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年终总结,话要怎样说别人才会听得明白、记得住?

年终总结,话要怎样说别人才会听得明白、记得住?

作者: 3c34c78ee381 | 来源:发表于2018-12-26 12:11 被阅读0次

    “呦……他讲这些话到底是什么意思?”

    “额……这家伙究竟想表达什么 ?”

    每到年终岁末,很多单位就要开始做年终总结了!对于职场狗来说,这是老板评估我们工作能力的关键时刻,那要怎么对上司做工作汇报呢?

    尽管我们在无数的工作汇报、提案、会议沟通中历练过,但每到年末的工作总结汇报时,相信我们都会被一个共同的问题所困扰,那就是,我们的“思维”和“表达”,在很短的时间内,怎么做到迅速而合理地思考清晰而有力地表达精准的表达就是:用最有效的方式让对方理解,达到满意效果。

    说服力的4个原则:①先说结论、②层次清晰、③三三结构、④突出重点

    话要怎样说别人才会听得明白?先说结论

    话要说得清,别人才能听得明!这是很多人都头疼的问题。在这里,要遵循1个最重要的原则,就是“先说结论”。话可以说得很漂亮,但是,如果你“先说结论”这一点没做好,再漂亮都是白搭。现在这个年代,没有多少人是有耐心听长篇大论的,3分钟之内没有进入主题,就有人按捺不住玩手机。

    《大话西游》中,罗家英饰演的唐僧是个超级罗嗦的角色,有一段唐僧和观音的对话:姐姐,这是你的不对了!悟空他要吃我,只不过是一个构思,还没有成为事实,你又没有证据,他又何罪之有呢?不如等他吃了我之后,你有凭有据,再定他的罪也不迟啊!还没听完观音就崩溃了,观音菩萨救苦救难多忙呀,还在半天吊着呢,哪有时间听你啰嗦!

    要注意,听者和讲者是两种完全不同的感知,大多数听众喜欢先听结论,特别是在工作场合、时间不多的情况下。大多数讲者喜欢讲述过程,因为他以为详细的事实和过程更能让人信服,其实是错的!其实,唐僧只需要说:“悟空吃我未成事实,现在处罚为时过早”,这样就完了。这就是结论先行,然后再分述:我为什么做出这样的结论?观音菩萨下一步应该怎么配合我的工作教化悟空等等。

    又比如说,有位企业里面的部门经理给领导做了个报告:“今年6-7月份,公司经营权过渡阶段,公司人员流失严重,岗位空缺较多,人心不稳。新领导班子到任后,结合内外部薪酬水平制定了调薪方案,并在一个月内调整完毕,7月份开展了企业文化学习,传达了企业文化和理念,稳定员工心态、树立员工信心。”一大段啰里八嗦的过程,你想想,用先说结论的原则,怎么改才好?可以这么说“我的部门双管齐下,稳住公司经营权过渡期间的人心”,先说结果是什么、为什么是这样的结论、下一步应该怎么做。可见,先说结论的原则非常重要!

    话要怎样讲别人才容易记得住?

    在这里,你要遵循3个重要原则,就是“层次清晰”、“三三结构” “重点突出”,为什么有这三条原则呢?这和人的记忆特点有关。人有个瞬间记忆的极限,就是7,意思是说,人一次能够理解的思想或概念的数量是有限的,大脑的短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目。比较容易记住的是3个项目,超过4-5个,大脑就会将其归类到不同的逻辑范畴。简单地说就是,如果你要讲超过7、8点内容的话,就要把这7、8点内容分类,否则听众就记不住。

    举例,你想出门买份报纸,你媳妇在厨房做饭,然后你探头进去问妻子:“我出去买份报纸,有什么要我带的吗?”然后她和你说:“冰箱里头鸡蛋快没了,你去市场买些回来,还有你妈爱喝牛奶,你闺女要喝酸奶,都给带上……”你哦了一声,抬腿想走,忽然媳妇喊住你说:“还有咸蛋和土豆,再买几条红萝卜,差点忘了,还有我吃的水果呢,葡萄橘子和苹果,记得挑甜的哦,长点心眼,别被骗了”,你嘟囔着走出门,掰着手指头数数,结果还没走到楼梯口,就忘了大半了。那应该怎么办呢?

