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与质量成本强相关的流程成熟度如何衡量?

与质量成本强相关的流程成熟度如何衡量?

作者: 质量与创新 | 来源:发表于2021-06-23 08:54 被阅读0次

    成熟度是一个主体在其完美状态下的相对价值。换句话说,要理解一个成熟的水平,你首先需要知道什么是完美的状态,然后确定它和完美之间的差距。衡量这一差距的标准是成熟度。

    公司需要描述一个蓝图,希望在未来实现什么。那么就需要了解,业务过程管理的现实是什么,距离未来的目标还有多远,有没有什么方法可以帮助我们认识到这个差距?

    这里我们及需要引入 流程成熟度 这一个概念

    迈克尔•哈默经过广泛研究,并由多家大型企业配合测试,终于开发出一个新的理论框架。

    这个框架被称为“流程和企业成熟度模型”(PEMM),它包含了确保流程持续取得高绩效的五个因素,以及有助于流程文化在组织中渗透的四种企业能力。

    PEMM并没有具体规定特定流程的细节,因此我们可以视其为适用于整个企业的标准评估方法,有利于企业对各评估结果进行有意义的比较。

    五个流程能动因素(process enabler)

    设计(design):详尽地规定流程的执行过程。

    执行者(performer):执行流程的人,尤其是指他们的技能和知识。

    负责人(owner):对流程及其结果负责的高管。

    基础设施(infrastructure):支持流程的信息和管理系统。

    衡量指标(metrics):企业用来跟踪流程绩效的指标。

    四种企业能力(enterprisewide capabilities)

    领导力(leadership):支持流程建立的高管。

    文化(culture):客户至上。团队合作。个人责任感及变革意愿等价值观。

    专业技能(expertise):流程再造的技能和方法。

    治理(governance):管理复杂项目和变革计划的机制。

    从流程的设计、执行、责任人、基础设施和指标5个方面13个因素,对企业流程管理现状进行评估,将企业流程成熟度分为1-5,四个级别。

    用通俗一点语言来解读

    L1初始级

    在企业的这一阶段,几乎没有任何流程,甚至其制度也可能很少,主要依靠个人能力和团队执行来实现其管理和运作。

    创业公司在许多地方处于这种状态是正常的,毕竟,以市场为导向的快速反应和灵活性是生存的途径。

    企业要想扩大规模,要从规模扩张中获得更多的效益,就必须体现规模的成本优势。换句话说,销售增长大于成本增长,因此扩张可以持续和有意义。要做到这一点,公司需要复制他们成熟的经验和能力,而这个复制过程需要通过过程和标准来完成,所以我们进入下一个层次。

    L2

    这一级别的企业的特点是可以透明化和可管理的流程,但这些流程是分段封闭的,并且不相互关联。

    有很多企业把做部门或岗位的过程作为单位,有的企业也提出了这样的要求,企业中的一些过程是IT支持的,它们也分布在不同的系统中,系统和系统之间的接口也没有很好地建立起来。

    L3

    在这个层次上,流程在整个企业中被系统地呈现、设计和管理。所讨论的系统不是IT,而是一个综合、结构化、相互关联的有机整体。

    一方面,结构、企业架构、分层结构和流程细节从顶层设计开始。另一个是端到端连接,从导线到现金、订单到交付、生产、研发和供应链,包括那些得到管理和支持的流程。

    流程构成一个综合系统,将系统、业绩、风险内化、信息技术和其他管理系统、方法和工具结合起来,形成一个协调一致的业务和管理整体。这一进程使企业能够以综合的方式运作。

    L4

    这一级别的显著特点是,企业通过数据实现对工序运作的精确控制:从总体战略业绩到具体工序活动的业绩;从工序设计、操作、监测、衡量、分析、比较到决策。

    数据同化与IT系统的应用密不可分。毕竟,数据的获取和计算不能完全由人类完成。信息技术系统也是作为一个整体来设计的,以支持业务管理和决策。

    过程是透明的,数据也是精确的。这让公司摆脱了常规的繁杂,成为一台顺从、精密、运转良好的机器。

    L5

    为了达到这一层次,组织形成了一个持续流动的程序性机制,从而实现自我运行和完善的良性循环。

    企业中的大多数流程已经优化和固化,呈现出相对平稳、协调和准确的运行状态。同时,在持续机制的推动下,创新团队能够保持创新的活力。更重要的是面对不断变化的市场需求时的灵活性。

    企业是聪明的,这种智慧体现在它们能够在没有更多外部干预的情况下自我驱动,并在面对变化时进行调整和协调。

    流程成熟度的量化测评--最简单的方法是基于问卷的评估,

    以下基于标准版问卷进行说明

    首先,面向5个流程能动因素和共计13个子要素,设计针对性的问题(标准问卷总共包括98个问题)。每个问题都对应一个子要素和一个强度级别。问题的答案只能是从“相符”、“勉强相符”和“不相符”中选择其一。

    其次,由指定人员填写问卷,回收问卷并统计“相符”、“勉强相符”和“不相符”的数量。不同层面人员的答案,应分配不同的权重。通过加权平均方式,统计每个问题的“相符”、“勉强相符”和“不相符”比例。

    最后,对隶属于相同子要素、相同强度级别的若干问题,通过算术平均方式,确定该子要素在该强度级别的“相符”、“勉强相符”和“不相符”比例。

    流程能动因素和企业能力构成了一个完整的框架,可以帮助企业评估业务流程的成熟度,以及组织对流程变革的接受程度。该模型涵盖广泛,流程变革之复杂也可从中略见一斑。同时,成熟度有级别之分,说明企业从毫无基础到臻至完美也不必一蹴而就,企业规划只需循序渐进。再则,这种成熟度逐级递增的结构也表明,只要一步步地努力,组织就一定能够成为一个流程型企业。有了这种认识,人们也可以减轻焦虑,消除困惑了。

    成熟度陷阱

    目前国内90%以上的企业是在1级和2级,有一些企业正在经历从2级到3级的过程,很少有企业能达到4级。这其中比较难以跨过的是2级到3级,就是我们说建设流程管理体系的过程,保罗哈蒙在《BP趋势》中称之为“成熟度陷阱”。

    为什么会在这里形成一个陷阱?出现这种陷阱的原因在于:

    第一,高层管理人员缺乏这种认识,使整个企业无法充分和广泛地注意这一进程;

    第二,依赖高度胜任的工作人员的个人努力的习惯,因而能够更好地管理和完成大部分工作,因此,企业很难有决心超越现状;

    第三,相当多的管理人员和技术人员更注重工具和方法,而不是了解管理在本质上就是管理。

    说到根本,这主要还是一种认识问题,而不是技术问题。

    一个企业要真正进化到5级的水平有多难,甚至我们也无法确切的知道到底5级是个什么样的标准。我们在之前关于流程型组织的讨论中也说到这一点,这几个层级之间的划分标准也并不都是那么清晰。反而我们最容易清晰描述的却是从2级到3级的这个“流程陷阱”,这是不是一个黑色幽默?

    我们期望的结果,应该如吉姆柯林斯在他的《从优秀到卓越》中说到的那样,实现一个从优秀到卓越的过程。企业能够持续的自我完善,能够良性的运行,能够基业长青。

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