在数字化时代，尽管企业已经具有各种智能化的分析工具，但 Excel 电子表格依然是财务人员的得力助手。
不仅是因为它轻便好用，还包含了一系列的数据关联、公式、函数和图表功能，能助力财务部门快速构建复杂的财务模型，轻松编制和管理各种预算表，深入计算和分析关键财务指标，进而助力财务预测和决策。
然而，面对迥然不同的国际环境，出海企业日常面临着全球沟通和协作、平台集成、工作流程优化、数据安全性等多方面的挑战，常用的 Excel 未必能够同时满足上述需求。
相比之下，Google Workspace 为出海企业提供了全面、高效、安全的一站式解决方案，能帮助企业在全球范围内实现无缝协作、简化管理流程、提高工作效率，并确保数据安全。
作为一个更理想的选择，近日 Google Sheet（Workspace 产品组件）还新增了 Gemini AI 助手、现成的电子表格模板、格式自动化和条件通知等功能，让海外财务团队的数据统计和分析效率得以翻倍增长。
接下来，就让我们看看 Google Workspace 和地图财务高级总监 Eric Refuerzo 如何充分利用 Google Sheet 电子表格功能，加速日常财务工作，以数据驱动关键业务决策吧！
高效使用 Google Sheet 的五个技巧
在加入 Google 之前，Eric 的整个职业生涯都离不开 Excel。作为拥有超过 25 年科技金融经验的企业财务专业人士，Eric 曾担任过首席财务官（CFO）一职，并一直为精通微软电子表格工具而自豪，无论是数据分析建模还是全球财务报告，他都能得心应手。
2022 年加入 Google 后，Eric 曾一度怀疑 Google Sheets 能否媲美 Excel 的强大功能。但很快，他就被 Google Sheets 的能力所折服，尤其是所有内容都在云端运行，既安全又高效。
正是基于这些经历，Eric 非常开心能与大家分享作为过来人的五大秘诀，以帮助每一位出海企业用户充分利用 Google Sheet！
01 利用 Gemini AI 加速研究和数据分析
在日常财务分析中，Google Sheet 中的 Gemini 智能帮手通过侧边栏来为我提供协助，让我节省了大量时间。它可以连接到外部数据源，让我无需离开电子表格就能获取可靠的信息。
如果我需要分析国际货币基金组织（IMF）的趋势和数据（如各个国家的增长率），只需在侧边栏中通过指令让 Gemini 总结调查结果，并将数据插入正在编辑的电子表格中即可。
这意味着，财务人员既能用上熟悉和便利的电子表格功能，又拥有了全面探索开放型数据的强大能力。
02 使用关联工作表处理大型数据集
作为 Google Sheet 中新增的 BigQuery 数据连接器，Connected Sheets（关联工作表）彻底改变了我处理大型数据集的方式。
过去，我们在电子表格中处理大量数据往往会导致软件出现加载缓慢或直接宕机的情况。但有了关联工作表，我可以控制将数据引入 Google Sheet 的方式，甚至可精确到引入特定的表。
如果业务对数据量的要求更高，我甚至可以在 Google Sheet 表格中直接分析来自 BigQuery 或 Looker 的数十亿行数据。这意味着我无需手动处理原始数据，就能用喜爱的工具和公式完成财务分析。
03 利用表格制作报告和无代码应用
为了获得更丰富的可视化效果， Google Sheet 和 Data Studio 允许我创建实时更新的动态报告，以便让团队中的每个人都能访问最新数据。
作为一个无需代码的应用开发平台，Appsheet（Workspace 产品组件）是我最近尝试过的另一个很棒的工具。我看到同事们用它来创建自定义应用程序，以便查看生产过程的可视化输出或状态跟踪。
Data Studio、Appsheet 和 Google Workspace 产品组件的美妙之处在于它们都以一种易于理解的方式进行连接，让你可以在业务中用数据说话。
04 用函数轻松、实时同步财务数据
IMPORTRANGE 函数是 Google Sheet 中一个强大的工具，能在当前电子表格中跨表导入其他电子表格的数据，从而确保团队中的每个人都使用最新信息。不仅能够减轻手动更新数据的工作量，还降低了人为错误操作的风险。
在财务工作中，IMPORTRANGE 函数不仅能从多个电子表格中合并财务数据，还能帮我的团队实时更新财务信息，协作处理财务数据，自动化更新财务报告，跟踪财务指标的变化趋势，从而简化财务数据管理和分析流程。
05 用活动信息中心和条件通知监控数据
在跨境团队的工作环境中，如何追踪共享表格中的内容更改可能是一项挑战，这就是 Google Sheet 的“活动信息中心”工具发挥作用的地方。
只需通过菜单栏中的“工具”选项快速浏览，我就可以知晓团队中的哪个人查看或编辑过电子表格，他们所做的具体更改以及时间点。
此外，在最新的 Google Sheet 中，我还可借助“条件通知”功能自定义设置规则，当有人对表格的内容进行特定的更改（如更改列值或特定范围的单元格）时，将向我推送一封通知邮件。
如下图示例，邮件中会包含相关电子表格中的更改详情以及谁进行了更新的警报。虽然这些只是简单的工具和功能，却能让我安心无忧。
网友评论