建设工程的例会制度是大家都熟悉的，每次例会所形成的会议纪要大家也都是耳熟能详，但作为一项证据，在某个时刻往往可起到神来一笔的作用。
施工过程中的会议有每周例会，还有某些专题会议，其所直接形成的会议纪要就可以分为例会会议纪要和专题会议纪要。
施工过程中的会议纪要是指用于记载协商、传达会议情况和议定事项的法定公文。会议纪要和会议记录有着明显区别。
会议记录是一种客观的、单纯的纪实材料，是对会议过程的单纯记录，不分重点，全盘记录，对会议记录的签认，仅代表对会议过程这一事实的认可，即对会议过程中对各方发言的内容、顺序的一种确认。
会议纪要则是对会议过程、会议精神、会议结果的高度精炼，更为关键的区别是，施工过程中的会议是各方对履约过程中发生的某些事件的原因、归责及处理方式的讨论，并最终就各方在该事件中承担何种责任，以及在会后享有何种权利、需要承担何种义务达成一致合意。如工程施工工期延迟的原因和责任、工期是否同意顺延、质量标准及其变化、付款方式及结算方式的变更、工程检验方式的变更、违约责任及索赔的修订等。而会议纪要就是相关各方当事人对该合意的书面曲儿。从本质上来说，此时的会议纪要实际上是一种补充协议。
会议纪要是建设工程施工全过程的记录，合格的会议纪要能完整地表现施工的全过程及各方对纪要内容的认可。通常用于证明一些与客观事实直接相关的问题。
会议纪要要想作为一项证据使用，就要按照证据的标准和相关要求固定、制作、签认。
制作一份会议纪要要坚持“四不”原则，即：制作会议纪要不能只签到会议，而不签会议纪要本身；不能仅由发包人一方或监理单位制作；不能只有一份原件，当事人应以原件复印留存；不能有非负责人签字。
四不其实就是四要
1、制作会议纪要既签到会议，也要签纪要本身。按我国民法的原理，对意思表示采用的是明示的原则，除了法律直接规定的默示视为认可的情形之外，其余情形下，所有的默示情形均不能推定为认可，而我国法律中对会议纪要的默示情形并未规定，所以会议纪要对未签认的单位不直接发生效力。
2018江苏省高级人民法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件若干问题的解答第9条第一款就是明示的一个典型例子，要求必须在专用条款中约定。
9、《建设工程司法解释》第20条规定的按照竣工结算文件结算工程价款，审判实践中如何适用？
建设工程施工合同专用条款中明确约定发包人收到竣工结算文件后，在合同约定的期限内不予答复视为认可竣工结算文件，当事人要求按照竣工结算文件进行工程价款结算的，应予支持。建设工程施工合同专用条款中未明确约定，当事人要求按照竣工结算文件进行工程价款结算的，不予支持。
2、在现实中，施工方式施工过程的主要参与者，也是最大的利益相关方，又相对弱势，所以施工方也要积极参与制作会议纪要。
3、会议纪要要制作多份原件，参会各方都应以原件复印留存。民诉法规定，书证应当提交原件，复印件不能直接作为证据。会议纪要应当一式多份，并及时做好签收记录。
4、会议纪要应由负责人或授权人签字。会议纪要中往往涉及重要事实的确认及权利义务的处分，本质上属于补充协议，也就是合同的组成部分，原则上说必须是公司法人代表或经法人代表明确授权的负责人才有权签署，否则根据民法总则及合同法的相关规定，该纪要的签认就属于无权处分，效力待定。
在诉讼中，凡是已经获得各方负责人签字确认的会议纪要，均可作为就会议纪要达成的关于工期、支付、结算、质量等内容的证明依据。
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