导读:本文讲述的是结算平台中的对账篇,仍然以物流交易为蓝本。
什么是对账
通俗的讲,对账就是交易双方核对一定时间范围内的往来账是否与事实相符。比如A找B运输货物,费用采用月结方式完成。到了月底,双方的财务一般都会出具自己的对账单给对方,用于核实这一个月以来双方的往来账是否相符。就像大家使用信用卡一样,银行每个月固定日期都会给我们出具上个月的消费明细对账单,用于核实消费记录是否正确。
有了对账单,在双方确认没有问题的情况下,付款方会打款给收款方,以完成这个月内的所有交易结算,应收账款和应付账款也分别转换成报表上的收入和成本。
从对账主体的视角来看,他需要与这几个角色进行对账:1)与上游供应商对账,确定应付款是否正确;2)与下游客户对账,确定应收款是否正确;3)与资金渠道对账,确定资金的收和付是否正确。
调账
如果对账中双方发现偏差,就需要通过调账来处理。偏差的原因可能有很多,比如计费出现错误;财务记账出现漏记或者错记;双方的账务日期不同等等。如果发现是实质性的偏差,就要通过调账功能完成账务的调整以达到预期的目标。
调账一般禁止在原有的费用上进行修改,而是通过类似于会计中“红冲蓝补”的方式进行调整。当然,处于会计之前的结算平台,不用搞得那么复杂,完全可以通过增补的方式完成调整。比如,原始计费A付给B货款100元,但实际上应该是A付给B货款80元,那么,通过增补一笔A付给B货款-20元(或者B退给A货款20元)的记录来调整计费达到付款80元的目标。
还有一种调账方式就是,从交易系统生成新的业务单据,流转到结算平台。
对账层次
企业进行对账时,可能存在多层次的需要,比如:
(1)他需要以单据的维度进行对账。这个也是最基本的对账方式,用于核对单票交易是不是正确;
(2)他需要以交易对手的维度进行对账。这个可以让企业在一定时间范围内与交易对手进行汇总对账;
(3)他需要以费用的维度进行对账,这也是最小粒度的对账,多用于查找错误数据;
(4)他需要根据不同的交易生成不同的对账单。物流交易平台上,企业参与不同类型的业务交易,比如企业进行外包交易时,他可能会同时进行保险交易、长途运输交易、运力交易(雇佣车辆)、配送交易等等,这些交易对应的业务信息千差万别。生成对账单时,不同的交易对账单的业务信息可能差别非常大,这就需要方便用户可以自定义对账单。
(5)对账的形式可能多种多样,有的需要打印出来进行纸质对账,有的可能直接进行电子账单对账,还有的希望实现自动化对账。
对账模块边界
从我们现有已经上线的对账功能来看,边界不够清晰,或者说已经超出了对账的实际边界。我们现有的对账功能,不仅包括上述对账的核心功能,还包括应收余额、应付余额、对账方应收应付余额统计、还有根据不同对账方角色和交易类型分开统计的各种余额等。这么多额外功能的渗入,导致对账功能已经大大超出了他应该承载的功能,从而让具体实现异常复杂。
所以,我们还是要谨记,对账就是交易双方核对一定时间范围内的往来账是否与事实相符,至于其他功能可以剥离到它所属的领域进行实现。
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