2021-04-27 No.2《大标题还没想到》之一些会议事项跟

No.2《大标题还没想到》之一些会议事项跟进方法和技巧

为什么题目叫《大标题还没想到》，是因为不知道如何定义这个系列组文章。这个系列组文章可能想到什么写些什么。可能是自己的思考，可能来自于实际问题，可能来自各种可能。所以不能明确叫什么大标题。

会议是汉语词汇，意思是指有组织、有领导、有目的的议事活动，它是在限定的时间和地点，按照一定的程序进行的。会议一般包括议论、决定、行动3个要素。因此，必须做到会而有议、议而有决、决而有行，否则就是闲谈或议论，不能成为会议。会议是一种普遍的社会现象，几乎有组织的地方都会有会议，会议的主要功能包括决策、控制、协调和教育等功能。 来源于会议 百度百科

会议，我们经常参与的活动之一。
会议纪要，会议结束后的重要输出之一。

关于如何开好会，有很多文章有写过。
开好会是一部分，跟进好会议纪要的事项也是会议执行落地的重要环节。

会议事项/纪要跟进的常见问题点：

• 会议跟进人没有跟进会议事项；
• 会议跟进人收到了会议事项的报告，然后只是整理汇总了文档；
• 会议跟进人没有在下次会议前确认事项的进展，在下一次会议开始的第一阶段来确认；
• 现场确认的会议事项没有对结果/效果的验证，在会议现场由事项结果相关方报告进展和效果；

这些毛病是否和我们开会时的状态一致？

那么，如何更加有效的跟进会议后的事项，才能保证会议的效果和执行的落地，项目的顺利推进？

以下建议可以参考：

• 会议的记录编制时要注意

  1. 会议纪要的具体事项要在会议结束前总结回顾一次，并确定，如果有模糊事项，会议中明确；
  2. 会议纪要的事项要按照SMART原则来编制；
  3. 会议纪要还要记录大家的共识，统一的思想和方法论。如果公司会议有成熟的方法论和文化要求，则这一部分不需要或者视情况而定；如果是跨职能部门的合作，或者合作比较少的情况下，对于一些共识、工作要求等等，会议组织者、项目责任人、本次会议最高领导提出的要求，应该记录在会议纪要中，有利于会议跟进者的工作推进。可以说是“借力”或者“领到了尚方宝剑”。这一部分往往是项目负责人或者会议最高领导所忽视的。

• 会议跟进的要点：

  1. 对于会议纪要中，认为有不同看法，或者存在风险，容易产生误解的事项，要识别出来，在发出会议纪要前与此项事项的责任人沟通，或者发出会议纪要后立即与责任人沟通；
  2. 收到事项完成的结论、报告后需要确认，并对事项的结果相关方进行结果的确认。比如，工艺修改了一个参数，并修订了文件，还进行了现场的培训。这个事项的结果相关方就是生产部门，需要与生产部门确认结果。比如修改的参数是否达到预期效果，方法是否好作业等等。与品质部门确认良率改善状况；
  3. 会议纪要的跟进者要与相关人员协作。如果所有的事项都是跟进者负责检查，将忙”废了“。需要和相关人员协作，比如品质部人员，IPQC将是重要的协作团队之一。
  4. 对于跟进的事项，要有明确的结论：完成（OK）/未完成（NG)/部分完成等等。有明确的结论，对事项责任人的工作进行判定。至于实际进展情况、困难，项目责任人、本次会议最高领导自然需要（会）了解，判定和跟进的。
  5. 在下一次会议前，将上次的会议纪要进行更新，对会议纪要中的完成时间和完成结果进行更新和判定，并发出。
  6. 在下一次会议前，由会议纪要跟进人进行报告，不需要事项责任人来报告，如果有需要补充或者讨论时，再由事项责任人答复。

另外，要想持续跟进并落实好会议事项，保证落地，跟进者还要注意以下技巧：

• 提前制定并发布跟进规则。这个发布可以时口头的。比如，所有的事项，跟进人只会在事项截至前对责任人”友情提醒一次“；
• 没有按时提交的，要在会议前编制事项按时提交清单，直指责任人没有完成；
• <u>借力</u>，善于借力推进；

上面的都是技巧，提高工作质量；下面的才是文化和软实力，提升整体竞争力！

落实这些事项，其实最重要的是管理者的要求。
管理者持续不断的要求、宣导和推进，大家都有了这样的默契，工作效率和质量才会越来越高。