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动手之前,如何形成清晰的汇报思路?

动手之前,如何形成清晰的汇报思路?

作者: 设计系求生指南 | 来源:发表于2021-05-29 00:19 被阅读0次

    眼看已经快要到下班时间,明天准备汇报的材料还是毫无头绪,明知道自己付出了很多,最终设计稿已整理好放在电脑桌面,却挠破了头,无从下手,如何向上级讲清楚自己设计的价值,并得到支持。

    本周文章聊聊在输出汇报文档时,如何形成清晰的汇报思路,通过汇报得到上级的支持与认可。

    ——

    目标

    一场汇报检验其成功的标准取决于他人的行为。他人的行为本质就是你这次汇报的目标,在汇报构思的开始,你需要不断反问自己,你想要别人帮你做什么,提供什么帮助等。

    目标必须具体。站在参会人的立场想一想。他们并不像你一样每天紧盯着设计方案。同时,他们的关注点一直在各自工作的其它方面。你要在有限的时间内,向他们讲述当前项目的状态,并寻求反馈。毫无疑问,你收集到的反馈往往是肤浅的,缺乏对项目整体的深度思考。因此,在制定汇报目标时,需要清晰具体的描述你希望得到的反馈。

    ——

    视角

    确定汇报的“定位”。定位指本次汇报在整个大项目中处于何种位置、讨论到何种程度。我分享三种最常见的定位视角。

    1)验证假说思考视角:目的→论点→假说→验证→启发

    2)沟通的视角:初次见面→听取对方意见→表达意见→互相讨论→决策

    3)解决问题的视角:现状→理想状态→对策

    首先第一个视角是验证假说的视角。在汇报时,一开始应该表明这次汇报的目的,常见有两种,一个是“逼迫”,通过呈现各种逻辑和理由,“逼迫“对方采取行动,类似咨询公司销售方案。另一种是“引导”只想要求对方倾听。

    第二步提炼论点,论点是影响到对方最终判断结果的判断因素。最好总结到三个以内。特别需要注意的是,在论点的选择,要围绕汇报的最终目标并进行归纳总结,同时考虑对方的知识及经验水平。

    第三步假说,将归纳出来的论点包装成故事。谨记,没有论点就没有假说。其实这也是设计师介绍方案中常用的“以消费者角度”陈述设计方案。而且,一个好的假说故事,能让参会者放弃对项目细枝末节的讨论,缩小讨论范围,聚集产品体验。

    第四步验证假说,宏观角度可采用二八原则,80%为理所当然的答案,20%将促成为新发现。落实到具体的细节中,需提供有说服力的信息“定量、一手、第三方”三剑合一。

    第五步启发,即汇报结束你最希望对方记住的内容。现实情况中我们很少能得出完美的解决方案,但是每次的分析和尝试,都能得到一些正向的“启发”,推动着项目前进。

    第二种视角是沟通的视角。首先要见上一面,建立相互间的信任关系;然后开始听取对方意见;表达己方意见;如果双方存在差异;进行讨论,发掘其核心问题并展开讨论;最终双方达成一致,定下决策。

    第三种视角为解决问题的视角。基本思路是:首先分析现状;然后双方达成共识;进行讨论得出理想状态;消除理想状态中的分歧,找出合理的对策。

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    关联性

    想必大家都有在会议上玩手机的体验,至于为什么玩手机,大部分人的回答都是这个会与我无关。所以在每次汇报之前需要问自己这个问题,为什么对方要在乎你说的话?对他们来说有什么价值?他们会收获什么,失去什么?尝试罗列出三点,并与方案的论点相结合。

    另外附赠一个小技巧,就是多使用“你”和“你们”之类的字眼,在演讲过程中。

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    总结

    读到这里,想必你已经知道如何在动手之前,形成清晰的汇报思路了。

    首先整理出清晰具体的目标,即汇报后希望对方执行的动作。然后,基于目标和项目的阶段,选择与对方沟通的视角,采用验证假说思考视角、沟通的视角还是解决问题的视角。工作中最常用的是验证假说思考视角,在目标清晰后,基于关联性,即对方在乎的地方,总结归纳出核心论点,并为论点提供一个好的“故事”(假说),然后验证它,最终提炼出对项目有推进一样的内容(启发)。

    感谢你的时间。

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