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会计科目主数据

会计科目主数据

作者: TaoMin | 来源:发表于2018-12-17 00:16 被阅读53次

▲GL主数据——会计科目

在SAP系统中,每一个总账科目(G/L Account)都有两个层次,

首先必须在chart of accounts level维护共有的信息,然后再在company code level维护公司代码独有的信息。

公司代码所用的科目表叫operating chart of accounts(运营科目表)。一般在项目实施完了之后,会用批处理工具把所有的会计科目导入到SAP系统中.

①FS00--集中维护会计科目,同一个科目必须在科目表层和公司代码层下都做维护。②FSP0--在科目表层维护会计科目;

③FSS0--在公司代码层维护会计科目;

▲“科目组/账户组”:

科目组的作用:

1. 决定了科目的号码范围;

2.决定了科目主数据维护界面的字段状态(即科目主数据中,哪些显示、隐藏、可选),

科目组的后台设置路径:财务会计--总账科目--主数据--准备--定义科目组(T-code:OBD4)


▲“科目是资产负债表科目还是损益表科目”

▲“贸易伙伴”:

贸易伙伴,主要是合并模块,用于企业内部往来单位的。用于识别是否是关联交易,是否需要纳入合并报表抵消的重要字段;你卖给我的、我卖给你的要做offset(抵消);

▲“科目货币”:

如果科目货币设为本位币以外的其他货币,则该科目只能用该货币过账;

如果科目货币设为本位币,则该科目可用任何货币过账。

比如:如果本位币是CNY,有一个“现金-USD”科目,则能限制“现金-USD”科目只能输入USD。

比如:如果本位币是CNY,有一个“现金-CNY”科目,则不能限制“现金-CNY”科目只能输入CNY。

▲“限本位币记余额”:

本项勾上后,科目余额将不能以其他货币显示,只能以本位币显示。

SAP系统中有一个特殊科目GR/IR,必须设为only balances in local currency,否则在过账时,系统会提示编号为F5672的错误。

▲“税务类型”:

对于一般纳税人来说:

 采购--进项税;

 销售--销项税;

如:销售商品(17%的税率)

(商品出库) 借:主营业务成本 100元  贷:库存商品     100元

(开发票)     借:应收账款        117元  贷:主营业务收入 100元

                                                                        应交税金-应交增值税-销项税 17元

(收款)         借:银行存款     117         贷:应收账款     117元

也就是说:对于会计科目“主营业务收入”,一般在这里设为“仅允许销项税”。

▲“允许含/不含税过账”:

本项勾上之后,就表示此会计科目含不含税都可以过账

▲“统驭科目的科目类型”:

举例:公司卖给客户(三菱公司)300万元的商品,需要销售(SD)那边来记账(开发票),但是,销售人员在记账时不会像财务人员那样记:

GL    借:应收账款 300万元   贷:主营业务收入 300万元

销售人员只会记:

SD     借:三菱公司 300万元   贷:收入 300万元

在实际的SAP系统中,销售那边一记账,系统就会自动在财务这边生成一笔凭证,为什么自动生成呢?

就是因为,我们把科目“应收账款”设为了客户“三菱公司”的统驭科目。

设为统驭科目的会计科目就不能在手工记账了,只能通过其他的模块(如:AR、AP、SD、MM)自动记账。

而这里的这个字段,是让我们选择这个科目属于什么类型的统驭科目的(是属于客户?属于供应商?属于资产?……)。

▲“未清项目/未结项目管理”

对设有open item management功能的科目,系统会有一个结清状态,并以红灯、绿灯标记某一行项目是否结清;绿灯表示已结清(cleared),红灯表示未结清(open);

比如:“应收账款”科目,此项系统默认是勾上的,这样就可以方便的查看哪些应收账款已清,哪些应收账款未清。

注意:

1.是统驭科目的科目,此项都是系统默认勾上的!(如果再手工勾上,保存时会报错)

2.如果一开始把一个科目设为了普通科目,发生交易后又想把它改为open item科目,系统不会允许修改。

3.如果想将一个有open item management的科目改为普通科目,则要先结清所有未清项之后再更改。

▲“显示行项目”:

勾上之后,就可以查看此会计科目的记账明细。

注意:一般每个会计科目都勾上此项。

▲“排序码”:(自动清账用,多见于GR/IR)

