搞定Ⅲ：《平衡工作与生活的艺术》第6章获得掌控：组织整理

搞定Ⅲ：《平衡工作与生活的艺术》第6章获得掌控：组织整理

第6章 获得掌控：组织整理

>> 秩序就是自由。

>> 有条理”究竟意味着什么

>> 记住，“有条理”是有明确定义的。有组织、有条理意味着事物各就各位，与它们在你心目中的意义相吻合

>> 把物品的意义跟它的放置地点相匹配，概念虽然简单，却是你把自己的世界打理得井然有序的一个常见的难题。

>> 只要有什么东西没有放在该放的地方，不能在你需要的时候马上找到它，你就不够有条理。

>> 条理的定义也适用于项目、事务和工程，不过对它们来说，放在“合适的地方”也许更加概念化、场景化，而不是指具体的空间位置。换句话说，如果你想让一次会议举行得井然有序，就必须预先捕捉和处理那些五花八门的相关议题和后勤细节。根据明确以后的结果，确定必须采取的行动，安排日程表、先后步骤和相对优先的事务，并把它纳入整体规划，妥善分配给相关人员具体负责。

>> 意义先于条理

>> 信息必须记录明确的日期，否则很难依据类别或目录进行查询。

>> 要想使一切“条理化”，首先必须明确事务对你的意义，然后再把它归入同类事务。这条原则是通用的，不管你是整理自己的信息和制定提示系统，还是处理一件生活小事，还是经营一家企业。

>> 要想对你身边可能有意义的一切事务进行区别，关键是确定它该归入哪项，是“结果”、“行动”、“酝酿”事项，还是辅助资料、参考资料或垃圾。

>> 更为模糊的事务必须用好的系统性方法和清晰的分类加以管理，归在适当的内容项下。

>> 在保持掌控的多个层面，有一条原则是通用的：你要在把系统分得太粗和太细之间达到适当的平衡

>> 你应该把自己的使命宣言放在哪里呢？哪里都行

>> 就个人而言，列出自己的个人信念或者书面的“个人操守”，效果奇佳。

>> 关注层面

>> 通常，你在这个层面需要提醒自己的事务不到20件，用一个简单的文档把它们逐一列出足矣。

>> 项目

>> 这是生活和工作中侧重日常操作的层面。你要用一个结构来维持这份特殊的清单，它必须能够容纳大量信息。在特定的时刻，大多数人有30~100个项目（按照我的定义，即1个人承诺在1年内要完成的所有必须分步执行的事务）要追踪。

>> 即便你有85件事要做，依然可以把它们列在一张单子上。我这里指的不是计划、具体细节和相关材料，它们都属于“辅助资料”。

>> 项目至少应该每周回顾一次，用一份清单来管理这个1万英尺关注层面的目标

>> 行动

>> 你要追踪的具体行动又可以分成3类：日程表标注的、越早执行越好的和委派他人执行的。它们还可以进一步细分成你觉得实用的类别。大部分人在这个层面要做的事情超过150件，把它们再分成几类比列在一张清单上更容易追踪。

>> 成功实践GTD的关键在于列出方方面面的行动清单，以它为基础决定自己每小时干什么；而不是简单地列出每天的“待办事项”清单，

>> 日程表，具体到确定的日期和时间，日程表应该代表你在一天内要完成的硬性任务

>> 日程表上标注的活动是我首先要关注的；

>> 用日程表记录3类事务效果最好：预约、已经确定日期的活动、当天需要或者想看到的信息。

>> 每天早上，你应该把这两类事务——预约和当天必须处理的其他事务记在日程表上，

>> 日程表标注的第三类事情应该是你必须或者希望在当天看到的信息，

>> 日程表应该只标注这3类内容：预约、已经确定日期的行动和信息。

>> “电话”清单

>> 它列出了你要打的所有电话

>> “电脑”清单

>> “办公室”清单

>> “家”清单

>> 任何地方”清单

>> “外出事宜”清单

>> 这份清单列有你需要“外出”时处理的事情

>> “议事日程”清单

>> 这份清单列有你需要跟一个或几个人交流以后，进一步细分的行动，

>> “阅读/回顾”清单

>> “等待”清单

>> 它包括你所等待的、其他来源的一切事务

>> 只要你掌握了把事务根据其意义加以归类的原则，就可以举一反三，根据需要划分相应的类别。

>> “将来/也许”清单是个临时搁置这类提示的好办法

>> 养成 “每周总结”的习惯

>> 每到周末必会浏览一遍所有可能相关的清单事务，就可以把初步酝酿的这类事务也包括进去。

>> 你可以列一张“最好在我去世前完成”的事务清单，

>> 这件事也许你几个星期前就列在常用的事务清单上了，

>> 日程表上记录的以后要做的事情

>> 辅助资料

>> 尽可能简单，而不是比较简单