    把刚才那7样东西分类归纳,比如,那7样东西里面,鸡蛋咸蛋、牛奶酸奶属于奶蛋产品;葡萄橘子和苹果属于水果;土豆红萝卜属于蔬菜,这样一分类,7种就变成3类,好记多了。所谓“层次清晰”的意思,就是这种金字塔结构。

    “三三结构”,打个比方,凳子最少需要几条腿才能坐得稳?别说2条啊,那是板凳。最少3条腿,在人的大脑中,三三是个稳定的结构,容易被记住。比如说,将一个中心议题从三个方面展开,使“三点”有清晰的逻辑关系,重复对方最关心的三个关键词。假如领导问你:小王啊,你来公司也有2年了,我想问一下,你的职业生涯发展规划是什么? 这个时候你该怎么讲?用三三结构展开,近期、中期、远期,这是用时间逻辑展开的,你还可以按照自己岗位需要提升的能力展开,渠道管理、客户沟通、数据分析三点,别讲太多,挑对方关注点来讲。

     “重点突出”,就是突出你全年工作的“亮点“究竟在哪里!这点说起来容易,但真要做起来往往不容易抓住重点。比如,招聘主管这样说,2018年我们部门面试了6732人,职位满足率是95%;IT主管这样说,2018年我们公众号上的粉丝数,从1000增加到10万,线上商城下单量的占比,从去年的10%增加到今年的40%。然后吧啦吧啦越讲越开了,听的人开始蒙圈了,这是为什么呢?

    你做工作沟通,你到底想展现的是什么?是你到底有多不容易吗?是你干了很多活吗?我付钱请你来,就是干活的呀,容易干我要你干嘛呀?所以啊,你要展现的是你的干练而非辛劳,洞察问题和解决问题的能力。如果你对听众的意图摸不准,就难以抓到重点。刚才的2个例子,招聘主管的重点在哪里呀?在公司最重要的部门,比如说大客户部,竞争对手聘用猎头,我们在公司门口的咖啡厅里头蹲点,一个个针对性地挖人,我们是怎么样反击的….那IT主管的重点在哪里?在公司的销售策略,如果公司去年的规划,是提高线上销售在整体销售额的占比,那么,你的重点就是在这个销售数据上开展….

    亮点展现出来之后,

    就要收尾了。

    很多人在自己讲完之后会问“还有什么问题吗?”没有了?谢谢、再见。在提问环节结束,或者在没有人提问的尴尬环节中结束了。这样做为什么不好呢?因为乱七八糟的提问已经冲淡了你的讲话,已经让你的讲话变得模糊不清了,而你在这里草率结束,对方可能就忘记了你核心的东西是什么。

    你需要听众在听完你的演讲之后感受到什么?把让大家感受到的东西放在“收尾”的话中,例如,你明年有哪些计划,需要获得上司怎样的支持,那你需要说什么?说些感性的话,比如,“我们每天都在公司里面上班工作,我们把自己人生大部分的时间都投入到这个公司里面,如果我们公司的企业文化能够有一点点改善的话,对我们所有人来讲都是一个幸福感的提升,所以我希望在今年工作的基础上,您能够认真考虑这个提议,然后展望未来…

    沟通力是将自己和世界链接起来的一种能力,在这个人人都是“推销员”的时代,会说话,尤其会说瞬间抓住人心的话,成为职场生存和商业竞争的必备技能。我们很多人都曾经有过“书到用时方恨少”的遗憾,明知道这些技能很重要,但是被惯性被懒惰束缚住了,遇到不能出错的关键谈话的时候,才想起来要学习。

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