要把重要的事件做好，必须具备凡事提前和抓大放小的能力。要求我们拥有比24小时更长远的视角，能够做到对各项事务提前安排并做出选择，为那些重要的事件留出时间，制定出自己的固定日程。
留白可以在突发计划外紧急事件时从容应对，保证计划内事件不被干扰打断节奏。
一般情况下公路只有1+1个车道：一条正常行车道和一条紧急车道。那么，这条正常行车道就是“固定日程系统”，而那条紧急车道就是为紧急事件而预留出的“空白时间”。随着车流量增加，公路被拓宽成2+1个车道的高速公路，增加一条超车道，即弹性清单系统。
日历上只能放少量的、有明确截止时间的、真正重要的事件，必要时最好加上地点和备注。例如：假日、陪伴家人、生日、家长会、课程、重要的会议、约会、坐飞机等等。日历上的事件一定是要确保按计划实施并完成的，最好还要在高能时刻优先完成。
首先，每天都看自己的日历，年月周日视角切换，甚至一天看几遍，因为经常看，而且看的时候，还在脑子里想象一遍场景。按照艾宾浩斯遗忘曲线，八个记忆周期后，我几乎可以记住日历上所有的安排，并有画面感，这非常有助于重要事情被推进。
其次，切换年月周日视图，远粗近细地安排事件。
虽然我们目前关注一到两周的事务，但是周表和月表、年表紧密关联，随着日期的临近，年表和月表上的事件会逐步转移到周表，这也是最终你需要用电子工具的原因。
为了方便管理，我们对日程事件进行分类！按照事情的性质或参与人员身份的不同分为：生活、工作、私人等，还可以根据个人的情况，进一步细分为家庭、孩子、父母、工作、行程、旅行、课程、私人等，同时选用不同的颜色标注。
如果使纸张工具，建议不用月表，只用四五张周表来替代月表，月表的功能用周表实现。
每天的表格高能黄色时间往往对应是周表上日程，绿色时间对应的是下周即将讲解的弹性事件。
最后，为了保证计划内的事务被优化执行，我们还需要做到每日反思，时时更新。
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