头马会议质量MOT工作坊
总体目标：说明高质量会议的关键时刻、注意事项
具体目标：使VPE团队的人对会议质量提升更清晰着力点，使所有人在未来在会议中担任接待官角色时更清晰角色的关键时刻。
【演讲稿】
烟台的头马小伙伴们大家好，我是芳姐，英文名字Hannah，烟台中文头马前VPE。
在我做年终复盘的时候，很神奇的发现，自己在2017年遇到了“一份爱情”，与头马的相爱，几乎形影不离，而且不知不觉：自己也不能相信：2017年我参加了两次COT，参加了英文头马近30次会议，中文头马的至今的39次会议，出勤100%。
做了8个月的教育副主席，参加了大大小小超过100场头马的各种会议！于淼，你就说惊不惊喜、意不意外？！这也是为什么Bruce让我来讲这个主题，我的自信来源吧，有句俗话说，没吃过猪肉还没见过猪跑么，我可以说是不光吃过肉，我还一直在跑呢。
接下来我们的任务是，了解一下建设咱们头马的高质量的会议，都有哪些关键时刻？所以，咱们有15分钟的学习目标，是每个人可以在我接下来的介绍中，找到哪怕一个能自己怦然心动的一个MOT，回去后复盘今天的时间，写下来，TO DO it.
（第一张PPT）
什么是关键时刻（Moments of Truth,简称MOT）举例：刚才的开放空间，海报列出了很多项，最后我们做的动作是抓重点，选出三项当下最关键要做的，这，也是在做MOT，找到关键时刻。那么咱们的会议质量有哪些关键时刻呢？
第一大项：第一印象
1.来宾受到热情接待并介绍给俱乐部官员和会员
2017年春天，我第一次参加英文头马俱乐部的活动，当时签到官很热情的打招呼，并且介绍给另一位小伙伴，她专程跑过来给我介绍，虽然介绍的非常认真和流利，我其实还是一头雾水，但就觉得很羡慕她这种自信、自在、自如的样子，这是吸引我几乎每次英文头马的活动都参加的原因之一。
后来加入中文头马俱乐部后，看到陌生的新人，就会记起自己作为一个新人初来乍到时的羞涩和紧张，所以都会热情打个招呼，有时间的话就问一问有什么需要帮忙的。
每一位来宾不只是接待官和会员副主席的工作，而是每一位会员应该做的事。怎么提升沟通能力？怎么沟通会让别人有自在的感觉？去跟嘉宾聊天是一个锻炼的好机会。
2.安排来宾签到并提供扫码乐捐
接待官负责客人签到，留下客人的姓名和联系方式就等于跟他们建立了连接，便于以后联系。中文头马俱乐部近期新人参会比较多，所以增加了一栏，写明是第多少次来参加会议，这样就便于VPM后面有针对性的沟通。
上次会议的接待官，是一位大公司的老板，我发现做BOSS的人通常是比较强势的，我给他介绍了收费的职责后，他在签到时非常直接的说，“来交钱吧”，所以我又跟他补充说，刚才介绍接待官职责，漏说了一条，接待官需要带着阳光微笑，如果是新来的，需要解释一下咱们头马是非营利组织，交的是场地费。后来他自己笑不出来，就想了个办法找了李娜搭档，让李娜负责微笑接待和说明，自己只负责收款。很不错。
3.专业安排和布置会议室
会议室的布置主要是桌椅摆放，经常调整可以帮助会员适应不同的氛围，还能保持新鲜感。
桌椅摆放一般有四种：
1.传统但无课桌型
2.长条桌型
3.鱼骨形
4.U型
失败的摆放（课桌没有参与感，箭头让人感觉紧张）会议室的安排和布置是门技术活，也是艺术，它决定着会议的质量。
4.邀请来宾谈一下对俱乐部和会议的感想
邀请来宾在开场自我介绍一下，结束时谈感想，一头一尾，效果更好。这样的话，可以让来宾获得参与感和归属感，也能让来宾给俱乐部提出建议，有被重视的感觉，还能让他们体验做演讲。这些在一定程度上，也决定着他们是否成为这个大家庭中的一员。
5、邀请来宾加入俱乐部（中场休息、会议结束）
