GTD系统横向掌握分为：收集、明确意义、组织整理、回顾和行动，收集环节收集一切引起关注的事务，然后就暂时放下，明确意义对收集到的材料明确其意义，组织整理环节是对事务进行组织，把各项要做的事情尽量条理化，有条理意味着事物各就各位，也就是要打造属于自己的分类方法，然后把让各项事情尽可能的简单，而不是比较简单。
要想对身边可能有意义的一切事务进行区别，最关键的是它该归入哪项，是“结果”、“行动”、“酝酿”事项，还是辅助资料、参考资料或垃圾。在GTD系统不管是横向掌握还是纵向视角，有一条原则是通用的：你要在把系统分得太粗和太细之间达到适当的平衡。要注意在GTD系统中把各项分的过细，把清单的名目分得过细。造成这种冲动的主要原因是，他们其实不相信自己能够定期、有意识地完成他的系统列出的所有事项。一旦他树立了信心，能兼顾到系统和清单列出的一切事务，并勤于思考、往往就不再急于把所有的事项“自动化”。
结果
宗旨：把自己的人生目标放到可靠的地方，并在想查看时方便的能查看到。
原则：也就是做各项事情的原则，有空想看时，随时可以查看。
愿景：把长远的成功的愿景或目标保存下来，列一个清单。
长期/短期目标：这个层面侧重操作，结构也许要细一些，如业绩目标、公司规划、个人规划，只要便于随时查阅即可，不必太复杂，也不需要太细致。这里说的不是创建、总结和高效执行清单上所列举的事务，在这个阶段是类别划分和用什么工具来保持明晰。
关注层面：写要需要关注的事情，放到一个地方，方便的定期去查阅，以防漏掉。
项目：这是生活和工作中侧重日常操作的层面，你要用一个结构维持这份特殊的清单，它必须能够容纳大量信息。项目通常比较多，可以有上百个，只是把它列出，并不是要计划、具体细节和相关材料 ，这时只是建议用一份清单来充当所有事务的索引，就像查看文件夹的标题那样。项目至少要每周回顾一次，用一份清单来管理，你就能对自己的所有承诺一览无余。即使你的行动和预期目标之间存在差距，你也可以马上看到。
等待清单：有些事情是你无法左右的，但是你需要关注它，你要等别人完成，专门列清单记录别人要完成的事情，你可以不参与，但必须对它们的进展情况有个大概了解。
行动
到了行动层面，把要跟踪的具体行动可以分成3类：日程表标注的、越早完成越好和委托他人执行的。
日程表：将某些需要在特定日期和时间在做的事情，也是必须在完成的硬性任务，在新一天日程上标注的是我们首先要关注的，可以随时查看日程表。日程表上记录预约、已经确定日期的活动、当天需要或者想看到的信息，也是当天一定要做，一定要知道的事情。优先安排日程表上的事务，然后计算剩下还有多少时间来做其他的事情。日程表上标注的第三类事情应该是你必须或者希望在当天看到的信息，比如某件将要发现的有意义的事情，有终止日期的等。
越快完成越好的行动：你不得不做的很多事情其实并不是必须有在某一完成，它们应该迟早完成，但这并意味着它们没有时间的限制，不过，这类事情大多留有回旋的余地，这类事情可以按情境进行划分，比如：“电话清单”、“电脑清单”、“办公室清单”、“在家清单”、“任何地方清单”、“外出事宜”、“议事日程”、“阅读/回顾”、“委托等待”、“将来也许”等等，这些往往是按照类别、可用时间、地点、精力等来划分的，某类事情放到一块、把同类事情进行批量处理，充分利用生活中的一切碎片时间来完成。
要按照自己的情况进行分类，划分不同的情境，养成习惯，做到处境激发。
酝酿
脑子里想到的，收进工作篮的许多事务，有些行动、项目和想法你不会真的去做，甚至不想马上作决定，一段时间内暂不考虑它们以后再说，这里面又可分为需要定期总结的事情和日程表上记录的以后要做的事情。
辅助资料
对于大量资料需要归入辅助资料一类，即与项目、主题、议题相关的信息，是我们在落实行动或者思索时希望随时查阅到的。辅助资料与参考资料区别很小，许多时候它们是同一类文件，可以归入相同的档案系统。但是如果你的的辅助资料包括积极的行动计划，这些计划必须定期检查回顾，你就要再设一下提示，比如每周评估项目进度，提醒自己核查，这样你就不必让计划本身兼作提示，便于及时更新，明确当前要采取的行动。
参考资料
这样资料占最多，不要求立即采取行动，你认为将来可能要查阅的东西。这时容易犯的错误有两种：（1）把可采取行动的事务保存成了参考资料；（2）保存和查询系统逻辑混乱，难以查询。相应的解决办法是：（1）确保参考资料中要求采取行动的部分被捕捉、明确并且加以组织整理，列入适当的清单；（2）经常修正参考系统的内容的结构。对于大量的参考资料要采用合适的方法，以便于检索，对于一切资料可以不进行标准化，干脆直接删除，比如，能够在网上查到的，具有时效性的，成功的归档必须在60秒内完成，还得有点趣味性才行。把有效信息妥善归置，最好能达到秒搜。注间以下：
把文件按字母顺序整理好
把打印的标签贴在文件外面
在60秒内完成新文档的创建和保存工作
抽屉储物不超过3/4的空间
把系统设计的有趣、便捷
每年至少对文件进行一次清理
垃圾
这是组织整理工作最后一类，如果某件事务不相关、不重要、没有用处、没有意义，却占据了物理或心理空间，它就是垃圾，应该丢掉。这点看似不言而喻，但人们迟迟不能决定哪些是垃圾，哪些不是，杂物不知不常不觉堆积如山，就像苔藓或霉菌那样生长。这种情况太常见，因为我们要么太忙，要么现在没有心思考它们的意义。这里GTD强调一种意识：如果放任垃圾在我们的心理或物理空间堆积，就会造成系统沉冗，只有把它丢入垃圾桶，你才能豁然开朗。
对你保存的信息，一定要建立经常总结、重新决定取舍的流程。事物的意义会随着时间的流逝而改变。保存可能有用的资料的好办法，是养成定期总结、重新评估，必要时进行清理的习惯，并长期坚持，如果你的系统积重难返，冗杂无序，你就会避免看到它而不是积极使用它。
杂乱无章会在不知不觉中把工作效率降到最低，并且你毫无察觉。
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