会议室的用途，决定了音视频会议系统需要什么功能。一般来说，会议室就是用于日常领导说话、总结报告、学习培训、远程视频会议以及接待客户而搭配嵌入式视频处理功能的显示屏或者是可移动的推车式多功能显示设备。
根据不同的会议需求，对会议室精心设计的改造
按照视频会议的使用用途，绝大部分外资企业的音视频会议系统通常polycom的视频会议设备和瑞丽通专业的无线音频以此提高远程会议的质量，满足会议的互动功能、音画质清晰、保证合理稳定的声压级、具有良好的传输频率特性和较低的失真度，这样会议室在使用时不会觉得有回音、声音刺耳、声音失真或者掺杂信号干扰的滋滋声。
根据不同的会议需求，对会议室精心设计的改造，有利于会议目标的达成，合适的改造能够优化与会者间的学习环境，让其倍感舒适，并促进协作。
座位改造的风格主要取决于与会者的规模及其之间的关系，还有演示方式
会议室座位改造的风格主要取决于与会者的规模及其之间的关系，还有演示方式。在会议召开的过程中，座位的安排有助于引导与会者关注到会议焦点，并对与会者的互动起到促进或者阻碍的作用。现在市面上有四种比较受欢迎的座位改造风格，分别为为：
1、标准会议风格：将一张桌子放在房间的中央，与会者围坐周围。适用于需要与会者互动，并拥有清晰的视线，以促进其交流。这种风格也通常用于视频会议室的改造。
2、U字型会议风格：在U型桌外放置座椅。对于需要演示者和视频演示的讨论组型25人及以下的会议室召开会议非常适用。
3、教室型风格：管理者需要对员工进行相关业务培训，与会者需要做笔记时，通常采用教室风格，桌椅被成排放置。这种风格还有助于演讲者和观众间的对话。
4、剧场式：通常用于大型组织，用于听取演讲者观点。这种配置只需简单地将椅子面向房间正面排成一排，无需桌子，会议参与者通常不需要互动或做笔记。
确定会议室功能进行装修
在会议室召开的过程中，电源、线缆的是一个经常出现问题的部分。会议期间，没有什么比被原本可避免的电源故障又或者线缆太短、接口不够的问题从而使会议暂停，这就令人十分难受了，所以在会议改造设计中，尽量确保各视频显示器等设备的电源供应和线缆长度及接口做好规划，最小化故障风险。
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