作为人力密集型产业之一，做活动其实最累人，不只是因为属于服务业，还因为中间太多细节太多变动，计划没有变化快，有时牵一发而动全身，搞得大家都很被动。
那么，
有没有一种方法可以让活动做得又省心又不费力呢？
只有工具化、流程化。
如同流水线操作一样，其实活动的七成以上是可以流程化的，再借助些活动管理工具，比如智慧会务，那么你做活动时，要实现省心省时的目的一点问题也没有。
做活动无外乎这么一句话：什么时候谁在哪里做了一场什么活动，怎么做的，效果怎么样。跟传播上的5W1H理论有点像，这这个可以称为4W2H。
整好这6个要素，活动基本七成就出来了。
什么时候。（WHEN）
时间可不是乱定的。在你的活动日期前后最好没啥大事发生。比如周六日大家不愿意还为了公事出来加班，如果是工作类的活动，就放在周五吧，大家嗨皮完就可以早点回家过周末了。如果是生活类的活动，也别搞在周日，玩得太疯周一没有精力上班，周五或周六是不错的选择。
另外要注意节假日，涉及到邀请外企人员的，注意避开国外节假日，老外放起假来很疯的，避开感恩节圣诞节啥的，这是必须的。一般来说11月12月是节假日高峰期，而且年底各公司年会也是嗡嗡的超级多，尽量不要搞撞车，会有很多人放你鸽子，别怪我没提醒你。
谁。(WHO)
这是被邀请参与者的筛选问题。
人的因素是最不稳定的，前期邀请的人可能跟最后能出场的人大相径庭。即便如此，也没必要一遍遍地确认，前八次确认来的，可能第九次就因为出国度假或出差放你鸽子，确认两次就行，中期确认和后期确认，具体时间节奏自己把握好就行。
此外，被邀请人擅长的话题最好与活动主题契合，人聚过来了无法产生互动和沟通，是一个活动失败的预兆。
然后还要明确：是否需要接送、是否需要翻译、是否需要安排住宿、如何确认身份（邀请函）等。
细节：邀请函要包含的信息——被邀客人的数量、级别；活动名称、主题描述、日期（开始时间/结束时间/活动日程安排）、地点、行车路线、停车提示、着装要求、回复邮件地址、联系人等。
人，除了被邀请的客人，还有媒体和工作人员。媒体有时也可以算作客人之列。工作人员里注意要有摄影/像师、速记人员、礼仪人员、接待处工作人员、表演人员等。
在哪里。(WHERE)
活动场地的选择。
高大上的活动选酒店、游艇、小岛啥的，轻松的沙龙活动选咖啡馆茶馆独立书店，有点小资的选艺术区loft或画廊，私密的就选酒窖或私人俱乐部、私人会所这种，没钱的选学校……一般来说，活动组织方或请来的人凳次够的话，可以跟场地谈合作，给个LOGO起个艺名叫“独家场地供应方”之类比较显凳次的，就可以小成本运作了。
有个细节问题，场地涉及到交通和停车问题。交通不方便和停车不方便的地方就不要选了。如果活动中有演出，要注意附近安排化妆换衣间；如果有采访，注意安排专访间；如果有晚宴，注意晚宴地点不要离活动地点太远。停车有限制的记得事先申请停车许可。
然后记得明确：场地使用时间段、允许的布景和清场时间、是否需要自行安排清扫人员、场地额定容纳人数、视力范围是否有阻挡、WIFI、舞台、视听设备、灯光、附近卫生间情况、是否有存衣处、消防和安全措施、用电负荷、是否有噪音限制等其他规定……甚至是否需要为参与者购买保险啥的，我不是夸张哈，有在游艇上举办活动的还是要注意点。
做了什么活动。（WHAT）
为啥办这场活动，说的是活动主题。
一个活动没主题就像躯壳没灵魂，哦，聚一帮人凑凑热闹就散了，没劲对吧？活动组织方苦哈哈累死累活搞场活动，得有目的性对吧~
主题就看组织方的需求了，也分提高品牌影响力啊、媒体联谊啊、新闻发布啊、案例分享啊、理念解读、颁奖答谢、慈善筹款啊blabla~~要是纯为了玩，还有什么睡衣趴、圣诞趴之分呢~主题是线，可以串起活动所有七零八碎的东西。
怎么做的。（HOW）
这是活动形式的问题。
目前已有的活动形式包括但不限于：发布会、演讲、论坛、沙龙、午宴晚宴、演出、圆桌会等等。这个就不意义展开说了。
效果怎么样（HOW）
这是活动的传播三段论：
前期预热（注重悬念吸引眼球，一般通过微博、微信这样的社交媒体引爆，通过KOL发声引发关注，注重传播引爆）；
中期曝光（注重活动亮点挖掘，引发参与者自行传播，这阶段最好用社交媒体和网络媒体，铺大声量，注重传播广度）；
以及后期传播（注重二次传播和传统媒体沉淀，注重传播深度）。
最后，还有一个最最重要的问题，刚开始就提到的问题——你猜到了吗？
是的
活动管理工具。
上面的问题都考虑了，按照自己的想法把活动策划方案也写好了，活动落到执行层面，一款高效实用的活动管理工具就显得尤其重要了。
针对主办方办会过程中面临的诸多难题，智慧会务从会前、会中到会后，贴心为其提供了一体化的会务管理系统服务，助力主办方高效轻松简单办会。
会前：活动发布、注册报名、代收费用、推广宣传、群发通知 ；
会中：电子签到、现场互动、会议活动直播；
会后：数据统计。
会议活动管理，就选金典永恒公关，中国IT领袖峰会运营执行团队，省时省力省心还省钱。
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