首先解释一下标题——“外行制作 PPT 的方法论”，标题中的外行是指：只要不是 PPT 设计师，都是外行。我和大家一样，也是这里说的外行。本文就要说一说，作为一个外行，我们该怎么看待制作 PPT 这件事，以及该如何做？
一、外行正确看待制作 PPT 的态度
我个人的态度是，作为一个制作 PPT 的外行，我们应该集中精力做我们“内行”的事。花精力打磨内容、梳理逻辑，提升表达。我们制作 PPT，不是在创作艺术，也不是展示技巧，我们只是借助 PPT 这个工具达成目标——传播内容和思想。
但这并不是说制作 PPT 不重要。实际上，在重要场合或者时刻，找专业的 PPT 设计师来帮我们制做 PPT 是很有必要的。因为 PPT 作为一个幻灯片制作工具，使用起来并不困难，他的难点再于设计。设计交给别人，我们要做的，就是专注于我们“内行”的那部分。
作为一个外行，我们以如上的态度面对制作 PPT 这件事。其结果就是我们在制作 PPT 上剩余的精力不多，也不可能每次跟老板汇报时都找专业人士帮忙。这是我们面临的现状。
二、外行如何做好 PPT？
我们重新把外行面临的现状描述如下：
1. 外行不会也不应该花费大量的时间在制作 PPT 上；
2. 外行可能不熟悉制作幻灯片的软件（很容易就能熟悉）；
3. 外行的审美也达不到专业水准（达到专业水准很难）。
直接说解决办法。简单来说，就是要做到以下三点：使用合适的工具、不做负功、用正确的方法。
外行如何做好 PPT
a. 使用合适的工具
今年是 2019 年，我相信任然还有不少同学还在使用 Office 2003，要知道那是十六年前的软件了。下图是 2003 年卖的最好的手机——诺基亚1100，Office 2003 是同时代的软件。
诺基亚手机
目前 Office 的最新版本是 Office 365 和 Office 2019，强烈建议大家都安装最新版本。这里
我们介绍过 Office 2016 的新功能。
除了微软 Office 套件中的 PowerPoint 可以制作演示文稿外，用的比较多的还有苹果的 Keynote。但是除此之外，还有一些相对来说小众的软件，他们通常可以满足一些不常见的需求。比方说有一个叫做 Prezi 的软件，可以很方便做出一些缩放和移动镜头的效果。
总的来讲，在制作 PPT 的时候，第一步是选择好适合自己工具。
b. 不做负功
有人在网上问，我是零基础，能学吉他吗？有人回答：零基础已经很好了，还有负基础的呢。所谓的负基础的人就是学习不规范，养成了坏习惯的人。
制作 PPT 也一样，我们不要做负功。之前我有一篇零分 PPT 制作指南详细探讨了这个问题。
c. 正确的方法
使用正确的方法包含以下几点内容：
用正确的方法
- 学习基本理论和软件
本文最开头说过，学习使用 PPT 这个工具很简单，难点是成为设计专家，但是如果只学习工具的基本操作和设计的基本知识，其实非常值得。
看过如何游泳的书和视频，会比直接下水自己摸索要好；学过乐理知识的人学习乐器将更加容易。通过学习加操作，实践和理论相结合，进步会很快。
制作 PPT 也是一样，外行也应该找一两本关于设计的书籍，通读一遍。花上几个小时，受用终身。
- 正确的顺序
建议按照以下顺序制作 PPT：先列大纲，再丰富内容，最后完善细节。
这个顺序采用了分层的结构，可以最大限度降低重复工作。要知道丰富内容和完善细节都是十分花时间和精力的，如果一上来就把一张幻灯片做得非常完美，一旦大纲变了，很可能这些工作就都白做了。更可怕的是，你很有可能舍不得放弃已经打磨精美的这张幻灯片。于是，保留一张精美但是不必要的幻灯片，但是带来了整体的结构混乱和逻辑不严密。
你可以这样来列大纲，在便签纸上写出大纲，并贴在墙上。这样可以方便地修改，并且移动位置。
image
当然 PPT 这个工具也提供了相似功能，只要点击右下角的“幻灯片浏览”按钮即可。
当这步做完之后，再丰富内容和完善细节。这么做还有一个好处，就是列出大纲之后，你可以很方便的把工作外包出去。你只抓住最重要的，设计师可以帮你美化和处理细节。
- 找捷径
找捷径，本质还是熟悉软件。使用灵活使用软件各种功能，例如快捷键、格式刷、母版等等。同理，也是花 2 - 3 个小时学习了解和熟悉，受用终身。
对于此类问题，我有好几篇文章供你参考：
- 站在前人的肩膀上
刘润老师在得到的课程“5分钟商学院”开场有一句口号叫做“前人的思考，我们的阶梯”，这里也是这个意思。事实上，人类文明之所以能够快速进步，就是因为前人的工作会被保存记录下来，人们不用重新发明轮子。
下面是一些我们直接拿起来就能用的插件、模板网站、图片库、图标库以及字体：
综合类插件：
iSlide
模版：
51PPT模版网
优品PPT
PPTMind
稻壳儿
无版权图片
freephotos
dribbble（要翻墙）
pixabay
图标网站
阿里巴巴矢量图标库
iconfinder
字体
字由
三、总结
最后总结一下。“外行”应该把主要精力放在“内行”的事上。为了更好地利用所剩不多的精力来制作 PPT，需要合适的工具、理论的支持、正确的方法以及前人的积累。
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