基于清单的时间管理方法，能够将时间规划矩阵的理念转化为一种可操作性强的工具。清单能够为大脑赋能，因为善于使用工具记录计划要完成的任务和项目能够把大脑清空，减轻其负担；把计划要做的任务和项目拆解成可执行的工作项，能够让人时刻明白自己该做什么。基于清单的时间管理方法有很多优点。清单的可拓展性强，能够非常简单快速地建立起来，可以减轻大脑负担，让思考更加结构化。本篇文章介绍以GTD时间管理方法为背景的，基于清单的时间管理方法。
一. 捕获（Capture）
积极地、主动地捕获所有你遇到的大大小小事情，先将它们记录在收集箱（Inbox）中。比如突然冒出的想法、某个灵感、碎片记录、接到的任务和想做的事情等等。“君子性非异也，善假于物也”。GTD时间管理方法的第一个作用，就是善于使用工具来记录每日的任务或者活动，把大脑清空，使之专注当下正在进行的活动上。收集箱中的任务会被定期清空，即所有的任务都会根据不同的处理方式被一个一个组织到其他的清单中去。
二. 明晰（Clarify）
针对收集箱中的每一个任务，我们要对它们进行仔细的分析，根据每个任务的不同情况，将它们组织到其他清单中去，跟着流程图，问自己以下5个问题：
- 这件事需要行动吗？
- 能一步搞定吗？
- 2分钟内能搞定吗？
- 这件事该我做吗？
- 有特定时间吗？
GTD时间管理流程.png
收集箱中的一个任务可能是没有行动的必要的。也许是因为只是一时兴起的想法，不具备可行性；也许根本不是一件可行的任务；也许现在的条件还不成熟。如果没有保留的必要就果断删除；如果不是一件可行的任务，就放入参考资料清单；如果现在条件还不成熟，那就放入可能清单，等以后条件成熟了再完成。
关于参考资料，这里再做一点详细说明。凡是所有以后可能会用作参考，但不是一件任务，不需要做的东西，都算是参考资料。比如你的收集箱中有一项活动是“去苏州旅游”，需要放入项目清单等待拆解。在你拆解项目计划的时候，一定有一项活动是订酒店/机票，此时你就可以把因购买产生的各种票据/收据信息放入参考资料清单，方便后续查阅。又比如你的收集箱中有一项活动是“将打包完成的服务部署上线”，需要放入执行清单中等待执行。此时你可以将云服务的IP、账号、密码和代码部署位置等信息放入参考资料清单，避免每次部署上线都到处查阅资料。
如果评估一件事情不该自己做，而应该授权给别人做时，该任务就应该被放入等待清单。但不是被动等待任务完成就算完了，应该创建对应的任务放进执行清单中，通过清单提醒自己主动去拿结果。比如“明天下午下班前收集客户A的方案文档”这件事被放入等待清单后，应当立即创建“提醒客户下午提供方案文档”、“提醒客户4点前提供方案文档”这两个任务，设定日程并放入执行清单，然后分别在第二天早上和下午4点前主动向对方拿结果。
三. 组织（Organize）
经过上述流程后，收集箱中的任务就被组织到以下各个清单中：
- 收集箱（InBox）
- 执行清单（Next Actions）
- 等待清单（Waiting For）
- 项目清单（Projects）
- 可能清单（Someday/Maybe）
- 参考资料（Reference）
- 回收箱（Trash）
执行清单中那些今天之内需要完成的事项，称为今日待办，很多时间管理App都会提供这样的智能清单，不需要我们自己创建。要注意在每天的时间日志中记录开始时间、结束时间，并计算实际花费时间，并与预估的可能花费的时间做对比。所有2分钟内可以做完的事统称为立刻去做，但注意不要在黄金时间做这些琐碎小事。黄金时间必须留给最重要的事和需要深度思考的事。琐碎的小事可以集中规划碎片时间去做，避免拖延。
四. 回顾（Reflect）
问渠那得清如许，为有源头活水来。整理到各大清单中的任务，要不断的进行回顾，以不断的获得可以执行的任务放入执行清单中。注意从收集箱出去的项目永远不要再放回收集箱。要主动确定等待清单是否被完成、回收箱和可能清单中的事项是否有变动（变成可执行或其他）。日历事项中的提醒是否恰当，是否应该按时间提前分解开来？如果需要按时间提前分解，就要腾出专门的固定时间，比如每天、每三天或每周、每月。执行清单中的任务要评定优先级。除了利用上面提到的艾森豪威尔法则按重要性和紧迫性确定优先级；也可以按照GTD法则从小处着手，提高效率；也可以直接从离你目标最近的事情开始做起。
要主动拆解项目清单中的事项，把大项目拆解成小步骤，经过评估后分解到其他清单当中。这可能是所有事情中最难的环节了。如果任务虽然步骤多且复杂，但你对它十分了解，那么拆解任务还是简单的，可以按照MECE原则和同一层面原则用议题树、OKR方法等对其进行拆解，然后形成项目计划，就可以动手做了，这是一种自顶向下的方法。
难就难在如果你对要做的任务不熟悉，不清楚其内部构造，处于“不知道自己不知道”的状态，那么任务很难被拆解，事情无法推进。这就像玩即时战略游戏一样，前方是一团战争迷雾，敌人在哪甚至敌人是谁都不知道。面对这种情况，有几种策略可以灵活运用。第一种策略叫做调查研究法，毛主席说没有调查就没有发言权，我对要完成的任务不甚了解，我就去查阅资料（案头类研究）、找懂行的人咨询（访谈类研究），了解清楚了就知道怎么拆解任务了。第二种策略叫假设驱动法，就是像科学家一样大胆假设，小心求证。提出一个假设，然后按照假设拆解任务并尝试去做，在这个过程中根据实践不断摸索和修正，能够证实的路径说明是正确的，可以继续做下去；被证伪的路径说明是错误的，要换个思路。第三种策略叫局部最优法，先不管前方的迷雾，先从目前可以做的事情先做起，不要考虑什么宏大计划，不需要追求精确，先寻求局部最优。对事情多熟悉一分，迷雾就少了一分，慢慢地就摸索到规律，迷雾也就渐渐廓清了。
计划制定完成后，要注意在特定的时间做特定的事情，让各项任务并行进行。有些任务在分散时间定期完成，比如收集案例；有些任务需要集中一段时间完成，比如学习任务和需要深度思考的问题。执行过程中对计划要不断修改调整，围绕目标达成这个大前提即可。
五. 执行（Engage）
前面所有的工作，都是为了最后一步的执行准备的。时间管理只是高效执行中的一环，人才是最关键的因素。要做到高效执行，就需要过程管理方面的一些方法论，这又是另一个主题了，将在下一篇文章中详细介绍。
总结一下，GTD基于清单的时间管理方法，其实就是通过罗列待办清单来快速记录你能想到的事并清空你的大脑，减轻负担。然后通过一套流程将所有待办事项整理到各大清单中。最后利用时间日志记录每天的时间使用情况，特别是今日待办清单中事项所花费的时间，事情做完后划掉相应的事项。在这个过程中按照流程不断地更新各大清单。这就是时间管理方法。
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