俱乐部会员们希望来宾成为我们中的一员，很多来宾心里希望加入却由于各种原因而不主动开口，这个时候就需要我们来主动邀请了。
想到一位印度资深会员的经验，每次参加完会议他都会问来宾3个问题：
1.你了解Toastmasters了吗？（不了解的话，给予解释）
2.加入Toastmasters你觉得自己会受益吗？（参加会议后，来宾基本说会）
3.那么你愿意加入我们吗？
Toastmasters是个充满正能量、有爱且能帮助个人成长的非营利组织，会员们热情十足。在这样一个身体距离越来越近心里距离却越来越远的现实生活中，很多人需要被关注、被认可并渴望成长，让来宾们感受到我们的热情，他们一定会愿意成为这个温暖大家庭中的一员！
第二大项：安排有趣的、有教育性的会议（教育副主席和主席的主要职责）
现今的工作和生活压力日益增长，忙碌了一整天后，会员们更希望在轻松愉快的氛围中吸收营养，补充能量。所以会议塑造有趣的氛围很重要。
原中文现英文主席于淼在一次做备稿评估时说到一个观点，我认为特别受益，那就是如果你的演讲内容中有些感人的故事，也最好是笑中带泪。
关于平衡。由于俱乐部的会员们水平参差不齐，教育副主席既要保证会员们得到尽可能多的锻炼机会，又要平衡会议质量。
如果一次会议的角色全部由资深会员担任， 会议质量会很高，但新会员得不到锻炼机会；如果一次会议全部都是新会员，那么会议质量就无法保证，所以一定要平衡好角色安排，其中主持人、总体评估员、即兴演讲主持人、既定演讲者这几个关键角色，至少要有1-2位能调动气氛的资深会员担任。
关于主题，中文头马教育副主席负责制定每周的议程，确定会议的主题。
据说TM会员最感兴趣的三大话题是情感类、财富类和个人成长类。如果每次会议的主题都由教育副主席来定，挑战很大，可能还会带有一些个人倾向。我知道有些教育副主席在微信群中向其他会员们征集主题，既调动了大家的积极性、又征集到了很棒的主题，还减轻了自己的工作量。
关于开场。主席的职责之一是做开场介绍，开场非常重要，可能直接决定着整个会议的氛围。
建议主席在开场时把语调做到抑扬顿挫，多跟会员和来宾互动，比如问大家我们的4个禁忌话题是什么；介绍TM的高大上背景（1924年成立于美国，124个国家，14000多家俱乐部，大部分财富500强公司都组建了公司TM俱乐部，如苹果、摩根士丹利、汇丰银行等），还可以介绍自己俱乐部的辉煌历史、特色以及明星会员，把整个会议的基调定位成专业、轻松、愉快而富有营养。
安排有创意的即兴演讲和活动。为什么需要有创意呢？我觉得创意的活动可以给会员带来新鲜感和诸多乐趣，比如中文头马不定期举办马拉松演讲比赛，听说上海的俱乐部曾经举办过赛诗会，大家朗诵诗歌，双语话剧俱乐部经常会组织即兴表演，还有的俱乐部组织过辩论赛，这些创意活动都会让整个会议气氛更加轻松愉快。
即兴演讲举例：康庆华主持即兴演讲，很有创意，他每次上去都脱一件衣服，很有趣，也为上台的小伙伴缓解了紧张
第三大项：会议组织
1.安排Mentor
新会员或新角色，都要即时对接馒头或临时馒头。最好是征集的当下，多问一个题，比如VPE征集角色时，看一下非会员小伙伴，可以多问一句，芳姐、孙萌、立川，你们以前没有担任过这个角色的举手看一下？那哪位会员来担任一下芳姐的临时馒头？好的，谢谢，芳姐你有不懂的问题可以问庆华，希望你们多多交流。这样一来，既为下次会议做好了充足的准备，也为嘉宾和会员之间建立一对一的互动机会。
每个人的性格不尽相同，有些会员对于活动来者不拒、主动应征，有些会员只有被别人邀请后才会做馒头，建议俱乐部的VPE尽量主动邀请不太积极主动的会员来担任馒头，教学相长。
2.会议安排和日程提前发布
