序处理的,需保存相关法律文书;自动离职的员工(未办理离职手续),需通过EMS向员工登记的住址邮寄相关文件,包括但不限于:返岗通知、旷工等违纪通知、解除劳动合同通知、离职手续催办信等。快递单上邮寄物品名称栏需写文件全名,备注中写“由本人签收”;(3)需保存邮寄文件复印件、邮寄存根原件、邮寄送达记录等证据;未送达退回的不得拆封,至少保存一年;(4)离职结算正确完整,包括但不限于:出勤工资、绩效工资、加班工资、社保及住房公积金、年假结算、个税、经济补偿金、代通知金等;(5)离职结算相关文件由员工签字确认;(6)离职员工妥善办理交接手续,且有离职交接清单。

检查文件:离职申请,离职交接清单,离职结算明细、工资表,邮寄文件复印件、邮寄存根、邮寄送达记录等。

无论是进行检查,还是迎接检查,或者是开展HR的日常工作,希望以上内容对你有帮助。

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