任何时候,我们都要面对和解决无数问题,拥有一套正确分析问题,解决问题的思路至关重要。本文阐述系统性分析问题的思路,帮助读者更好的解决问题。
系统性分析SGCS
症状symptom——目标goal——原因cause——解决方案Solution
(1)症状,事实和重点。
如同我们去医院看病,医生会问,感觉哪里不舒服,有什么现象。医生所问的问题,都是了解我们当前所发生的事实,对现象描述的越清楚,越有利于医生诊断问题。
提问的重点
在这一步,最重要的是聚焦重点。医生提问的是病人当前最关注的重点,哪里感觉不舒服,或者什么是最严重的。比如,一个全身烫伤的人,当前最关键的是病人的生命安全,而不是哪里烫伤最严重,比如脚烫伤最严重,但医生会更关注心脏、失血等指标。
有一些现象,是病人不知道关注的,如尿液颜色,大便。这些是医生需要根据自身经验进行把握和分析,来对病人进行提问。
最容易犯的错误就是1、没找到重点,8/2原理。但对重点的把握,需要医生有系统性分析理论。2、事实和证据。这里所有的症状描述,都是基于客观事实,而不是主观臆测。发生的事实如果不清楚,模糊的,治疗将无从谈起。如病人说,感觉这里不舒服,那里不舒服。医生需要进一步查看,不舒服的地方是否红肿,或者只是病人描述错误。
(2)目标,系统要求和需求是什么?
在实际生活中,这个目标往往是隐藏性的。如医生不会问病人希望什么,医生和病人都明白健康状态是什么。有时候病人会说睡不着觉,眼睛花等,医生简单检查后回告诉病人,这就是他本身的健康状态,是年纪大了自然发生的现象,而不是什么问题。
在工作中,目标往往是显性的,如销售目标,人员离职率,准点率等。但我们经常会搞错目标,出现很多问题。这里不谈制定目标的smart属性、可测量性,单谈谈目标的层次和需求。
工作中的目标是多个层次的,如完成1公文写作——2领导的写作要求——3领导讲话——4听众感受——5听众行动——6领导期望目标——7系统目标。
对个人来说,是布置写一篇文章的目标,完成写作,即完成基本目标。但如果进行分析,会发现背后有多层次需求达成,而系统目标往往才是最重要的,最期望达成的理想状态。分析目标层次的重要性在于判断终极目标的理想状态,放弃或者修改当前目标。如公文写作无法完成领导期望,可能是互动式沟通才是更好的方式。又如医生在检查病人过程中,发现病人感冒不是当前应最重要的目标,而是肚子疼背后的胃溃疡治疗是更重要的。
目标的需求,往往在个人生活中应用的更多。如客户需要某个产品/服务,背后的需求是满足客户的某种精神需求,这种背后的需求才更重要。又如,要买一辆车,车不是需求,需求是外出旅游,或者在车里听歌。这种需求的寻找对个人目标来说,是极其重要的。
在组织形态中,目标也是和个人需求挂钩。如实现销售目标5%增长,对业务单元的领导来说,他是期望拿到更多提成,或者是在组织中的地位上升。具体的人,在沟通中,要把握个人需求,如果无法实现组织硬目标和个人软需求结合,组织目标往往落空。
(3)原因,系统性分析和系统瓶颈。
在描述了事实,清楚了期望后,分析目标如何达成,或者如何解决具体问题。这一步,最重要的是开展系统性分析,而不是头痛医头,脚痛医脚。医生,或者说专家之所以重要,就在于此,他对某门学问从理论和实践进行高度把握,利用人体系统来分析病人现象,从而解决问题。
系统性分析问题,要关注系统和瓶颈。
只有关注系统才能真正解决问题。一方面是避免治标不治本,再次引发其它问题。二是寻求多种解决方案,为下一步解决方案打好基础。系统性分析问题,要将整个对象做封闭处理,从资源输入、系统运行、系统输出角度分析问题。我渴了,要喝水。这里我,水,器皿就构成了一个封闭系统,水和器皿是资源输入,“我喝水”系统运行,我不渴了是系统输出结果。从我,水,器皿不同角度进行分析,就可以找到多种解决问题的着手点。
系统瓶颈。解决问题,要去解决关键点。系统是一个动态的、活动的状态,随时和外界发生交互,要找到当前发生问题的关键原因,根本原因。如一个人今年有5个目标期望达成,经过分析后,可能发现隐藏性的第六个目标是实现5个目标的基础,又如组织期望销售增长5%,在分析后,发现解决销售瓶颈,不是增加客户数量,而是增加有效客户沟通性。
系统瓶颈和8/2原理是不同,系统是动态的,8/2更多从静态看待事物,如abc三个物体,8/2会分析后认为b最关键,系统瓶颈在分析后,发现d是引起abc的关键点,应该去解决d。这方面多资料可参考TOC理论。
(4)解决方案,拒绝和选择。
经过一系列分析后,最终,医生要给出具体的诊断结果和解决办法,如好好休息、吃药,打针,手术等。
切忌的是,在没有经过前面三个步骤前,给出解决方案。无论对方如何强烈要求和恳求,都不能未经诊断和分析,直接跳到解决方案来。不幸的是,这种错误是最常犯,最容易犯的。无论是生活还是工作,这类错误举不胜数。我们去医院看病,会说,医生我感冒了,请开感冒药,自己给自己进行诊断。工作时,客户说,我们缺人,请招人给我;薪资问题引起绩效问题,请调整绩效。
所以,在任何时候,首先都是肯定对方的需求和症状,但拒绝给出解决方案。
这一步的另一个重点是给出多种解决方案,出选择题而不是问答题。可能经过权衡,我们最终只会选择一个方案开展,但我们知道我们有多种方法来解决这个问题。
最后,举一个综合型例子。
《大话西游》中有一句经典台词“打雷了,下雨收衣服”。
症状symptom——目标goal——原因cause——解决方案Solution
症状:打雷了,下雨。打雷和下雨往往是联系一起的现象,但两者并没有因果关系,只能说是并列现象。
目标:隐形目标,衣服要干燥状态,不能被雨水打湿。
原因:系统分析,雨水、衣服,房屋(遮盖物)。衣服不能和雨水混合,两者混合就会湿,不能穿,但最重要的目标是衣服干燥。
解决方案:取消雨水,如人工干燥;衣服有自加热系统,湿了很快会干;找个大伞,挡住雨水。这时候,会发现有N种解决方案帮助我们解决这个问题。最后,选择其中一个方便,节省成本的方案。
网友评论