我们中文是这次会议结束基本都确认好下次会议角色了，会员和来宾充分的准备时间，发布方式是群内接龙、微信公众平台。
3.会员知道各自角色和职责，按照会议安排提前准备
举个反例，有次下雪中间延期了，我在会议快开始了我才发现还要做总评估，会议即将开始了，时间官、哼哈官、语法官都迟到了，语法官还好于淼在，他临时接了（救火队员）；哼哈官周世琪临时接了，他考研结束第一次回来参加会议，介绍职责也有点模糊不清；时间官迟到了，她还不清晰这个职责是什么以及怎么做。那天的会议质量就很差。
那么，如何保证每一位角色担任者都知道自己的角色和职责呢？我们需要有负责人。
教育副主席：负责角色安排；
会议主持人：总负责职责的落实；
总体评估官：负责评估团队的职责落实。
只有在保证人知其责，人尽其责后，才能保证会议质量。
4.按照手册指导来演讲和担任角色
想要会员系统性地提升自己，一定要保证会员们按照手册的指导，专业性、系统性地进行练习。我做VPE时，当我做到CC3才意识到手册的重要性，发现很多会员不重视手册，我想了个办法，我的CC4和CC5演讲主题都是《刻意练习》，具体目标：通过对CC手册的刻意练习，陪伴会员完成高质量的演讲，实现头马价值最大化。
5.会议准时开始、准时结束
如何保证会议准时开始、准时结束呢？
分析不准时的原因：
1.到场的会员比较少，无法开始。会议往往由接待官或者主席开场，可能他们心存善意，等一等没来的人，但是没来的人可能会想，反正他们会等我，所以也不急着赶过来，就这样形成恶性循环。
印象比较深的是康庆华，就非常坚持原则，定好几点开始就几点开始，实在有特殊情况，比如路况不好多人迟到，可以考虑修改会议开始时间。原则是，定了什么时候开始，就什么时候开始。
2.时间官太善良。比较起到示范作用的，是上周二会议中，张金鑫担任时间官，用他自己的话讲“咔嚓”掉了四个超时的，因为中文头马俱乐部现在时间方面是按照比赛标准来的，凡是超时的，都取消参选资格。这样做的好处是，演讲者在俱乐部就培养出了控制时间意识，就会避免以后参加正式被取消资格。
对于那些被提示后还不停下的演讲者，时间官可以带领大家鼓掌，或者放大声的音乐，主持 人顺势上台，让他不停也得停，这也是在帮他培养时间观念！
3.主持人，把串接时间留出来，时间官也要负责控制主持人的时间。
4.正向积极、有帮助的评估
要极其重视评估，评估的质量，决定会议的质量，决定会员提高的质量。
有些评估官怕碍于情面，整个评估就是个歌颂会；也有些评估官比较严厉，整个评估就是个批判会。
关于有效的评估，上次青岛COT赵森关于评估的工作坊，进阶的评估包括长处、进步和潜力。还有前大区长程龙的建议是积极、有帮助，关于建议，最好每次提一条，抓最关键的点，就像关键时刻一样，给他最关键的建议，短短几分钟的时间，如果提太多建议，反而效果不好。
MOT抓好了，俱乐部一定发展得好，会议质量就不会差，如果关键时刻没做好，会员和客人对俱乐部的印象不佳，俱乐部就出问题了。
最后，我建议，咱们三个俱乐部的主席和VPE团队（也可以邀请积极的会员），坐下来开个MOT专题会议，以上面所述的关键时刻为参考，找到自己俱乐部发展过程中需要抓住的关键时刻，每人负责一项，其他人协助，过程中不断跟踪不断完善。
一万小时定律，大家都知道，一份工作或专业做了一万小时就可以成为行业专家，刚刚于淼也有分享，这里还要加一个条件，那就是把时间放在关键人、关键事上，＂时间看得见＂，一起加油！
2018.2.4
（部分资料摘抄来自头马85大区公众号）
《一起来抓住Moments of Truth》
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