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如何优化工作

如何优化工作

作者: 波妮塔 | 来源:发表于2018-05-11 21:21 被阅读13次

着手打字,把日期打成了4,恍惚间,4月已经远去好些天了,我在4月末5月初哭了一场,像是一种仪式,想要记录在案。

五一我过得半充实半混沌,在思考折磨人的“成就感”这个问题。似乎逐渐有了些许模样,只是还不知道能够持续多久。

我最近在问自己,这样的工作是我满意的状态吗?每周二周四周六以后的周日也会有直播,最晚要每天10点半回家,到家也将近11点了,我常常想如果不是在上班我会拿这些额外的时间干嘛呢?看书、写东西、学新知识、追剧、发呆……闲适而充实。那现在呢?我是充实快乐的吗?在教育培训行业做服务类的工作,其职业上的成就感一方面来自于学员的肯定,另一方面来自于内心的丰盈,再者就是上级的认可,在我看来中间这个原因极为重要,而内心的充盈除了本身觉得愉悦丰富,也会来源于学员的评价以及上级的认可。

我觉得世间最具挑战性的工作就是与人相关的工作,而服务全程接触最多的就是人类,形形色色各种层级,各种秉性的人群,所以如何有效沟通?如何解决各种大大小小的冲突?以及如何在众口难调的情况下满足大多数人的需求?以及如何做好自身的心态情绪管理等都是非常重要的。

第一:如何有效沟通

具体来说,比如现在大多数人几乎是线上办公,对于学员所述问题能够快速定位的本质要求是熟练度和专业性。熟练度要求要对学员学习阶段的各个细节有广泛而细致的把握;专业性要求要对学员学习生涯中各种问题有较为专业的见解,比如说:cma持证人群的职业发展,甚至财务人员的未来职业规划,管理会计的知识体系以及未来发展趋势,相关财会证书的涉猎,以及专业有效的学习规划,往深了拓展可能要像半个学术一样了解cma专业知识。还有自身层面的专业要求,比如洞察学员的心理状态,分析研究学习行为给出合理的学习备考建议等等,这些都是影响专业性的维度。

在熟练度和专业性的基础上,还要有意识的训练沟通技巧,跟什么样脾气的人说什么样的话,沟通的渠道,什么场合说细细琢磨下来都是要注意的。线上服务由于无法跟学员见面往往建立信任比较难,而且也会很容易产生沟通偏差,一旦出现一次裂痕,后面再沟通需要消耗更多的心力。是语音还是打字也是有讲究的,语音可以捕捉到一个人的声调语气,会增加亲切感,打字问题回答明确,必要的时候可以将相似问题的答案统一给到不同的群体,也是节约沟通时间的方式,还有什么情况下不用微信或者qq打字,直接电话沟通,比如当两人就某一问题纠缠不清,反复重复的时候,这时候没必要再去沟通,可以直接电话学员一次性把问题解决。

第二:如何解决冲突

有人存在的地方就会有误解、矛盾、冲突。解决冲突真的需要亲身经历之后才能慢慢建立自己的案例库。举个例子来说,一般学员是对课程设置认知不清晰,这个属于误解的范畴,那这个时候需要态度好耐心解释,把不明确的地方敲定下来让学员安心。如果学员对于误解之后的解释认可,那基本这个就没什么问题了。但对于一直很纠结,很较真的学员可真的需要下一翻苦功夫啦。

首先要自省,即反思自己的服务以及产品这方面有没有做的欠妥的地方;其次,耐心解释或者站在学员的角度提出对学员有益的方案;最后对于仍抓住问题不放的学员让其先冷静下。遇到冲突,要不卑不亢,客户第一。不卑不亢是在审视自身行为没有偏差的基础上,为学员提出合理的学习方案。会存在一些怎么都解决不好的冲突,对于不可调和的因素可以衡量是否有低幅度妥协。

第三,如何满足大多数人的需求

首先,“满足大多数人的需求”这个想法就是不合理的,服务人员应放弃这个最高追求。但是不是我们就不用思考如何满足学员的需求了吗?显然不是工作该有的心态。

放弃追求完美的心态,在日常工作行为中不断优化内省。比如说如何在时间精力有限的情况下,尽量关怀到所有学员。首先可以将学员分类,按照常见的情况分为:1.工作忙,不够重视,很难挤出时间学习的;2.可以抽出时间,但学习安排不好的;3.付出学习时间的,但测试差的;将学员大致分为这几类之后,其实需要重点关注的是后两类。第1类学员只需要在前期强调时间的紧迫性,帮其规划下学习时间,最终还是得看个人的执行情况。正如老话所说:“你很难叫醒一个装睡的人”,所以对于时间很紧又不够重视的学员来说,尽到责任即可,重要通知提醒到位。对于第2类学员,可以通过合理规划安排学习时间却没有执行的。第一要做价值灌输,强调证书的重要性以及快速通过的必要性;第二,在引起学员强烈的认同感之后,需要在详细了解其时间安排以后,帮其安排出学习时间;第三,也是最关键的一步,威胁!对,就是在最后需要强调不按照规划执行的结果,推动学员去执行。第3类学员,测试成绩差需要先帮助其建立自信心,之后去了解她的学习方法,再给出学习建议。

将学员分类处理,每天回访几个学员。同类学员可以通过微信群发的形式“个性化”覆盖;问题“严重”的学员每天拉出几个,电话回访即可。将个性化学员服务工作常规化,既不会让服务工作累加到一起增加负担,也会提升用户体验。

第四:如何做好情绪管理

做学员服务工作,会面对各种案例,往往心态会绷不住。做服务的时候不是一味的委屈许诺,而应该是不卑不亢客户第一。

当有冲突发生时,不必害怕畏惧,耐心的听学员发泄完毕,然后再予以回应。虽然很难做到,但有些小技巧可以运用。

首先做好心理建设,当学员冲我发脾气时不断按时自己,她那么生气一定是遇到了难过的事情,也许她生活不幸福、她好可怜呀……

其次,学员在发泄的时候先不做回应,要学会软硬兼施。当学员正在气头上的时候,先当她在对着空气发泄,耐心的听完,并记录下学员的投诉内容,也许有可以借鉴的点,可以用在优化产品上。

然后,当学员完全的说出心中的不满之后,在根据之前的记录一一回应,在做出解释之前,先安抚学员情绪,并告知先耐心听我解释完,如果您对解释不满意,咱们再进一步探讨,紧接着就可以进去正题了。不过在回应的过程中肯定会被打断,这时候应再去安抚学员先听完解释再提出异议。

(在情绪管理上我还在实践中,希望可以有自己的一套见解,待后续更新。)

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