序
这是一篇本人九年前以“行健天地”为笔名发表在阿里论坛上的一篇文章，虽然现在无论是机关还是事业单位的服务意识相比九年前已好了太多，但还没完全做到自驱型流程的要求，而且许多企业在流程管理方面的问题还更加突出，故再此发表此文，希望能对大家有些启发……
文
最近企业年检，深感一些繁琐的流程给各方面工作带来的负荷。由于埋头工作，不知不觉，临近年检的最后期限而且营业执照也快到期。本着对政府及法律法规一贯的敬畏之心，让人马不停蹄处理着相关环节：营业执照网上年检申报及年检手续办理、营业执照延期手续办理、组织机构代码本年检、税务登记证变更，办完一个接着一个，哪一个步骤都不敢耽搁，而开户银行也因为企业年检也要求重新提供一整套资料。说实话，所有的这些环节无论对政府还是企业甚至银行都不产生效益，反而消耗了大量的人力物力成本，而且哪一方面都不敢稍有耽搁。是否有办法简化流程，将精力集中在能真正产生效益的事情上呢？
首先，XXX市民中心相关机构联合办公的做法值得推广。诚然从各个机构抽调精干工作人员组成审批小组，对于大型项目快速投入非常有好处。但由于相关职能部门已经配置了大量的资源用于日常运作，如果相关部门硬要将办公室移到一起实现联合办公，对于企业而言，当然方便不少，但对于国家资源却造成了很大程度的浪费。
其实，在网络高度发达的今天，我们完全可以利用各机构系统对接来实现各机构联合办公。例如企业年检，在临近年检的1月内自动发电子邮件或者短信以不同的语气给相关企业经办人与法人代表，提醒他们及时年检。企业相关人员接到这个信息后上网申请，工商局系统接到这个申请后在系统数据库自动抓取企业相关信息进行评估，而仅需配备极少的经办人员检查确认系统结果并将这个结果自动发邮件或短信通知企业相关人员（如被否决，同样自动通过邮件或短信通知相关人员），同时提醒他们还有哪些证照还需要年检。同时，这个结果自动传递到系统关联机构如质量技术监督局.国税局.地税局及开户银行，然后依此办法逐步传递同时将相关结果告知企业及关联机构，相关费用自动在开户银行上扣除。为了确保相关运作符合企业意愿，在企业年检申请时可要求企业填写相关选项，待其同意后自动运行相关年检程序即可。最后开户会自动收到一整套变更后的资料。最后只需要通知企业直接到窗口签订续约合同即可，甚至不需要到窗口，直接通过系统确认签约的方式即可完成网上续约。在整个过程中企业及关联机构如有异议，随时都可通过电子邮件.短信.QQ.电话等方式发送信息，收到这个信息，系统自动通知到关联人员及时作出处理。如企业需要打印年审信息，则直接到辖区自助终端自动打印及标示即可。这样，企业相关成本会大大降低，政府机构及开户银行也因为自动程序而且减少不必要重复审查人力资源成本也会大大降低，同时加速了办事效率。另外，也避免了企业年检不及时的现象，同时更可避免人工操作的失误。 这样的思路不仅适用于年检，各种费用的交收与审核都可按照进行。如这种思路得到实现，各级行政机关可以将更多的精力用于服务与监督。否则，没有切实可行的措施，政府职能转变很容易停留在纸面上或者口头上。而企业会因为政府职能转变产生更大的良性联动。这样，整个社会运作效率会大大提升，而由于自动运作也杜绝了不正常交易的可能性，对于纯洁社会，建立廉洁政府也非常有好处！
其实，这种思路不仅适用于政府，也同样适用于企业，而且也不一定非要用软件来支持。 笔者在多家大型知名跨国企业从事管理工作多年，在做管理顾问期间也考察及辅导过不少中小民营企业。对于其中的差异感受很深，而感觉最明显的就是企业文化及相应机制差异。民营企业中，老板是企业的灵魂，所有的制度都服务于老板的意志；如果这个老板同时也是一个管理精英，他可以将管理的效能发挥到很高的境界，但即便如此，也很难摆脱管理人员甚至员工对老板的依赖，这是由于老板的超然地位决定了的。这样的企业好比封建王朝，如果帝王英明，又有能臣干才辅政，当然也可以国泰民安，繁荣昌盛。只是多数企业不那么幸运，常常是管理上外行的老板决定着企业的大事小事，规章制度常常形同虚设，运作流程上的各部门相互不理睬，甚至上级管理都很难制约他们，工作效率与系统响应速度自然大打折扣。
而在许多成功的大型跨国企业里，流程上每一个节点都互相配合并对任何意外自动预警。因为他们知道：只有配合才能完成工作，一旦其中哪个环节出现问题，整个系统的工作将毁于一旦。就拿生产计划及订单处理系统来说，营业部门接到客户订单，第一时间将其输入到系统中，同时提醒计划部门根据客户新订单参照物料及产能状况排出新的生产计划与出货计划(设计相关参数，系统自动完成计划编排)通知生产.品质.工程.仓库.采购等相关部门。同时，系统自动产生物料需求计划并通过它告知采购部门制成采购订单编制采购计划并跟进相关物料到位。等相关计划出来，相关部门自动跟进相关环节直到订单完成，一旦任何环节异常，相关人员及时报警，及时组织资源解决问题。所以能做到即使没有高层参与也能将问题解决并保证正常出货。在这个过程中，好的系统软件会对整个过程运作起着很大的作用，特别是产品及物料种类很多的情况下更是如此。但这种行之有效的机制更加重要，它自动形成一种系统推力，使整个流程自动运作。这样，企业高效运作就不奇怪了！
可以看出,这样的运作可使政府.企业自动运作，是因为它有一种内驱力，推动整个流程顺利运作。不难想象，只要有内驱力，只要有这样的能自动运作的流程，任何组织都可高效运作。当然，流程本身只是表象，内驱力才是流程运作的动力。作为一个组织，必须打造一种文化，并通过规范的训练让这个组织的每一个成员都自动按照流程的要求作业，一旦发现任何异常能自动处理。
想想看，你的组织是否具备了这样的自驱型流程吗？
2009/07/12
让自驱型流程为你的事业插上翅膀（原创）
备注:
感谢大家的支持与关爱！本文系原创，如有抄录或转载，但请注明出处。再次感恩！
网友评论