在科目主档、客户主档、供应商主档中都有一个“排序码”字段,

排序码的作用是:决定了在使用此会计科目录入凭证时,如果手工不填写“分配”(Assignment)字段的内容,则系统就会以sort key规定的方式填写Assignment字段的内容。此栏位被自动填值的目的,主要是为了后面的查询、自动清帐等功能。

比如1:

科目66000032 “宽带网络费”这个科目的相关凭证,“分配”栏位的值并不是我们手工录入的,可是生成的凭证上却自动填上了值。

比如2:

科目“其他应收账款--员工借款”启动了未清项管理。当员工发生借款时,用F-02做借方的一笔账,还款时又用F-02做贷方的一笔账,如此操作的话,虽然这个员工借款的余额即为0,可是行项目中显示的却都是未清行项目。

借:其他应收账款--员工借款  100元  贷:现金  100元

(借款)

借:现金   100元 贷:其他应收账款--员工借款  100元

(还款)

所以,如果我们给“其他应收账款--员工借款”这个科目设定某种排序码,使得“分配”栏位的值相同,那面并且符合自动清帐的规则,那么就可以使用F.13进行自动清帐的功能了。

举例: 两个凭证,两笔账

先查看总账科目行项目:

 运行F.13

这会生成一个新的自动清账的凭证 1000000005

   查看结果:

▲“字段状态组”:(控制做账时候的字段)

后台设置路径:财务会计---财务会计全局设置---凭证---行项目---控制---定义字段状态变式(T-code:OBC4),它用来控制在做凭证时(记账界面、录入凭证的界面),该科目的辅助核算项目哪些是必输的,哪些是隐藏的,哪些是可选的;

▲“只能自动记账”:

勾上之后,此会计科目就只能自动记账,不能在GL模块中进行手工记账,即只能通过其他模块传递过来自动生成记账凭证(如:AR、AP、MM、SD);

▲“锁定过账(Block for posting)”:

锁定以后就不能用此科目进行记账了。

▲“标记为删除(Mark for deletion)”:

这里的删除只是逻辑删除,不是物理删除;

逻辑删除后只是设立了一个删除标记,当你再用此科目进行记账时,系统会提醒:

,但用此科目依然可以继续记账;所以,你如果想锁定不让用户过账,请用Block功能。

▲如何彻底删除一个会计科目呢?

答:SAP中删除会计科目,删除客户、删除供应商是比较麻烦的。如果有发生业务的话,那只能做删除标记了,如果没有发生业务,那还可以删除,但一定要慎重。

if there is no transaction data exist for this account,(T-code:OBR2)to delete account master data enter the only G/L account number you want to delete.

if you have not posted accounting document for this account number, it must could be deleted. please be CAREFUL!!!

(T-code:OBR2):

1. Select "Delete G/L accounts", enter account number you want to delete

2. Select "With general master data", enter company code of the account number

3. You can first test it with "Test run"

▲在FS00中可以设置3个科目:

①FS00中的会计科目(经营科目表),如设定的是:10000001

②FS00中的集团科目(集团科目表),如设定的是:100001

③FS00中的备选科目(中国科目表),如设定的是:10010001

这三者是什么关系呢?

答:比如一个集团,总部在美国,中国是分公司。这时候,要出具集团报表及中国法定报表。那么集团报表用100001,中国法定报表用10010001;

那10000001做什么用呢?对于一些公司(尤其是外资公司),他们自己在操作上有一套科目,这个10000001就是他们自己的科目,用这个科目出具自己的报表给自己看。当然,也可以把经营科目都使用用中国的法定科目,就是10010001,这时候就只用两个科目表就可以满足三方的需求了。

即:

①如果中国分公司记账使用自己公司内部设定的会计科目,则:

用会计科目--10000001(自己设的会计科目),出报表给自己看;

用集团科目—100001 (集团设的会计科目),出报表给集团看;

用备选科目--10010001(中国法定的会计科目),出报表给中国政府看(工商、税务、财政…)

②如果中国分公司记账使用中国法定的会计科目,则:

用会计科目--10010001(就是中国法定的会计科目),出报表给自己和中国政府看;

用集团科目--100001 (集团设的会计科目),出报表给集团看;

更进一步:怎样在报表中使用“备选科目”呢?

当这个公司出具会计报表(T-code:F.01)(如:资产负债表)的时候

▲科目主数据牵涉到的表:

①会计科目的科目表层数据(FSP0)在表SKA1中;

②会计科目的公司代码层数据(FSS0)在表SKB1中;

③会计科目的文本数据在SKAT中;

▲关于记账码:

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