一、确定举办
一般由有决定权的负责人明确指示，可以书面形式报请批示。涉及相关机构，应先电话联络或会议协商。
二、明确要素
时间：重大活动报qwb商定具体时间，注意回避其他活动或重大节点；
地点：提前预订会场，以免引起冲突。借用其他机构会场，应书面函询，报送简单方案，包括背景原因、形式规模，主要内容。
主办机构：最高级别，还是本单位牵头，或是相关机构配合。
主题：拟定几个预备名称送上级审定。
三、制作方案
统筹考虑活动的全面方案，建立协调小组，划分工作组，每个组各明确一名负责人和若干组员。此方案将成为后续所有工作的总体蓝图，所以至关重要。
四、经费预算
划定需要使有经费的项目，制定预算方案。如果费用较大或项目复杂，需要通过公开招标的方式确定公司来执行。起草标书，公开挂网，或通过邀标的方式确定执行机构。最后的方案应送办公会确定。
五、安全保障
会场安保，如果有执行公司，可交由公司负责，聘请专门的保安公司，安装安检门，每个门口由至少一名保安把守。如果参会人数众多，应报当地派出所，或由公安办公室安排备勤。超过1000人的会议活动，应提前报方案送公安审批。食品卫生保障可由当地医疗机构负责，救护车可停靠在应急出口，以免被堵塞出口。
六、交通组织
召开协调会，请当地交巡负责。可在会议通知中提醒可停车的位置，或提醒现场无法停车，请自寻停车位置。
领导停车可先搜集车号，提前送场地单位留存，确保停车和离开时顺利。必要时可安排工作人员在大门入口处把守。
七、文稿起草
任何活动文稿先行，提前明确专人负责相关文稿。包括主持词、议程（节目单）、致辞讲话、新闻通稿等。
八、座次安排
先收集名单，根据报名情况安排座次，可以先划定座区示意图，经审定后再落后具体姓名，可以提高效率。如果不需明确具体姓名，就安排站位或座区示意图。
嘉宾座次初排后，最好请示负责的领导，如还是无把握，可以请示最高领导，或送不确定领导征求意见。做好应急准备，打印全部可能参加的人物座牌或背签。
九、宴请服务
一般不安排宴请，宴请也不安排饮酒。如是重大活动，可请事务机构负责订餐或服务。提前了解客人的民族和个性要求，避免禁食物。提前思考首席的客人座次，提供负责人参考。安排一名工作人员在首席做服务工作。
十、参会人员
领导一般发通知，或呈送方案，一般不送请柬。同时附上路线图，或向联络人提供微信地图定位，防止走错路。邀请领导应明确具体联系人，也便在活动当天确定其行进位置。其他参会人员根据会议要求确定，可邀请特别来宾，以突显主题方便宣传。
十一、退场安排
如果活动最后要谢幕，可在谢幕后由后台离开。如果不谢幕可在演员致谢时，在观众离场前从侧门离开，保安确保此为嘉宾离场唯一通道。谢幕时可准备鲜花送演员。
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